En stor del av tankesättet för projektledning är presentationsförmåga. Presentationsförmåga för projektledare består kanske inte alltid av att stå framför en publik och förmedla dina idéer.
Du kan fokusera på intressentmöten, medarbetarmöten, projektmöten, evenemang eller till och med en utställning där du ska presentera dig för lovande besökare.
Men alla dessa möten har ett gemensamt krav: en komprimerad sammanfattning om ett visst ämne. Och det är oftast projektledarens ansvar att visa informationen på ett attraktivt sätt. Så att publiken lätt kan engagera sig i diskussionen.
Här är en lista över presentationsfärdigheter som projektledare bör ha:
Håll ditt tal smart
Att hålla en presentation handlar om att kommunicera dina idéer till din publik. Beroende på målet med presentationen kan det också vara en chansning.
Det kan gå väldigt bra eller vara ineffektivt, om inte dåligt.
Så, det första är att du vill se till att din kropp är avslappnad.
Vad skulle du ha på dig när du ska förklara ett viktigt ämne eller koncept? Om du tittar på Apples grundare Steve Jobs kroppsspråk under en presentation kommer du att märka hur avslappnad han är under sin session.
Men vad de flesta inte kommer att berätta för dig är hur mycket planering och övning detta innebär.
Det är NORMALT att känna sig orolig inför vilken publik som helst.
Det är därför du bör öva i förväg, planera vad din publik behöver veta i en 10 till 15 minuters presentation.
Detta är mer sannolikt att du känner dig avslappnad och lugn.
När du presenterar din presentation måste du visa att du är lugn och självsäker.
Du måste visa energi och självförtroende även om du inte gör det, annars kommer din publik att ha andra konkurrenter att byta också.
Nej, de kan inte lämna mötet. Men de kommer att ta fram sin smartphone och se något mer attraktivt.
Detta är inte ovanligt. Möten som är sömniga upplever ofta detta beteende.
Sociala nätverk som Instagram och Tik Tok har gjort människor hungriga efter unika och innehållsrika presentationer.
Så se till att du tränar flera gånger innan du håller den presentationen.
Kom ihåg att även högskoleprofessorer tränar före lektionerna, särskilt professorer vars videor är offentliga på YouTube.
Detsamma gäller för innehållsskapare på YouTube.
Du tror inte mig?
Titta på de buggar som släppts av dessa skapare. De stammar och slänger ut repliker som inte var tänkta att sägas. Manus måste granskas igen. Videor måste spelas in på nytt.
Du förstår, det här är inte ovanligt.
Dessa innehållsskapare, oavsett om de är YouTubers eller talare eller präster, övar på att leverera innan den stora dagen.
För att leverera en presentation, planera och öva på din presentation så att du känner dig säker på att leverera den.
Så var uppmärksam på hur du levererar din presentation. Leverera den framför en kamera och spela den för att se själv.
Ögonkontakt med publiken
Många faktorer leder till att man är övertygande.
Håll ögonkontakt med din publik medan du talar. Undvik de fruktade “jag tror” och “vi tror” fraserna.
Håll din karisma subtil genom att INTE överanvända modeord som artificiell intelligens, automation och maskininlärning.
Citera forskningsstatistik för att visa att din produkt kommer att lösa problemet från forskarna. Använd många exempel för att visa din poäng.
När du talar, se till att ditt tal är tydligt och lätt att förstå.
Om du behöver förmedla något som kanske inte är gynnsamt för din publik, skynda på din presentation. Efter det kan du koppla av i din normala takt.
Det är din plattform, du kan improvisera. Håll ögonkontakt med din publik medan du talar. Ha ditt mål i åtanke. Om din publik ställer frågor som inte är en del av ditt mål, påminn din publik artigt om de inte kan argumentera mot ditt mål.
Ju mer övertygande du är, desto bättre blir din försäljning och dina potentiella kunder.
Berätta historier med en nypa humor
Har du någonsin sett komiker som Ellen Degenerous?
Komiker bara pratar.
De är dock utmärkta på att manipulera sin publik, allt på grund av deras sinne för humor.
Ämnena de pratar om förmedlas skickligt till publiken genom humor, skämt och referenser till filmer, kulturer och samhälleliga normer.
Naturligtvis är det inte meningen att du helt ska imitera en komiker, men att vara glad i ditt framträdande kommer att hålla publikens humör på topp.
När jag började som praktikant hade min tidigare projektledare alltid en historia eller incident relaterad till vårt arbete.
Han skulle berätta dessa berättelser om mötena gick över hans tidsgräns eller om mötet var på natten när arbetsenergin vanligtvis är på sin gräns.
De korta 5-10 minuterna med berättande kan vara roligt eller inspirerande.
Några av dessa berättelser hade verkligen en positiv inverkan på mig och gav mig mer insikt i företagets arbete.
Så bli personlig med din publik, med berättelser, inspirerande citat och humor.
