Det är ofta mycket enklare att förmedla information med ett väl utformat diagram än att kommunicera genom en stor blurb av text. Som det gamla ordspråket säger, “en bild säger mer än tusen ord.”
Det är där Microsoft Visio kommer in i bilden. Som en del av Microsoft 365-sviten hjälper denna applikation proffs att förmedla information genom professionellt utformade diagram.
Vad är Microsoft Visio?
Microsoft Visio är applikationen för diagram och vektorgrafik i Microsoft Office-familjen. Om du behöver göra diagram som beslutsträd, flödesscheman, organisationsdiagram, etc., är detta Microsofts verktyg för att göra det. Visio är mindre populärt än andra Microsoft-applikationer som Word eller Excel, men det är fortfarande ett värdefullt verktyg att förstå och använda i vardagen.
Även om det finns en Visio-app för skrivbordet, kommer detta fuskblad att gå igenom grunderna för att använda det. Visio i Microsoft 365 — webbversionen som ingår i Microsoft 365/Office 365 företags- och företagsabonnemang — eftersom de flesta affärsmän som använder Office har tillgång till denna version. Alla funktioner i webbversionen av Visio kan också hittas i skrivbordsapplikationen, men inte tvärtom.
Hur man hittar Microsoft Visio i Microsoft 365
För att börja den här handledningen måste vi hitta och öppna Microsoft Visio. För de flesta kommer Visio inte att vara en standardapp på din Microsoft 365-hemsida (tidigare känd som Office-hemsidan). För att söka efter Visio, bläddra i din Microsoft 365 hemsidaLogga in om du inte redan har gjort det och skriv syn i sökfältet högst upp på skärmen.
Klicka på resultatlistan för att starta webbapplikationen i din webbläsare. Du kommer att tas till en sida där du kan se några vanliga mallar för att skapa diagram. Detta inkluderar flödesscheman, grundläggande diagram, organisationsscheman och infografiska tidslinjer. Det finns också en ikon märkt “Alla mallar” – här kan du granska hela listan över tillgängliga mallar i Visio för att hjälpa dig hitta den exakta mallen som är rätt för din situation.
Att använda mallar är det enklaste sättet att börja skapa diagram i Visio. Jag går igenom två av de vanligaste användningsfallen för Microsoft Visio: att skapa flödesscheman och organisationsdiagram. Om Visio inte har en mall som passar dina affärsbehov är det snabbt och enkelt att skapa anpassade diagram med Visios dra-och-släpp-funktioner; Jag ska visa dig den processen också.
Hur man skapar ett flödesschema i Microsoft Visio
Ett flödesschema är en typ av diagram som representerar ett arbetsflöde eller en process. Det är bra för att visa steg-för-steg-processen för att slutföra en uppgift samtidigt som den ger dig flexibiliteten att visa olika beslut som måste fattas och skildra om-då-scenarier. Microsoft Visio gör det extremt enkelt att skapa den här typen av diagram.
I det här exemplet skapar vi ett enkelt flödesschema för att visa vad som kommer att hända under ett teammöte för att diskutera en ny idé för en företagsapplikation. Teamet kommer att diskutera idén, bestämma om de gillar den och sedan vidta åtgärder baserat på det beslutet innan mötet avslutas.
Börja med att klicka på ikonen för Visios startsida. Du kommer att tas till det huvudsakliga Visio-gränssnittet, som liknar Microsoft Word och andra Microsoft 365-appar.
Det första steget till ett flödesschema är att skapa en startpunkt. Klicka och håll ned den ovala ikonen i den vänstra panelen och dra den till det tomma arbetsytan till höger. Det ovala föremålet visas med åtta “handtagspunkter” på hörnen och sidorna. För att ändra storlek på ovalen, klicka och dra något av dessa handtag; För att flytta ovalen på duken, klicka i mitten av ovalen och dra den.
