Hur man skapar ett makro

Zendesk har en mängd funktioner för att effektivisera och optimera din kundservice. En av dessa funktioner kallas makron. Dessa direkta svar kan läggas till dina biljetter för att hjälpa din personal att lösa problem snabbare. Men exakt hur ställer du in ett makro?

I det här inlägget kommer vi att ge en komplett guide för att skapa makron i Zendesk.

Hur man skapar ett makro i Zendesk

En av de mest imponerande egenskaperna hos Zendesk är dess mångsidighet. Till skillnad från andra applikationer behöver inte skapa makron vara något begränsat till administratörer. Andra användare (agenter) i dina organisationer kan skapa sina egna biljetter, vilket minskar ditt deltagande.

Det bästa av allt är att skapa dessa personliga biljetter tar bara några få klick.

1. Öppna Zendesk och gå till ditt “Admin Center”.
2. Navigera till sidofältet och välj knappen “Arbetsytor”.
3. Gå till “Agentverktyg” följt av “Makron”.
4. Tryck på prompten som låter dig välja alla dina delade makron.
5. Välj “Personliga makron.”
6. Klicka på “Lägg till makro”.
7. Skriv namnet på ditt makro och ange vilken åtgärd det ska utföra.
8. Välj “Skapa” och det är allt.

Möjligheten att skapa personliga makron är universell. Med andra ord kan vilken agent som helst i ditt team skapa makron för snabbare kundservice. Som sagt, vissa funktioner är endast tillgängliga för administratörer. En av dessa funktioner är möjligheten att skapa delade makron.

Namnet är självförklarande: delade makron är makron som kan användas av flera medlemmar. De gör kundservicen ännu enklare genom att eliminera behovet för enskilda agenter att skapa samma eller liknande mall och slösa tid. De kan helt enkelt komma åt ett förbyggt makro när de hanterar en biljett och hantera kundförfrågningar snabbare.

Precis som personliga makron kräver delade makron minimal skicklighet att ställa in.

1. Starta din applikation och gå till ditt “Admin Center”.
2. Tryck på knappen “Arbetsytor” och välj dina “Agentverktyg”.
3. Gå till “Makron” följt av “Lägg till makro”.
4. Ta reda på det bästa namnet och beskrivningen för ditt makro. Du behöver inte beskriva ett makro, men det gör det lättare för agenter att hämta det och bestämma dess syfte.
5. Bestäm vem som kan komma åt ditt makro. Några av dina alternativ inkluderar agenter i en viss grupp, alla agenter och bara du (skaparen).
6. Klicka på meddelandet “Lägg till åtgärd” och välj din åtgärd.
7. Fyll i följande fält. Om du vill använda en kommentar eller beskrivningsåtgärd för ditt makro med olika format, kan flera funktioner förbättra dina makron. Du kan till exempel lägga till bilder, bilagor och annat innehåll för att göra makron mer relevanta och lättare att förstå.
8. Om det behövs, tryck på “Lägg till åtgärd” igen om du vill lägga till ytterligare en åtgärd till ditt makro.
9. Avsluta genom att klicka på “Skapa”-knappen och ditt delade makro kommer att vara igång.

Hur man lägger till ett makro till en biljett

Även om ditt makro är klart, gå inte upp ännu. Du skapade trots allt inte ditt makro bara för sakens skull, eller hur? Du vill använda dem på riktigt, och sättet att göra det är att använda dina makron på dina biljetter. Processen är enkel.

1. Öppna biljetten du vill använda ditt makro på.
2. Gå till botten av skärmen.
3. Tryck på knappen “Använd makro”.
4. Välj det makro du vill lägga till i biljetten. I allmänhet kommer du att se de mest använda makron under de senaste sju dagarna. Om du behöver ett annat makro, bläddra i listan eller använd det bekväma sökalternativet för att hämta ditt objekt på några sekunder.
5. Om det behövs, klicka på knappen “Använd makro” en gång till för att välja ett annat makro. Vanligtvis behöver du flera makron i en enda biljett om din biljett har flera frågor. Två eller flera makron kan ge specifika svar, vilket gör att du lättare kan lösa problem.

Att integrera ditt makro i en biljett är enkelt, men finns det ett snabbare sätt att göra det? Det finns: allt du behöver göra är att använda kortkommandon. Det första du behöver göra är att aktivera din Agent Workspace.

1. Navigera till det alltid användbara “Admin Center” och tryck på “Arbetsytor”.
2. Välj “Agent Tools” och tryck på “Agent Workspace”.
3. Tryck på knappen som låter dig aktivera din Agent Workspace.
4. Tryck på “Spara”. Alla agenter som använder kontot för närvarande bör nu se ett meddelande som uppmuntrar dem att prova sin nya agentarbetsyta. Detta uppmanar dem att slutföra alla väntande samtal eller biljetter innan de väljer knappen “Ändra arbetsyta”.