Om de inte har potentialen att vara din kund, kommer de åtminstone att lämna sessionen med ett positivt inställning till ditt företag.
Ge en visuell presentation med autentiska data
Som projektledare kommer du inte bara att prata, du kommer att presentera data MED bevis och bilder.
Som nämnts ovan kan din presentation vara för en mängd olika målgrupper.
Vad händer om din målgrupp är dina anställda? Eller ditt företags styrelse?
I ett sådant scenario kommer din presentation med största sannolikhet att handla om arbete, uppgifter och projekt.
Det finns tillfällen då du måste visa uppgiftslistor eller framstegen i ditt arbete.
Det är inte praktiskt att beräkna tid och skapa animerade diagram över varje anställds arbetsförlopp med hjälp av PowerPoint-bilder.
Det är här PowerPoint-bilderna är på sin gräns.
Det bör inte ta för lång tid att bygga en bild, särskilt sådana som inkluderar projekt och uppgifter. Projekt och uppgifter ska också presenteras visuellt och korrekt. De visuella elementen i dina bilder bör vara korta, tydliga och visuellt relaterbara.
Men att skapa PowerPoint-bilder med dessa variabler kommer inte att vara praktiskt.
Och det är därför vi rekommenderar att du använder WP Project Manager som kan användas av chefer, direktörer, entreprenörer och även forskare.
Det är ett WordPress-baserat projektledningsverktyg för att organisera, övervaka och kontrollera projekt. Du kan skapa Gantt-diagram genom att helt enkelt skapa uppgifter och presentera dem visuellt för din resultatorienterade publik.
Kanban-tavlor, kalender, tidsspårare och en lättanvänd instrumentpanel är också en annan uppsättning moduler som WP Project Manager har för presentationer och dagliga aktiviteter.
Du kan använda WP Project Manager för att skapa fakturor, organisera anställda, tilldela uppgifter, hantera team och till och med hålla diskussioner.
Om din presentation har att göra med ditt projekt räcker det att bara använda WP-projektledaren.
Kolla in WP Project Manager för att förenkla din projektledning.
Håll presentationen kort och rakt på sak
När du presenterar, notera tiden. Människor tappar snabbt intresset om din presentation är för lång, särskilt om den får din publik att gäpa högt. Detta är en mycket viktig presentationsförmåga för projektledare.
Utnyttja dina färdigheter i stresshantering
Ibland kan din publik vara verbalt aggressiv eller skeptisk, särskilt i en frågestund.
Du kommer att vara ensam om att hantera detta.
För att ta itu med en sådan här situation är det bättre att vara lugn, samlad och lyssna på motparten.
Ju mer komplett ämnet är, desto bättre kan du betona din synpunkt, men på ett respektabelt sätt.
Vilket tar oss till vår nästa viktigaste kompetensutredning.
Forskning djupgående i ämnet
Undersök så mycket du kan om ämnet du kommer att presentera.
Hur mycket information ska du överföra? Hur förklarar man ett komplext ämne för en publik? Finns det olika synpunkter på ditt ämne?
Undersök ämnen som är relevanta för dina mål. På så sätt kommer din forskning inte att ta en evighet att avsluta.
Att försöka bevisa din poäng beror på hur väl du har studerat ämnet för din presentation. Det är också grunden för visualiseringen av din data. Hur mycket information som behöver finnas på din bild kommer att förstås först efter att du har förstått ditt ämne, samt din tid och publiktyp.
Engagera publiken aktivt
Du kommer inte bara att leverera och presentera, utan du kommer att interagera med din publik för att svara på frågor. Du kanske till och med måste interagera INNAN din presentation börjar. Detta är användbart eftersom det ger dig en ledtråd till din publiks idéer, deras tänkesätt, deras åsikter, deras uppfattning, etc.
Förbered och utforma presentationen
Det är inte nödvändigt att implementera alla de färdigheter som nämns. Vissa färdigheter kan utelämnas. Att till exempel lära känna sin publik kan ibland utelämnas, även om det är tillrådligt. Egentligen beror det till stor del på ditt ämne, publik, plats, tid och andra.
Det finns bra bloggar på WeDevs.com om hur man förbereder sig för en presentation. I den här bloggen fokuserar vi endast på de färdigheter en projektledare behöver för en lyckad presentation.
Som projektledare kommer du inte alltid att underhålla din publik. Oftare än inte måste du visa bevis på ditt projekts framsteg med hjälp av Gantt-diagram, Kanban-tavlor, fakturor och mer.
Så glöm inte att rådfråga din WP-projektledare innan du gör dig redo för den stora dagen. Ge en visuell presentation med autentiska data
Författarbiografi: Det här inlägget är skrivet av Arshadina. Hon arbetar på @weDevs som teknisk skribent och videoredigerare. Arshadina älskar att blogga och skapa videor inom teknik och WordPress.
