Ordet memo är en förkortning av memorandum. Ett memo används för att informera teamet om innovationer i ett projekt eller för att informera en specifik grupp i ett företag. Den bygger på en påminnelse. I ditt företag kommer du förmodligen behöva informera din personal ofta; Att skriva en anteckning är en av de mest använda och snabbaste formerna av affärskommunikation, så du behöver veta hur man skriver en anteckning. Låt oss lära oss hur man skriver ett memo tillsammans.
Vad ska jag vara uppmärksam på när jag skriver en anteckning?
- Eftersom anteckningar ofta används i affärskommunikation bör du skriva väldigt tydligt.
- Informationen du lämnar i anteckningens innehåll måste vara begriplig för alla.
- Eftersom innehållet är affärsrelaterat måste du dela anteckningar med människor så snabbt som möjligt.
- Du bör kontrollera grammatikreglerna i PM du skrev.
- Välj typsnitt som är lätta att läsa när du skriver anteckningen. Times New Roman, till exempel.
- Ämnet för memo bör vara den typ som får människor att vidta åtgärder.
- När du skriver din artikel, var noga med att hålla texten kort. Därför kommer du inte att slösa bort människors tid i onödan och de kommer att börja utföra det arbete du kräver av dem snabbare.
- Om din anteckning är längre än en sida, dela upp anteckningen med hjälp av rubriker för att göra den tydligare.
Vilket format har en anteckning?
Vem som helst kan skriva en anteckning, men det krävs mer än bara ett stycke innehåll. Du måste presentera det på bästa möjliga sätt. Det är här korrekt formatering kommer in i bilden.
Rubrik
I din rubrik bör ordet memo nämnas så att folk som läser ditt memo vet vad det handlar om. Du kan skriva detta med större, fetstilta bokstäver för att fånga folks uppmärksamhet.
För
Eftersom en anteckning är en formell form av affärskommunikation måste den på lämpligt sätt adresseras till mottagaren. Använd hela namnet och titeln på personen du skickade anteckningen till.
DC
Lägg till ytterligare mottagare till din anteckning. De personer du lägger till i CC är inte de personer du direkt delade ditt memo med, utan bara de personer du vill veta om detta ämne.
Av
Du måste skriva ditt fullständiga namn och befattning på denna rad.
Datum
Du måste lägga till det exakta datumet på denna rad. Till exempel; 05.06.2021
Problem
Ämnesraden berättar för läsaren av anteckningen vad den handlar om. Du bör vara specifik och tydlig när du skriver ett ämne.
Viktig notering
När du skapar din titel, se till att lämna 2 rader med mellanrum mellan avsnitten och justera texten.
Kom ihåg vem din målgrupp är. Genom att ha detta i åtanke kan du justera längden på anteckningen och nivån på formaliteten så att folk läser och svarar på anteckningen när de skriver den.
Försök att förutse vad din målgrupp kan vara nyfiken på efter att ha läst memo och svara i ditt memo. Ge exempel och information som stöder innehållet i din anteckning. Du kan utelämna den officiella hälsningen i din anteckning. Logga i stället in på ämnet.
inledande paragraf
I första stycket ska du ange syftet med ditt betyg. Berätta för din målgrupp om problemet. Var tydlig med vad du vill att de ska göra åt det. Första stycket är en sammanfattning av hela texten. Du bör skriva det kort och bara förmedla nödvändig information. Du kan börja meningen med “Jag skriver för att informera dig om…”
Sammanfatta vad folk behöver göra i diskussionssegmentet. Förklara logiskt vad du tycker att de ska göra för att åtgärda problemet. Berätta för din publik vilka fördelar de kommer att få om de löser problemet på detta sätt. Om du tycker att ditt betyg är för långt kan du lägga till grafer, listor och diagram i dina anteckningar.
Sista stycket
I sista stycket föreslår du vad din målgrupp ska göra. Till exempel, “Alla anställda borde veta att…”
Sista stycket
Stäng lappen med en sammanfattning som motiverar dina anställda. I promemorians sista stycke bör innehållsfrågan åter kortfattat behandlas. Den sista delen består vanligtvis av en eller två meningar.
När du slutför din anteckning bör du se till att formatera den korrekt. Du bör också göra anteckningen lättare att läsa och lämna ett 1-tums utrymme på vänster, höger och nedre kanter.
Gör en sista kontroll för att se till att din anteckning är tydlig, skarp och felfri. Kontrollera om det finns grammatiska fel och innehållsfel. Det är också mycket viktigt att namn, datum och siffror är korrekta.
När du skriver din anteckning, istället för att skriva en anteckning från början, kan du använda en mall. Dessa mallar finns i Microsoft Word. Du kan välja den mall som passar dig bäst bland dessa olika mallar.
Tips för företagsanteckningar
Här är några tips för att skriva bättre affärsanteckningar. När du följer dessa instruktioner och övar flera gånger kommer du att bli expert på att skriva affärsmemoranda.
Forma din anteckning för din målgrupp
Tänk alltid på målgruppen och deras behov. Skriv ditt PM på ett sätt som din målgrupp kan förstå eftersom det allmänna syftet med PM är att vara tydliga.
Ange ämnet tydligt
Du bör vara mycket beskrivande när du anger ämnet för ditt memo. Till exempel, om en semester nämns, skriv inte bara om den och ange vilken semester det är.
Objektivitet
Lägg aldrig till dina personliga fördomar när du skriver ett memo. Undvik subjektivitet så mycket som möjligt. Inkludera endast fakta och objektiv information.
Exempel på anteckningar
Till alla anställda
Från: Jonathan Smith
Datum: 11.11.2021
Ämne: Carols bröllop
Jag skriver för att informera dig om Carol Andersons bröllop den 12 december 2021. Han skulle vilja se er alla där.
Vi kommer att meddelas om bröllopsplatsen inom en vecka och jag kommer att leverera det till dig när det meddelas.
Jag hoppas att alla som är tillgängliga den dagen kommer.
Vanliga frågor om hur man skriver en anteckning
Vad ska innehållet i anteckningen innehålla?
Innehållet i PM ska innehålla syfte, sammanfattning, diskussion och slutsats.
Vilka är delarna av promemorian?
Rubriksegment > Öppningssegment > Kontext > Uppgiftssegment > Sammanfattningssegment > Diskussionssegment > Avslutande segment.
Vilket språk ska jag använda när jag skriver en anteckning?
Eftersom PM används i affärsrelationer bör du skriva på ett formellt språk.
Ska jag skriva under lappen?
Anteckningarna har ingen signaturrad. Genom att skriva dina initialer bredvid ditt namn anger du att du godkänner detta memo.
Hur ska det avslutande segmentet av memot se ut?
I det avslutande segmentet ska du tydligt ange vilket arbete du vill att läsaren ska göra.
Slutsats om hur man skriver en lapp
I den här artikeln förklarar vi hur du kan skriva en anteckning och vad du bör vara uppmärksam på. Vi antar att du också kan överväga att skriva en bättre LinkedIn-sammanfattning, som hjälper dig att stärka dina nätverksanslutningar.
