En av de mest användbara funktionerna i Excel är möjligheten att sortera dina data efter datum. Kanske behöver du ordna dina familjemedlemmars födelsedatum för att skicka ut kort, sortera dina veckobudgettransaktioner för årsskiftet eller spåra försäljningsintäkter per månad.
Det finns flera sätt att ordna dina bidrag efter datum. Du kan placera data i stigande eller fallande ordning och du kan sortera efter dag, vecka, månad eller år. Vi går igenom alla de olika alternativen nedan.
Hur man sorterar Excel-kolumner efter stigande eller fallande datum
Det är enkelt att sortera en enskild kolumn i stigande eller fallande datumordning i Excel:
- Välj de data du vill sortera. Från menyraden (även kallat menyfliksområdet) högst upp på skärmen, under Hem fliken, välj Sortera & Filtrera. Sedan Välj Sortera äldst till nyaste eller Sortera Nyast till Äldst.
Alternativt kan du få samma resultat genom att välja dina data och använda ett högerklick för att välja Sortera. Välj sedan den ordning som fungerar bäst för din data.
Detta fungerar bra om du sorterar en enkel lista med datum och planerar att ange motsvarande data senare. Sortering på detta sätt kommer alltid att ordna dina datum kronologiskt, först efter år, sedan efter månad och sedan efter dag.
Så här sorterar du hela tabeller efter stigande eller fallande datum
När du sorterar datum i en tabell är det bra att lägga till rubriker överst i varje kolumn. Nedan visar vi hur du använder dessa rubriker som kategorier för att sortera din data.
När du sorterar data i en tabell är det viktigt att markera allt. Om du bara markerar en kolumn kommer du bara att sortera den kolumnen och lämna motsvarande kolumner i sin ursprungliga ordning. Då stämmer inte datumen med rätt data.
Om du upptäcker felet direkt kan du klicka Ångra för att återgå till det ursprungliga arrangemanget. Annars kan du behöva återgå till en tidigare version av ditt dokument eller ange data igen.
Lyckligtvis fångar Excel vanligtvis detta fel i tid för att förhindra det.
Om du försöker sortera med endast de valda datumen bör Excel ge dig en varning och fråga om du vill utöka ditt urval. När felmeddelandet dyker upp väljer du Utöka urvalet och klicka Sortera.
Håll sedan muspekaren över dataurvalet. Markera de saknade objekten genom att dra den lilla, gröna fyrkanten i det nedre vänstra hörnet och försök sortera igen.
Välj de rubriker och data som du vill sortera. Klicka sedan Hem > Sortera och filtrera och välj din sorteringsordning.
Observera att detta bara fungerar om datumet finns i kolumn A. Om du vill sortera efter datum när datumen är listade i en annan kolumn, måste du använda anpassad sortering.
Använder Excels anpassade sortering för att sortera efter datum
Anpassad sortering är ett annat praktiskt sätt att sortera efter datum. Om dina data har rubriker kan du använda dem som kategorier för att enkelt sortera poster, även om de inte finns i den första kolumnen.
I exemplet nedan, en enkel sortering som vi redan har visat, kommer du att sortera objekten i kolumnen Transaktion i alfabetisk ordning, istället för att ordna dina datum. Eftersom datumet är i den andra kolumnen måste vi använda en anpassad sortering för att tala om för Excel att sortera datumen i kolumn B.
Att göra detta:
- Markera rubrikerna och data under dem. Klicka på i Excel-bandet Hem > Sortera och filtrera > Anpassad sortering. Bredvid Sortera eftervälj Datum från rullgardinsmenyn. Markera rutan i det övre högra hörnet för att använda dina datarubriker som sorteringskategorier. Välj Äldst till Nyast eller Nyast till Äldst från Beställa rullgardinsmenyn.
Anpassad sortering låter dig också välja flera sorteringskategorier. Till exempel kan du använda den här funktionen om du vill se transaktioner listade först efter en kolumn och sedan efter en annan.
Välj i rutan Anpassad sortering Sortera efter > [First Column]. Klicka sedan Lägg till nivå > Sedan genom > [Second Column]. Klick OK att sortera ditt bord.
Använda Excel-funktioner för att sortera efter månad
Det finns vissa fall där du kanske vill extrahera månaden från det angivna datumet. Ett exempel är att ordna alla dina kollegors födelsedagar, så att du kan tacka alla med en månatlig födelsedagstårta. För dina syften här är månaden viktig men året är irrelevant.
Det finns många Excel-funktioner och formler som kan hjälpa dig att göra snabba beräkningar eller extrahera data från en cell. En sådan funktion är funktionen MÅNAD.
Använd MÅNAD-funktionen för att dra varje posts månadssiffra från hela datumet. Lägg först till en kolumn med månad som rubrik. Klicka i den första tomma cellen under Månad. I det här fallet blir det C2. Typ =MÅNAD(B2)där B2 hänvisar till den första posten i kolumnen Datum.
MÅNAD-funktionen matar ut en siffra från 1 till 12 i motsvarande cell. Dessa siffror representerar månaderna i kronologisk datumordning, så januari=1 och december=12. För att snabbt komma in i funktionen i varje cell, håll muspekaren över C2 tills den gröna rutan visas i det nedre hörnet av cellen. Klicka och dra sedan rutan till botten av kolumnen.
Nu kan du använda Excel för att sortera datum efter månad, så att du inte missar någon på din lista. Markera hela tabellen, inklusive rubrikerna, högerklicka, klicka Sortera och filtrera > Anpassad sortering > Sortera efter månad.
Du kan också använda en funktion för att sortera data efter år. Följ instruktionerna ovan och ersätt MÅNAD-funktionen med =ÅR(A2). Resultatet blir en lista över år i ordning.
Använda en Excel-formel för att sortera efter månad och dag
MONTH-funktionen är snabb och enkel om du inte behöver ordning på dagarna, men låt oss säga att du vill fira varje födelsedag individuellt. En formel kan hjälpa här.
Lägg till en kolumn som heter Födelsedagar. I den tomma cellen (C2), bredvid det första datumet, skriv =TEXT(B2,”MMDD”), där B2 syftar på första dejten. Detta kommer att returnera en lista med datum, utan år, formaterad som MMDD. Till exempel kommer 1964-07-12 att bli 1207.
Gör en anpassad sortering för att ordna din födelsedagslista. Eftersom födelsedagarna är formaterade som text, snarare än datum, kommer Excel att ge dig en varning. Välj Sortera allt som ser ut som ett nummer, som ett nummer > OKoch din lista kommer att hamna i rätt ordning.
Vad händer om sortering efter datum inte fungerar i Excel?
Om din data inte verkar sorteras korrekt, kontrollera att du har skrivit in den i ett format som Excel kan känna igen. Om alla siffror är vänsterjusterade i sina celler kan du ha dem lagrade som text. För att fixa formatet, klicka på Text rullgardinsmenyn i Excel-bandet och välj ett datumformat.
Organisera dina Excel-data efter datum
Möjligheten att sortera efter datum i Excel är superanvändbar och har en mängd olika applikationer, som vi har sett här. Det finns många appar och användbara kalkylbladsmallar för att slutföra nästan alla uppgifter, från budgetering och utgiftsspårning till bröllopsplanering.
Mallar är ett bra ställe att börja, men det fina med Excel är möjligheten att helt anpassa den för att möta dina behov.
Om författaren
Shari Talbot (17 publicerade artiklar)
Shari är en kanadensisk frilansskribent för teknik, utbildning och fastigheter och en regelbunden bidragsgivare till MakeUseOf.
Mer från Shari Talbot
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