Nu när alla förberedelser har gjorts, gå vidare till att tillämpa dina makron med en genväg.

1. Öppna biljetten där makrot kommer att införlivas.
2. Gå till en av kommentarerna och ange ett snedstreck.
3. Du kommer nu att se en meny som visar makrofunktioner och genvägar. Välj ett makro genom att välja det från listan eller ange det i meddelanderutan. Detta kommer att implementera alla åtgärder som beskrivs i ditt makro.
4. Skriv ytterligare ett snedstreck i din kommentar om du vill ha med ytterligare ett makro.

Hur man skapar ett makro från en befintlig biljett i Zendesk

Stegen ovan förklarar hur du skapar dina makron från början. Dessa makron behöver inte vara en del av dina befintliga ärenden, vilket innebär att du kan överföra dem till vilken annan biljett som helst och svara på kundförfrågningar.

Men vad händer om du vill ställa in ett makro från en biljett du redan har? Lyckligtvis stöder Zendesk detta alternativ. Så här använder du den.

1. Starta Zendesk och navigera till din biljett.
2. Navigera till det övre högra hörnet av skärmen och klicka på de 3 horisontella prickarna.
3. Välj din “Biljett”-meny och tryck på meddelandet som låter dig skapa en biljett som ett makro. Detta bör vara knappen “Skapa som makro”, men formuleringen kan variera beroende på din version.
4. Kom på ett namn och ändra vid behov en del av informationen på din biljett. Du kanske till exempel vill ta bort den ursprungliga beskrivningen och skriva en ny. Detta kan göras i flera syften, som att vara mer specifik och ta bort irrelevant innehåll.
5. När du har ändrat din biljett, välj knappen “Skapa makro” för att avsluta processen.

Som med vanliga makron kan du bestämma vem som kan komma åt dina makron från befintliga biljetter. Detta kan inkludera dig, agenter från olika grupper och alla teammedlemmar. Men om du inte vill att andra ska redigera dina makron, överväg att bara skapa personliga makron.

Hur du förhandsgranskar dina makron innan du använder dem på biljetter

Förhandsgranskningsfunktionen är en av de mest användbara funktionerna i alla kundtjänstprogram, inte bara Zendesk. Specifikt i det här programmet är det särskilt praktiskt eftersom det låter dig förhandsgranska dina makron innan du lägger till dem på din biljett. På så sätt kan du göra alla nödvändiga justeringar för att säkerställa att ditt makro fungerar bra.

Du bör inte ha några svårigheter att förhandsgranska makron i Zendesk.

1. Gå till biljetten där du lägger till ditt makro.
2. Gå till den nedre delen av gränssnittet och välj knappen “Använd makro”.
3. Välj ditt makro.
4. Tryck på ikonen som låter dig förhandsgranska ditt makro. Det ska se ut som en fyrkant med ett öga inuti. Ett annat sätt att göra detta är att hålla muspekaren över ditt makro, som ska visa beskrivningsfältet. Därifrån kommer du åt förhandsgranskningsmenyn genom att trycka på tangentkombinationen Shift + Enter.

Utöver beskrivningen bör recensionen även innehålla eventuella punkter som kan ändras före begäran. Listan innehåller bilagor, fält, platshållare och svar. Om allt ser bra ut kan du gå vidare och klicka på funktionen “Använd makro”. Annars, tryck på “Avbryt”-knappen för att återgå till din biljettmeny eller “Öppna i Inställningar” för att komma till dina makroinställningar.

Hur man redigerar ett makro i Zendesk

Det kan vara svårt att få ett perfekt makro första gången. På samma sätt kan kundproblem förändras, vilket kräver att du anpassar makrot. Hur som helst kommer makroredigeringsmenyn att vara användbar.

1. Gå till din “Makron”-sida.
2. Bläddra i listan och välj ditt makro.
3. Håll muspekaren över ditt makro och tryck på de tre vertikala prickarna.
4. Välj “Redigera” och ändra enskilda delar.
5. Tryck på “Spara”.

Håll koll på kundförfrågningar

Om det fanns ett kraftfullt Zendesk-verktyg skulle det vara makron. Deras applikationer är oändliga när det gäller att lösa kundproblem och de är lätta att ställa in. Som ett resultat behöver du inte vara tekniskt kunnig för att få ut det mesta av dem.

Vet du något annat sätt att skapa makron i Zendesk? Gör makron någon skillnad när det gäller kundservice för dig? Dela dina erfarenheter i kommentarsfältet nedan.