ingjutit en katalysator för verklig förändring 2018, vilket resulterade i en permanent förändring i datasekretesslandskapet.
Det tvingade företag att göra en verklig inventering av sitt data- och integritetsansvar och öka kraven för att kartlägga och redogöra för sina datapraxis och sätta processer på plats för att hantera data och lagra den i enlighet med kraven.
COVID-19 har också släppt lös en ny uppsättning dataintegritetsrisker som företag för närvarande står inför.
Båda viktiga fakta tvingar företag att skicka ett starkt budskap om att integritet och dataskydd måste vara ett primärt företagsansvar. Förändringarna har påverkat konversationer runt om i världen med olika territorier som har antagit GDPR som standard för att beskriva ett internt efterlevnadsprogram.
Datasekretess, eller i synnerhet tillämpningen av integritetsprinciper på data, ses ofta som ett stort hinder för en organisation att ta sig över. Företag måste integrera processer som en del av sin kultur och vara villiga att svänga för att anpassa sig till regulatoriska förändringar och tekniska framsteg.
Systematiserade processer som använder verktyg som är utformade för att skapa efterlevnad kan göra dig redo för framgång, precis som fortsatt intern utbildning kan hjälpa till med intern adoption och säkerställa att integritet är allas ansvar.
På HubSpot ser vi till att datasekretess är en prioritet och inbyggd i våra metoder och produkter. Att upprätthålla respekten för integriteten för de människor som använder våra produkter är grundläggande för vårt företagsansvar och vår interna affärsmodell. Vi identifierar ständigt sätt att förbättra processer för att ingjuta förtroende hos våra användare och skapar verktyg för våra användare att följa standarder i deras organisationer.
Nedan följer några exempel på hur god integritet kan uppnås i en organisation.
Bästa metoder för datasekretess
Hantering av sekretessprogram
Att förbereda sig för framgång inom integritetsområdet kräver att man etablerar ett starkt internt team, en enad front som kommer att fortsätta att göra datasekretess och efterlevnad av GDPR till en prioritet. Att arbeta nära med ett strategiskt integritetsprogram som beskriver ditt integritetsansvar är nyckeln till att hålla ditt företag kompatibelt.
veta hur man utför processer på ett överensstämmande sätt i förhållande till dina onlineaktiviteter, identifiera risker, hantera cookie-efterlevnad för dina webb- och applikationsprodukter; skapa specifika avslöjanden om databehandling; Att förse besökare med information om de rättigheter som är tillgängliga för dem i en integritetspolicy är en bra praxis som varje organisation behöver.
Granulariteten och typerna av meddelanden som behövs tillsammans med omfattningen av rättigheter du måste ge besökare enligt tillämpliga lagar beror på de territorier där dina besökare bor, och det är upp till dig att avmystifiera dem och ingjuta god praxis som svar.
Omfattningen av inhemsk och utländsk integritetslagstiftning som ett företag kan åläggas att följa kan se annorlunda ut än omfattningen som är tillämplig på ett annat, eftersom det inte finns någon “one size fits all”-metod för datasekretess.
Att ha ett team för att ta itu med vad detta betyder för din organisation och ta itu med efterlevnadsförpliktelser kan hjälpa dig att kommunicera ditt engagemang för integritet på detta område till dina användare.
Anta användningen av efterlevnadsverktyg och praxis som en del av din företagskultur
Datasekretess är inte en enskild persons ansvar.
Genom att integrera det i din företagskultur kan du få alla anställda att känna sig investerade i att hålla företagsdata säker och minska risker.
Att skapa fortlöpande utbildning och kommunicera viktiga regeländringar för att hålla anställda uppdaterade är avgörande för att göra ditt integritetsprogram till en framgång. Att belasta ditt integritetsteam med kontinuerlig övervakning av hur förändringar kan påverka processer och implementeringen av nödvändiga ändringar säkerställer att du håller dig uppdaterad med föränderlig lagstiftning och före eventuella förändringar i ansvar.
Visste du att ransomware-attacker ofta är resultatet av ett enda komprometterat lösenord? Att duplicera lösenord är det mest grundläggande sättet att driva ett bra integritetsprogram inom din organisation.
Att identifiera risker inom detta område är nyckeln och att täppa till luckor som uppstår kan vara en ständig kamp.
Till exempel att ha inaktiva konton närvarande i ditt nätverk från en tidigare anställd kan vara ett fel som dåliga aktörer kan utnyttja. Det är en bra idé för din organisation att investera i lösenordsmjukvara för att hjälpa till att implementera multifaktorautentisering och lägga till ytterligare säkerhet till de system du använder för att minska riskerna inom detta område.
