Det finns en långvarig idé om att kreativitet på något sätt är förankrat i kaos: att struktur och organisation på något sätt är stora idéers fiende.
Om det inte var dags att omvärdera den idén, så är den tiden definitivt nu.
När allt kommer omkring, 2020, togs kreativa team runt om i världen bort (ofta utan förvarning) från sina kontor och spreds över hemmakontor och köksbord.
De flesta av oss går från en värld av kommunikation ansikte mot ansikte när som helst till en värld av videosamtal, e-post och chattappar.
Och detta har bara förstärkt en idé som många redan trodde var sann: att fantastiska kreativa team behöver inte bara bra idéer, utan också fantastiska processer, kommunikation och projektledning för att bli framgångsrika.
Mitt i allt det kaoset har teamet precis släppt rapporten State of Project Management, utformad för att avslöja hur kreativa team hanterar sina projekt när vi går in i 2021.
Undersökningen syftade till att utvärdera vad teamen gör bra och vad de tror kan förbättras. Den undersökte vilka verktyg och system de använder och hur deras processer påverkar deras effektivitet och produktivitet.
Forskning föreslår:
- Människor tror nästan enhälligt att det finns utrymme för förbättringar i sättet att hantera projekt.
- De flesta människor kämpar för att få insyn i vad andra medlemmar i deras team arbetar med, och många har en svag syn på kommunikation inom sin verksamhet, trots att de inser dess avgörande betydelse för uppdraget.
- Ett oroväckande stort antal människor erkänner öppet deadlines missas regelbundet – och till och med glömma väntande uppgifter.
- E-post dominerar överväldigande som ett kommunikationsverktyg, både mellan team och med kunder, även om detta inte faller alla i smaken.
Om undersökningen
Project.co’s State of Project Management är en omfattande rapport utformad för att utvärdera hur kreativa team hanterar sina projekt och kommunikation.
Den ställer en rad frågor för att bedöma hur projektledningslandskapet ser ut. Detta är den första rapporten, men den kommer att publiceras årligen och kommer att spåra förändringar i branschen över tid.
Resultaten av denna rapport samlades in genom en undersökning av 437 unika respondenter, från en mängd olika branscher, nischer och länder, i december 2020.
De viktigaste resultaten
Kraften i uppgiftstydlighet
Det visar sig att att ha en tydlig lista över uppgifter att arbeta igenom metodiskt är en viktig drivkraft för välbefinnande.
95 % av människorna Du känner att det är bra för din mentala hälsa att ha en lista med uppgifter att göra varje dag 96 % av människorna känner att det gör dem mer effektiva och produktiva.
Av de som inte skapar en daglig att göra-lista, 90 % De säger att de hoppar över eller glömmer uppgifter “ibland” eller “regelbundet”.
Ett problem med synlighet mellan team
En gammal metafor för koordination är att vänsterhanden behöver veta vad högerhanden gör.
I affärsmässiga termer betyder detta att det är viktigt för människor att veta vad andra medlemmar i deras team arbetar med, undvika omarbetning, dubbelarbete och underlätta inmatningen av kreativa lösningar och olika perspektiv från olika team.
Detta bekräftas av det faktum att 94 % av människor känner att en bra bild av vad deras lagkamrater arbetar med förbättrar produktiviteten och effektiviteten i ett företag.
Men här är där det blir intressant: mindre än hälften (42 %) av människor säger att de tycker att det är lätt att förstå vad andra medlemmar i deras team arbetar med vid varje given tidpunkt.
Naturligtvis är detta ett enormt missat tillfälle med tanke på den nuvarande situationen, där större förståelse och samarbete mellan team tydligt kan bidra till att främja en stor känsla av medarbetarengagemang och mildra många av de utmaningar som uppstår från distansarbete. .
Kommunikation med kunder
När det kommer till att kommunicera med kunder, e-post regler. 67 % av människor säger att de främst kommunicerar med kunder via e-post, vilket överskuggar telefonsamtal (8 %) programvara för projektledning (9 %), onlinemöten (8 %) och möten ansikte mot ansikte (5 %).
Men det fungerar inte nödvändigtvis för alla. Mindre än hälften av människor säger att e-post är deras föredragna sätt att hantera företag som kunder, med 25 % säger att de föredrar att använda programvara för projektledning.
E-post är inte idealiskt på grund av dess isolerade och frånkopplade natur; Detta leder ofta till förlorade/felplacerade tillgångar, inkonsekvent informationsdelning och en frustrerande kundupplevelse.
Plats för förbättring
Det som är tydligt genom hela datan är i vilken utsträckning människor känner att saker och ting kan och bör förbättras.
92 % av människor säger att de tror att samarbetet med sina lagkamrater kan förbättras.
Och detta sipprar ner till dagliga leveranser: bara sexton% av människor säger att de “alltid” håller sina deadlines.
Detta avslöjar det faktum att även om organisation, kommunikation, effektivitet och tillförlitlighet är av största vikt i den kreativa branschen, förblir sena leveranser, dålig kommunikation och dålig organisation en viktig faktor och utan tvekan hindrar otaliga företag från att nå sina gränser. full potential.
Övervakning av projekttid och lönsamhet
För många kreativa team är tid pengar, och det är ofta bokstavligen fallet, eftersom fakturering sker per timme för många byråer.
Därför är den faktiska och totala tiden som spenderas på projekt helt klart mycket viktig, eller åtminstone borde den vara det.
Överraskande nog upptäcktes det i undersökningen att 15 % av företagen faktiskt fakturerar kunder efter tid som spenderas på projekt den spårar faktiskt inte den tiden alls.
När företag ÄR spårar tid som spenderas på projekt, tror bara 13% att det spåras “extremt exakt” och 35% säger att det inte spåras särskilt exakt.
Och uppgifterna, även när de samlas in, underutnyttjas: 60 % Av de personer som ÄR spårar tid som spenderas på projekt säger att de inte använder dessa uppgifter i efterhand för att identifiera effektivitet i sina projekt.
För att sammanfatta
När man utvärderar dessa uppgifter verkar det som att det i huvudsak finns goda och dåliga nyheter.
Den dåliga nyheten är att data visar en kreativ bransch som upplever en rejäl klämning kring grundläggande frågor om organisation, uppgifts- och tidshantering, kommunikation och operativ effektivitet. Det råder ingen tvekan om att dessa “grunder” undergräver fantastiskt kreativt arbete i en mängd olika branscher och nischer, och blankningsföretag.
Men den goda nyheten är att folk verkligen verkar “förstå” att det här är problem. Problemen är tydligt på radarn, efter att ha identifierats, och det verkar finnas ett bevisbart engagemang för att lösa dem.
På många sätt finns det ingen bättre tidpunkt att inventera detta. Om nödvändighet är uppfinningarnas moder kan det mycket väl vara så att aktuella världshändelser är drivkraften bakom en ny era av investeringar i system, processer och teknik som gör att kreativa projekt fungerar bättre för de inblandade teamen och därför naturligtvis klientel.
Genom att investera i mjukvara som ger team större insyn i arbetet, gör att de kan skapa sina egna uppgiftslistor, kommunicera centralt på ett ställe och spåra projekttid och lönsamhet, kan företag äntligen ta kontroll över hur deras projekt fungerar korrekt.
I sin tur kommer de att kunna erbjuda en hälsosammare, effektivare upplevelse för sina anställda, samtidigt som de utan ansträngning levererar en kundserviceupplevelse som matchar kvaliteten på deras kreativa arbete.
Du kan se hela rapporten, med många fler datapunkter, och få en nedladdningsbar version genom att besöka Project.cos projektledningsstatussida.