För att lägga till text till en bild, klicka i mitten av den så kommer du in i textredigeringsläge; Skriv bara texten du vill ska visas där. I vårt exempel kommer vi att kalla den initiala ovala formen “Team Meeting Begins”. Du kan justera teckensnitt och textstorlek med verktygen på menyfliksfältet högst upp på skärmen.
Därefter måste du lägga till dina processer: varje steg som kommer att tas för att slutföra uppgiften som inte kräver ett beslut. Dessa representeras av rektanglar.
Klicka på ikonen och dra den till duken under ovalen vi lade till tidigare. När du gör detta visas en prickad grön linje för att vägleda dig när du placerar rektangeln direkt under ovalen. Ändra storlek på rektangeln efter behov och döp den sedan till “Team diskuterar idé.”
För att koppla ihop elementen, håll helt enkelt muspekaren över den nedre kanten av startbilden, klicka och dra sedan från den gröna och vita knappen på startbilden till toppen av processbilden. Detta kommer att skapa en nedåtgående pil som förbinder de två.
Om du gör ett misstag kan du ta bort alla former eller linjer på duken genom att högerklicka och välja från popup-menyn.
Därefter visar vi i vårt flödesschema att teamet måste bestämma om de gillar appidén. Detta representeras genom en diamantbild och kommer att ha tre möjliga utfall.
Klicka på ikonen i den vänstra panelen, dra den nedanför “Team diskuterar idé” och upprepa stegen som beskrivs ovan för att ändra storlek, namnge och ansluta den enligt bilden nedan.
De tre möjliga svaren på beslutet kommer att vara ”Nej”, ”Ja” och ”Det finns inte tillräckligt med information”.
För att lägga till textrutor för svar, gå till menyfliken och välj ikonen (en fyrkant med ett A i mitten). Klicka på det och markören kommer att kunna rita textrutor på duken. Skapa en textruta för varje svar och skriv sedan rätt ord eller fras i varje svar. Du kan arbeta med textrutor på samma sätt som du kan med former.
Lägg till en rektangulär processform för ditt resultat under varje textruta och namnge resultatformerna enligt nedan. Rita sammanbindande linjer från beslutsformen till varje svar och från varje svar till dess resultat. För att skapa förbindelselinjer som går tvärs över och sedan ner på duken, dra helt enkelt från startobjektet åt sidan och sedan nedåt, så kommer kopplingslinjen att visas där du drog.
Vi har nu lagt till tre möjliga utfall i vårt beslutsträd som kommer att täcka mötets möjliga utfall. Notera det tredje (längst till höger) beslutet. Ofta kan du behöva redogöra för beslut som leder till att du går tillbaka till ett tidigare steg i processen och gör om några steg. (Att låta det tredje alternativet gå tillbaka till ett tidigare steg i det här exemplet är i demonstrationssyfte; i verkligheten skulle du göra mer forskning utanför mötet och sedan diskutera idén igen vid ett senare möte.)
Nu är det bara ett steg kvar: lägg till slutet i flödesschemat (använd Start/Slut-formen igen), vilket är när mötet slutar.
Hur man skapar ett organisationsschema i Microsoft Visio
Därefter ska vi titta på hur man skapar ett enkelt organisationsschema som består av en VD, hans assistent, två chefer och deras motsvarande team. Gå tillbaka till Visios startsida och klicka på mallen.
Att skapa ett organisationsdiagram är relativt enkelt. Som vi gjorde med flödesschemat, dra och släpp de element du vill ha, i det här fallet, färgade rektanglar som motsvarar jobbrollerna, från den vänstra panelen till huvudduken och organisera dem i en hierarkisk struktur som visas nedan.
Allt som behövs efter det är att dra linjerna som visar relationerna mellan personalen. Som med flödesschemat, rita linjer som går från personal på högre nivå till personal på lägre nivå.
För att lägga till text i rutorna, klicka på varje bild och redigera sedan personalens namn och titel.
