Känner du att du bearbetar flera uppgifter och projekt i ditt huvud men inte faktiskt slutför dem? När du tänker mycket på uppgifter, projekt och mål, blir det utmanande för ditt sinne att fokusera på produktivitet.
Genom systematisk uppgiftshantering hjälper Getting Things Done (GTD) dig att minska psykisk stress. Lär dig mer om GTD-metoden, processer och hur du organiserar för att utföra uppgifter effektivt.
Vad är Getting Things Done (GTD)-metoden?
De fem stegen, nämligen fånga, förtydliga, organisera, granska och engagera, konstruerar GTD-systemet som gör proffs eller frilansare mer produktiva på jobbet eller hemma.
Du måste investera några produktiva timmar i att ställa in GTD-metoden och dess verktyg. Men en så liten investering av energi och tid kommer att löna sig för resten av ditt liv om du ständigt utövar det.
När du implementerar GTD-systemet för varje professionell eller personlig uppgift kommer du att börja se följande fördelar:
- Du kommer att spara mer tid och kommer att kunna uppnå den rätta balansen mellan privatliv och yrkesliv. Du blir mer effektiv och produktiv genom uppgiftshantering. Därmed kommer du att bli det i slutändan free från psykisk stress. Du kan undvika att skada projektet genom att fokusera på mer betydande uppgifter. Du blir mer kreativ eftersom ditt sinne inte behöver bearbeta onödig data.
När bör du använda GTD-metoden
Du kan praktiskt taget tillämpa GTD-systemet för att utföra alla professionella eller personliga uppgifter. Frilansare och proffs som tar hand om många uppgifter bör öva på GTD för att förbli produktiva. De verkliga scenarierna som bäst passar GTD-systemet är:
- Du är rädd att du kan glömma de små men avgörande uppgifterna i ett projekt. Du är inte säker på att hålla reda på allt. Du utför flera roller i ditt professionella och privata liv. Du kommer ofta på att du initierar olika projekt men inte kan slutföra dem i tid. Du har aldrig provat Getting Things Done-metoden för att hantera uppgifter.
Hur GTD-metoden fungerar
Steg ett: Fånga
David Allen, utvecklaren av GTD-metoden, betonar att fånga uppgifter och idéer i skrift eller lagring digitalt för att hålla sinnet stressad-free.
Därför måste du omedelbart lagra händelser, idéer, möten, att göra, uppgifter, deluppgifter, projektreferenser etc. i din inkorg. Den här inkorgen kan vara ett pappersbaserat arkiveringssystem eller appar som Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, etc.
En inkorg är en visuell representation av de element som du behöver ta hand om regelbundet på jobbet eller hemma. Det är det första steget mot GTD-baserat arbetsflöde för personlig tidshantering. Det här steget kräver mycket energi och tid eftersom du behöver gå igenom omfattande tankeprocesser för att fånga alla att göra och idéer på ett ställe.
Du kan effektivt fånga alla uppgifter i din GTD-inkorg genom att använda GTD-baserade tidshanteringsappar som Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, etc.
Steg två: Förtydliga
När du har fyllt i idéer och uppgifter i GTD-inkorgen måste du konvertera dessa röriga element till handlingsbara steg. Följ nedanstående checklista för alla objekt i din inkorg:
- Slutför uppgiften direkt om det tar mindre än två minuter. Om projektet tillåter, leta efter möjligheter till uppgiftsdelegering. Lägg referensobjekt som dokument, filer, kontaktinformation etc. i kommentarsektionen för en specifik uppgift. Om du behöver slutföra en uppgift i framtiden, tilldela ett förfallodatum. Ta bort alla element som är irrelevanta i ett personligt eller professionellt sammanhang.
Steg tre: Organisera
För att organisera dina uppgifter måste du lista dem i den tillfälliga att göra-listan för vidare bearbetning baserat på följande punkter:
- Kalender: Du måste ange möten i din kalender. Du kan börja använda kalenderappar, eftersom dessa är effektivare än pappersbaserade kalendrar. Nästa åtgärder: De uppgifter som inte är lämpliga för något projekt bör finnas i listan Nästa åtgärder. Du kan ha olika kontextspecifika listor som sysslor, personliga, jobb, telefonsamtal, etc. Projekt: Du behöver organisera projekt i en separat lista utifrån sammanhangen. Tilldela specifika deadlines för varje uppgift i ett projekt och granska projektlistan dagligen. Väntar på: Om du delegerar vissa projektuppgifter till andra, bör du ha en påminnelselista för dessa uppgifter.
Att göra-listor och anteckningsappar som TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, etc., hjälper dig att organisera och visa dina att-göra-listor.
Steg fyra: Engagera dig
Du härleder systematiskt vad du ska göra härnäst i Engage-steget genom att använda följande fyra kriterier:
- Sammanhang: Du kommer att ha olika uppgifter relaterade till arbete, liv och fritidsintressen. Dessa är kända som sammanhang. Du måste skapa separata att göra-listor för vart och ett av dessa sammanhang. Tillgänglig tid: Om du har cirka 15 minuter på dig när du kör till din destination, kan du antagligen stanna vid en livsmedelsbutik för att köpa varor som du har listat på din inköpslista. Tillgänglig energi: Schemalägg komplexa uppgifter för den tid då du är mer energisk. Lämna de enkla uppgifterna för timmar med låg energinivå. Prioritet: Du kan också identifiera vad du ska göra härnäst beroende på prioriteringen av uppgifterna i en att göra-lista.
Verktyg för uppgiftshantering som följer GTD-metoden låter dig lägga till anpassade uppgiftsvyer med filter. Dessa filter kan vara prioriterade, förfallodatum, mottagare, nyckelord, skapelsedatum etc. Sådana appar automatiserar också GTD-metoden genom vyer som idag, kommande, visa nästa, sammanhang via en etikett, etc.
Steg fem: Granska
Genom att granska GTD-element som kalenderposter och att göra-listor håller ditt GTD-system uppdaterat. I GTD-metoden kan du träna veckovisa recensioner för bästa resultat. Granskningssteget gör att du kan förfina dina arbetsflöden för tidshantering och identifiera nästa steg.
Verktyg för uppgiftshantering som du kanske använder för att få saker gjorda automatiserar granskningssteget. Appar som Infinity, Trello, Asana, Todoist, etc., kommer med inbyggda GTD-granskningsmallar. Dessa mallar ger alla kontrollpunkter som du behöver gå igenom för en framgångsrik veckovis granskning av ditt GTD-arbetsflöde för alla projekt eller uppgifter.
Apparna låter dig också anpassa dessa recensionsmallar för att passa dina projektbehov. Du kan till exempel skapa en granskning varannan månad i stället för en granskning varje vecka. Du kan skapa uppgiftskommentarer eller deluppgifter för att bestämma dina veckoreflektioner och fokus för nästa vecka.
Bli mer produktiv med Getting Things Done-systemet
GTD-metoden delar upp hela uppgiftshanteringsprocessen i fem enkla steg: Fånga, förtydliga, organisera, granska och engagera. GTD-systemet och verktyg för att få saker gjorda hjälper dig att utnyttja hjärnkapaciteten mer när uppgiften är klar än improduktiva tankar.
För optimal produktivitet, vet hur du väljer den bästa appen för uppgiftshantering samtidigt som du regelbundet använder GTD-metoden.
Om författaren
Tamal Das (294 artiklar publicerade)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
