Det finns vissa egenskaper som bör stå i centrum för alla framgångsrika företag. Till exempel måste varje företag ha en bra produkt eller tjänst, fantastiska medarbetare för att hålla den interna motorn igång och lojala kunder som ger support genom inköp och marknadsföring.
Det måste finnas underliggande element som hjälper till att etablera de ovan nämnda egenskaperna. Och en av de mest nödvändiga är tydlig och effektiv kommunikation.
Kommunikation är grunden för alla företagsinteraktioner. Utan transparent kommunikation på alla nivåer finns det mer utrymme för fel och beroende på storleken på felet kan det göra eller bryta en affär.
Men medan 89 % av människorna anser att kommunikation är oerhört viktigt för arbetet, bedömer 8 av 10 personer det egna företagets kommunikation som genomsnittlig eller dålig.
Att utveckla en kommunikationsstrategi för ditt företag hjälper dig att förstå hur ditt företag bäst kommunicerar, internt och externt, och kan ge mätbara resultat för att bättre förstå effektiviteten av din kommunikationstaktik.
I det här inlägget kommer vi att förklara hur du skapar en kommunikationsstrategi och planerar för ditt företag för att säkerställa effektiv och sammanhållen kommunikation med både kollegor och kunder.
Vad är en kommunikationsstrategi?
En kommunikationsstrategi är en process som utvecklats av lämpliga intressenter för att identifiera var kommunikationsinsatser behöver förbättras. Nästa steg i denna process är att utforma och välja mätbara åtgärder som kommer att användas för att utveckla en kommunikationsplan för att uppnå det önskade resultatet.
1. Använd en mall för kommunikationsplan.
HubSpots kommunikationsplanmallar är en utmärkt resurs som hjälper dig att utveckla handlingsbara steg utan att behöva lägga för mycket tid på den här uppgiften.
Din kommunikationsplan kommer tydligt att gå igenom alla steg du behöver ta för att möta de utmaningar du står inför, som att slutföra en revision, sätta SMART-mål och förstå hur lång tid varje steg i din plan kommer att ta. Beroende på din övergripande strategi kan du utveckla flera planer som kommer att genomföras för att möta behoven hos olika målgrupper.
Du vill dela upp din plan i steg så att du enkelt kan göra och mäta framsteg dagligen, veckovis eller månadsvis. När du skapar din kommunikationsplan måste du dessutom överväga ett arbetsschema, en potentiell budget och se till att delegera uppgifter till lämpliga teammedlemmar.
Med tiden kommer du att vilja kunna reflektera över de förändringar som har gjorts och om dessa förändringar aktivt bidrar till att hjälpa dig att uppnå dina idealiska resultat.
Ladda ner HubSpot Crisis Communication and Management Kit idag!
2. Bestäm nuvarande och potentiella problem.
Att identifiera de frågor som hindrar ditt företags kommunikationsinsatser är det första och viktigaste steget i att utveckla en solid kommunikationsstrategi.
Börja med att ställa frågor som:
- Upplever vi kommunikationsproblem internt eller externt?
- Om det är externt, utförs det i alla kommunikationskanaler med kunden eller i ett specifikt team eller avdelning?
- Om det är internt, är det ett företagsomfattande problem eller ett specifikt team eller avdelning?
- Finns det ett specifikt problem som dyker upp konsekvent? Om så är fallet, vad är problemet?
- Vilka är de frågor som inte är konsekventa, men som ändå utgör utmaningar?
Helst, ju fler frågor du ställer, desto mer kan du tydligt identifiera förbättringsområden som kommer att påverka din övergripande strategi. Om du har svårt att ställa frågor, vänligen kontakta teammedlemmar inom ditt företag och/eller dina kunder.
Du kan göra enkäter, starta organiska samtal på kontoret eller via sociala medier, schemalägga personliga möten – vad du än tror kommer att få de mest relevanta svaren.