Att använda verktyg byggda med efterlevnad i åtanke kan automatisera mycket av dessa processer som behövs för att påverka din programhantering. Dessa verktyg kan övervaka dina datainsamlingsprocesser och låta dig implementera ändringar som svar.
Genom att integrera tredjepartssystem i denna övervakning kan du utöka dina integritetskontroller till ett ekosystem av leverantörer. Genom att automatisera dina processer angående begäranden om tillgång till försökspersoner kan du vara effektiv inom den lagliga tidsramen och generera svar till en individ och uppfylla dina skyldigheter när du har en 360-graders bild av ämnets datapunkter.
Inte bara det, du kommer att vara redo att följa alla förfrågningar från en tillsynsmyndighet om de skulle behöva din information samlad i en enda källa, vilket gör att du kan efterkomma effektivt inom tidsfristen.
Sekretessen står inte stilla: håll jämna steg med utvecklingen av lagstiftning och teknik
I EU använder många konsumenter aktivt de dataskyddsrättigheter som de har fått av GDPR och ePrivacy-förordningen.
I USA och därutöver har konsumenter nu högre förväntningar på integritet online och börjar anta GDPR-standarder. Fler och fler konsumenter är öppet bekymrade över hur företag hanterar sina personuppgifter. Den nyligen antagna CPRA (ändring av CCPA), integritetslagar som lanseras i Washington och Virginia, liksom liknande lagstiftning som implementeras globalt i länder som Brasilien, Indien och Kina, är ett bevis på hur territorier vidtar åtgärder för att upprätthålla datasekretess globalt . lokal nivå.
Några av de senaste viktiga juridiska utvecklingarna som företag bör vara medvetna om är:
- Standard Contractual Clauses (SCC) – Europeiska kommissionen antog reviderade standardavtalsklausuler för internationella överföringar den 4 juni 2021. Den reviderade versionen ersätter de som är före GDPR och är avsedda att användas för gränsöverskridande dataöverföringar utanför Europa, inklusive USA. Dessa har ett ikraftträdandedatum inom tre månader har företag som styrs av befintliga SCC 18 månader på sig att ange nya SCC eller hitta andra lagliga sätt att överföra data.
- Colorados integritetslagstiftning – Denna lag antogs av delstatens lagstiftande församling den 8 juni 2021. Det blir den tredje delstaten i USA, efter Kalifornien och Virginia, med en lag som ger skydd till dess invånare när det kommer till deras personliga information.
- Kinas datasäkerhetslagstiftning (“DSL”) – Denna lag träder i kraft den 1 september 2021. Många av de praktiska efterlevnadsstegen har ännu inte publicerats under de kommande veckorna och månaderna, men organisationer kan försöka lita på utkastet till åtgärder tills de gör det.
Det är ditt ansvar att hålla dig medveten om vad denna juridiska utveckling betyder för dig och vad du bör göra med dina uppgifter som svar. Du kan behöva göra justeringar internt för att följa och arbeta med dina team för att säkerställa att integritetsproblem åtgärdas.
En grundlig översyn av din verksamhet behöver göras, med justeringar av processer internt eller systematiskt, för att hantera förändringar både lokalt och globalt. Att se till att dina processer är flexibla för båda och att ha förmågan att skala med din verksamhet med sådan utveckling är lika viktigt.
Slutgiltiga tankar
Eftersom vår verksamhet ständigt digitaliseras måste bygga ett integritetsdesignat företag vara en nyckelprioritet. Att implementera ett heltäckande, samordnat tillvägagångssätt för datasekretess kan vara utmanande och tidskrävande, men att etablera det som en strategisk prioritet för alla ledarskapsdrivna affärsaktiviteter är en nödvändighet för framtidstänkande organisationer.
Organisationer måste förstå och förbereda sig för rykterisker som sträcker sig utöver bristande efterlevnad av de otaliga lagar och förordningar för datasekretess. Att hålla sig medveten om regulatoriska förändringar i globala integritetslagar, hålla sig uppdaterad med efterlevnadsbeslut och göra kontinuerliga förbättringar av integritetsprogram kan bidra till att skapa en integritetskultur som kommer att göra dig redo för framgång i framtiden.
Du bör ställa dig själv några av dessa genomtänkta frågor för att se om dina sekretessmetoder för närvarande håller standarden. Tyvärr är konsekvenserna av att inte bli bättre på saker och ting inte vänliga, men effektivitet på detta område kommer att belöna dig i det långa loppet genom att förbättra ditt varumärkes image som en pålitlig, integritetsorienterad organisation.
