Microsoft Excel är ett utmärkt allmänt kalkylprogram. Med tanke på hur lätt det är att använda, kommer misstag att uppstå när man skapar mer komplicerade kalkylblad.
Några av de vanligaste felen inkluderar komplexa relationer, dold information, obegripliga beräkningar eller helt enkelt misstag. För att skapa och underhålla konsekvent bra Microsoft Excel-filer finns det ett par saker du alltid bör tänka på.
Hur förbereder man ett bra kalkylblad?
Det första du behöver göra är att välja en organisationsstandard innan du börjar utveckla ditt kalkylblad. Om du arbetar i en professionell miljö kommer denna organisationsstandard att sätta scenen för alla användare som kommer att använda/arbeta med ditt kalkylblad.
En delad standard förbättrar din kommunikation med teamet och sparar in på utvecklingstid.
Som sagt, det är avgörande att skapa ditt kalkylblad med framtiden i åtanke. Du måste vara förberedd, eftersom du säkert kommer att stöta på tillfällen som du inte var medveten om när du började ställa in kalkylarket.
Genom att ha framtida förändringar i åtanke kan du göra ditt kalkylblad mer hållbart. Detta innebär i sin tur att du slösar mindre tid på att behöva skapa ett ersättningsarbetsblad.
Dra fördel av flera arbetsblad
Du kanske blir förvånad över att veta hur många proffs som gör detta misstag! Microsoft Excel erbjuder flera kalkylblad och det är viktigt att du lär dig hur du använder dem. Du bör börja med att lägga in olika typer av data på olika arbetsblad.
Till exempel kan du använda de första par arbetsbladen för den grundläggande informationen; Följande kalkylblad kan användas för beräkningar, medan det sista bladet ofta används för resultat och grafer.
Detta varierar såklart också beroende på vilken typ av arbete du utför och vad du trivs bäst med. Tänk på att att ha flera tabeller per kalkylblad kan orsaka många problem när du försöker sortera ut dem, infoga eller formatera celler.
När du arbetar med ett team kommer att ha flera arbetsblad dedikerade till olika delar av arbetet att göra det lättare för alla att förstå vad som händer.
Organisera informationsflödet
Informationen ska flöda från det övre vänstra till det nedre högra hörnet, och du bör organisera dina arbetsblad så att de följer denna struktur. Din tidslinje bör vara konsekvent i alla dina kalkylblad, eftersom det kommer att göra det lättare för alla att förstå hur kalkylarket fungerar.
När du hanterar informationsflödet, undvik kors och tvärs mönster, eftersom de tenderar att distrahera läsarna. På den noten bör du också undvika alla typer av cirkulära referenser.
Märkning av kolumner och rader
Även om att ha ett enkelt kalkylblad utan några etiketter kanske inte är förvirrande för dig (som kalkylbladsskaparen), kan andra användare tycka att det är ganska problematiskt.
Det är därför det är viktigt att du börjar märka dina kolumner och rader med enkla namn. Se till att du konsekvent använder samma namn för samma typer av data.
Vad ska man undvika när man skriver formler?
Om ditt Excel-kalkylblad har många formler finns det ett par saker du kan göra för att få det att se mycket mer professionellt ut. Först och främst, undvik att göra upprepade beräkningar och beräkna bara formler en gång.
Om du kopierar en formel ökar du chansen att få fel. För att inte nämna att om du ändrar en formel kommer dubbletten som du gjorde tidigare inte att ändras. Detta kan leda till många förvirrande fel.
Om du behöver använda exakt samma formel igen, är det bättre att hänvisa tillbaka till den första instansen där du var tvungen att använda formeln.
Dessutom bör du alltid undvika att använda fasta tal i formler. Istället bör du använda separata indataceller för fasta värden och använda referenserna till denna cell när du använder den i beräkningar.
Ytterligare saker du bör undvika när du gör kalkylblad
En av de viktigaste sakerna att undvika när du använder Microsoft Excel är alternativet att Sammanfoga celler. Detta är sällan en bra idé, och oftare än inte används det bara för att förbättra estetiken. Genom att slå samman dina tabellceller har du större sannolikhet att få problem med referenser och beräkningar.
En av de största riskerna är om du gör en referens till en sammanfogad cell. När du refererar till en sammanfogad cell kommer alla celler att vara en del av dina beräkningar, medan bara en av dem faktiskt kommer att vara korrekt.
En annan sak du bör undvika är att dölja information, såsom rader, kolumner och till och med kalkylblad. Detta ökar bara chansen att andra användare går miste om något viktigt när de arbetar med/på kalkylarket.
Spara estetiken till slutet
Excels stilalternativ är omfattande, vilket gör att du kan justera cellvärdena efter dina önskemål på många sätt. Du kan välja olika kanter, färger, teman och andra funktioner.
Det är inget fel med att vilja ha en specifik design av ditt kalkylblad, men vanligtvis kommer att göra det abstrakt information för tittaren.
Om du planerar att utforma ditt kalkylark, försök att hålla det konsekvent genom hela dokumentet. En konsekvent och enkel formateringsstil hjälper läsarna att förstå ditt kalkylblad mycket enklare!
Dessutom är det också viktigt att skapa en legend och tydliggöra dina källor. Du kan lära dig hur du skapar en diagramförklaring i Excel på den officiella Microsoft-webbplatsen.
Lär dig hur du får ditt Excel-dokument att se professionellt ut
Att skapa och underhålla genomgående bra Excel-filer är inte så svårt om du kan de grundläggande tipsen och tricken. Det är inget fel med att vilja styla ditt Excel-dokument, men försök att låta stylingen/estetiken vara till slut.
Först bör du skapa ett tydligt och kortfattat kalkylblad, från början till slut. Efter det kan du lägga till lite finjustering av ditt Excel-dokument, men försök att hålla det enkelt och konsekvent i alla kalkylblad!
Om författaren
Logan Tooker (37 publicerade artiklar)
Logan provade många saker innan han blev kär i att skriva 2011. MakeUseOf ger honom en chans att dela med sig av sin kunskap och producera användbara och faktafyllda artiklar om produktivitet.
Mer från Logan Tooker
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