Hur man skapar ett diagram från grunden i Microsoft Visio
Om det inte finns några mallar som passar dina exakta behov måste du skapa ett diagram från grunden. Även om vi inte kan förutse alla åtgärder du kanske vill vidta för att skapa ett anpassat diagram, är dessa de grundläggande stegen för att skapa ett anpassat diagram.
För att komma igång klickar du på startsidan för Visio.
1. Välj och placera dina former.
Precis som när du använder en mall, ser du panelen Former till vänster på skärmen, med en tom duk till höger. De grundläggande byggstenarna i ditt diagram kommer att vara olika former som du använder för att representera olika element. Klicka och dra den eller de önskade formerna till duken.
Du kan flytta, ändra storlek på och lägga till text till former på duken precis som vi gjorde när vi använde en mall.
Utöver de generiska former som visas i panelen Former som standard, kan du söka efter anpassade ikoner som mer exakt beskriver den information du vill förmedla. Klicka på plustecknet till vänster på instrumentpanelen och du kan bläddra igenom flera samlingar av former och ikoner som du kan fästa på din instrumentpanel, såsom cykeldiagramformer, affärsramar och gränssnittsikoner. (Faktum är att Visio-mallar är i grunden specifika uppsättningar av dessa samlingar av former.)
Du kan också använda sökrutan högst upp på panelen Former för att söka efter specifika ikoner, som visas nedan.
2. Lägg till pilar
Därefter bör du använda pilar som kopplingar för att visa relationerna mellan formerna i ditt diagram. Dessa pilbilder hjälper människor att förstå den logiska riktningen i vilken informationen flödar. I ett organisationsschema bör du till exempel visa de personer som rapporterar till dem inom organisationen. Klicka på ikonen med två böjda pilar till vänster om panelen Former för att se Arrow Shapes-samlingen.
3. Använd ett tema
Teman kan vara användbara för att göra dina diagram mer visuellt tilltalande eller för att spegla företagets eller kundens färgscheman. För att välja ett tema, gå helt enkelt till fliken i menyfliksområdet, klicka och välj det tema du väljer.
Hur man sparar, öppnar och samarbetar i Visio-diagram
När du arbetar med ett diagram i din webbläsare sparar Visio automatiskt ditt arbete och kallar det som standard “Ritning” (eller “Ritning2”, “Ritning3” etc.). För att ändra ditt filnamn till något mer meningsfullt klickar du på ditt namn i titelfältet högst upp på skärmen och skriver ett nytt namn.
När du återvänder till Visios startsida ser du alla diagram du har skapat (och som andra har delat med dig) i en lista längst ner på sidan. Klicka på valfritt filnamn i listan för att öppna diagrammet.
Diagrammet öppnas på ett sätt som gör att du kan se och kommentera det, men inte redigera det. För att växla till redigeringsläge, välj längst upp till höger på skärmen.
Precis som Word, PowerPoint och andra Microsoft 365-appar låter Visio dig samarbeta i diagram med kollegor i realtid. Microsoft kallar detta “medförfattarskap”. För att dela ett diagram, klicka på knappen uppe till höger och välj från menyn som visas. Panelen “Skicka länk” visas. Här kan du ange namn eller e-postadresser till dina kollegor och ett valfritt meddelande. Klicka på pennikonen till höger för att välja om du vill tillåta personerna du bjuder in att redigera diagrammet eller bara se och kommentera det. När du är klar klickar du så får dina gäster ett e-postmeddelande med en länk där de kan komma åt diagrammet.
För att lägga till en kommentar till ett diagram, klicka på knappen uppe till höger och klicka sedan på panelen som visas. För att kommentera ett specifikt element i diagrammet, klicka på dess form och klicka sedan på knappen i kommentarspanelen. Skriv din kommentar i kommentarsfältet (du kan @nämna någon för att få deras uppmärksamhet) och klicka sedan på knappen (en pappersflygplansikon). Andra kan läsa och svara på dina kommentarer och/eller lägga till sina egna kommentarer.
