Att förstå hur man skriver bra e-postmeddelanden är en avgörande färdighet, särskilt för arbete. Oavsett om du äger ett litet företag eller är egenföretagare, kommer du sannolikt att hantera otaliga e-postmeddelanden varje dag.
Du kan använda e-postmeddelanden som din primära metod för kommunikation med andra företag och kunder. Det kan verka som en enkel uppgift att skriva ett e-postmeddelande, men människor lider ofta av felkommunikation.
Här är några tips som kan hjälpa!
1. Var exakt
I e-postkommunikation måste du vara specifik med vad du säger. Ett enkelt e-postmeddelande som “Jag behöver detta gjort i morgon.” räcker inte om du skickar meddelanden till en anställd.
Även om dina anställda borde förstå det mesta av vad du säger, varför ta risken för felkommunikation när du istället kan vara direkt?
2. Strukturera din e-post på rätt sätt
Optimera ämnesraden
Alla aspekter av din e-post, från ämnesraden till brödtexten, bör optimeras.
Du får otaliga e-postmeddelanden varje dag, och några av dem tenderar att sticka ut, eller hur? Vanligtvis är det de som har en optimerad ämnesrad. Ämnesraden i ditt e-postmeddelande bör vara relevant för e-postmeddelandets övergripande ämne.
När vi inte känner igen ämnesraden, eller det verkar irrelevant, tar vi helt enkelt bort mejlet innan vi läser det. För att undvika detta, se till att din ämnesrad är korrekt strukturerad.
E-posttext
Börja ditt mejl med en hälsning. Det är viktigt att vara formell när du kommunicerar med kunder och affärspartners. Det är helt okej att använda informellt tal när det är lämpligt, men det är bättre att använda formellt tal i de flesta fall.
Vilken är frågan eller handlingen du försöker förmedla? Det är bra att komma rätt till saken efter hälsningar. Tveka inte att vara direkt.
Stängning
Slutet på din e-post är det sista som dina kunder eller affärspartners kommer att läsa. Detta kan påverka om de ger dig ett svar eller inte.
Försök att avsluta e-postmeddelandet som du skulle göra i en konversation. Du kommer att ha större chans att få ett positivt svar om du är vänlig, professionell och tydlig med din uppmaning.
Skickar en bilaga
Om du har en stor bilaga som du vill skicka ska du inte göra det via e-post. Ladda istället upp filen till en fildelningstjänst och skicka en länk istället. Det här ser mycket mer professionellt ut.
3. Redigera och korrekturläsa!
När du förbereder din e-post, försök att föreställa dig att alla i företaget kommer att läsa den. E-postmeddelanden går snabbt att skapa, men de kan lämna ett bestående intryck, så se till att granska ditt arbete innan du klickar Skicka.
Det är många free onlineverktyg som kan hjälpa dig att säkerställa att ditt arbete är välskrivet och grammatiskt korrekt. Det inkluderar meningsstruktur, skiljetecken, stavning, etc.
Grammatiskt
Grammarly kommer att analysera ett stycke text som du skrev och kontrollera om det finns några grammatiska fel. Du kan installera den som en webbläsartillägg, och därmed har du tillgång till den oavsett vilken webbplats du använder.
Grammarly kan till exempel kontrollera din grammatik när du skriver din e-post på Gmail eller andra e-postsidor.
Grammarly finns tillgänglig för free, men den har också en premiumversion. Dess free version gör ett bra jobb med att upptäcka grundläggande och avancerade grammatik- och skiljeteckenfel, såsom kommatecken, pågående meningar, allitteration, fragment, etc.
Den kommer också att kontrollera efter stavfel, plagiat och skrivstil. Premiumversionen av Grammarly ger en extra touch till allt free version erbjuder. Premiären Grammarly är dock mest avsedd för dem som planerar att publicera artiklar.
Hemingway Redaktör
Hemingway-redaktören är en free onlineverktyg som hjälper dig att förbättra din skrivstil. Plattformen är idealisk för att redigera korta stycken, såsom e-postmeddelanden.
Dessutom kommer Hemingway-redaktören att uppmuntra dig att vara tydlig och direkt i ditt skrivande, även om du skriver långa artiklar med komplexa meningar. Du kan använda den här editorn för att bedöma komplexiteten och läsbarheten i ditt arbete.
Microsoft Word och andra redigeringsverktyg
Visste du att Microsoft Word har fantastiska korrekturalternativ? När du öppnar Microsoft Word klickar du på Arkiv > Alternativ > Korrektur. Du kan välja autokorrigering och stavningsalternativ som du vill att Microsoft Word ska kontrollera.
Dessutom tillhandahåller Microsoft även Microsoft Editor, ett webbläsartillägg som kan hjälpa dig att kontrollera dina dokument för grammatikfel, stil och mer.
Det fantastiska med att redigera dina e-postmeddelanden i Microsoft Word är att redigeringen/formateringen översätts bra till vissa e-postappar/webbplatser, som Gmail eller Outlook.
Idag kommer de flesta populära e-postleverantörerna att ha integrerade redigeringsalternativ. Många av dem kommer också att leta efter grammatikfel. Förutom Gmail har Yahoo och Outlook också formateringsalternativ för e-post.
Lär dig hur du strukturerar ett perfekt e-postmeddelande
De flesta av oss ägnar en betydande del av dagen åt att skriva och läsa e-postmeddelanden. Ofta kan dessa e-postmeddelanden vara förvirrande för andra. Tipsen som nämns ovan bör hjälpa dig att skriva kortfattade, tydliga och lättförståeliga e-postmeddelanden.
Dina e-postmeddelanden är en återspegling av din professionalism, uppmärksamhet på detaljer och värderingar. Så se till att ha i åtanke hur andra kan tolka tonen i ditt e-postmeddelande.
Om författaren
Logan Tooker (37 publicerade artiklar)
Logan provade många saker innan han blev kär i att skriva 2011. MakeUseOf ger honom en chans att dela med sig av sin kunskap och producera användbara och faktafyllda artiklar om produktivitet.
Mer från Logan Tooker
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