När det finns frågor som direkt påverkar företagets anställda eller kunder är människor mer villiga att ge feedback. Det är också möjligt att någon redan arbetar med att hitta en lösning på några av de problem du kommer att identifiera, vilket tar oss till nästa steg.
3. Välj nyckelintressenter som bör involveras.
Nu när du har ställt rätt frågor måste du se till att du engagerar rätt personer för att hjälpa dig bygga din kommunikationsstrategi.
Om du är i en mindre organisation kan de vara den enda personen du behöver i ditt team. Men för större organisationer vill du troligen inkludera några av dina medarbetare för att hjälpa dig dela och erövra.
Att välja vem som ska delta bör relatera direkt till de största utmaningarna du identifierat i din lista med frågor. Om den mest pressande utmaningen är kundrelaterad kanske du vill inkludera någon från din organisations kundtjänst eller kundframgångsteam. Om det finns ett problem med hur en produkt eller tjänst marknadsförs eller säljs, inkludera en representant från ditt marknadsförings- eller säljteam.
Du vill också se till att de lämpliga medlemmarna i ledarteamet är medvetna och så involverade som nödvändigt. På så sätt, om du slutar med att vilja göra stora förändringar i företaget, som att köpa ett nytt verktyg eller omstrukturera team, kommer ledarskapet redan att vara medvetet om vad som händer.
Om dina medarbetare är maxade och inte har bandbredden att hjälpa dig, eller om problemen är större än förväntat, kanske du vill anlita en extern byrå eller konsult för att hjälpa ditt företag. Om du till exempel tar itu med en stor extern kommunikationskris kan du överväga att anlita en PR-byrå.
Använd i allmänhet ditt bästa omdöme när du väljer vilka som ska delta och se till att deras deltagande direkt relaterar till de specifika utmaningar du har identifierat.
4. Förstå din publik.
Att förstå din publik är ganska enkelt. Publiken är intern (dvs. dina medarbetare och företaget som helhet), extern (d.v.s. dina kunder, aktieägare, etc.), eller en kombination av båda.
Därifrån kan du vara mer specifik:
- Är det riktat till hela företaget?
- Är det riktat till en viss avdelning eller team?
- Räcker det alla kunder?
- Inriktar du dig bara på vissa kunder? Om så är fallet, kan du segmentera efter köparens persona eller stadier av köparresan?
Det är viktigt att du tar dig tid att noggrant förstå vem din publik är så att du verkligen talar till dem på ett sätt som kommer att tas emot väl. När du väl vet vem din publik är kan du använda publikinformation för att informera alla stadier av utvecklingen av din kommunikationsstrategi.
5. Tänk på dina idealiska resultat och arbeta sedan baklänges.
Det är då du använder all information du har samlat in för att föreslå vad ditt idealiska resultat kommer att bli. Detta är ett mål på hög nivå som kommer att uppnås genom implementering av en genomtänkt plan.
Om ditt företag har kämpat med kommunikation kring evenemang kan ett idealiskt resultat vara att förbättra den interna anpassningen och ge kunderna klarhet.
Alternativt, om du upplever att anställda på ditt företag känner att det är svårt att uttrycka sina idéer eller åsikter, kan ditt mål vara att se till att alla anställda känner sig hörda genom att utveckla ett dedikerat feedbacksystem.
Vad du än anger som ett idealiskt resultat, håll det förenklat så att alla enkelt kan förstå det. Det ska ha tyngd eftersom du tar dig an utmaningar, men det ska inte heller vara alltför komplext. Se det som kärnuppdraget eller visionen för din kommunikationsstrategi. Detaljerna kommer senare.
Att ta fram en effektiv strategi är en process och kan ta flera försök innan du upptäcker vad som fungerar bäst. Det är dock en nödvändig investering för att säkerställa att du kommunicerar tydligt på bästa möjliga sätt.
Se Hur man skriver en effektiv kommunikationsplan [+ Template] och ladda ner den kostnadsfria HubSpot-kommunikationsmallen för att börja uppnå alla mål i din kommunikationsstrategi.
