Gmail är ett bra verktyg, men det misslyckas när det gäller att erbjuda intuitiva sätt att sortera din inkorg. Lyckligtvis finns det enkla lösningar som ger dig mer kontroll över att hitta meddelanden. Låt oss titta på hur du organiserar och sorterar Gmail.
1. Sortera Gmail efter avsändare
Det finns inget sätt att sortera Gmail efter avsändare med ett klick, men det finns flera knep som hjälper dig att se alla e-postmeddelanden du får från en person.
Det snabbaste är mest användbart när du har fått ett e-postmeddelande från den personen nyligen, även om du kan använda det när du är i din inkorg.
Gå till din inkorg, leta reda på alla e-postmeddelanden från avsändaren du vill välja och högerklicka sedan på e-postmeddelandet utan att öppna det. Välj från menyn som dyker upp Hitta e-postmeddelanden från.
Nästan omedelbart kommer du att se en lista över alla e-postmeddelanden du någonsin har fått från den avsändaren, även gamla som du har arkiverat för länge sedan. Du kommer också att se den fullständiga kontaktinformationen för den avsändaren, vilket gör det enkelt att skicka ett meddelande till dem eller starta ett videosamtal.
Ser du inte den önskade avsändaren direkt synlig i din inkorg? Inga problem. Skriv först in personens namn eller e-postadress i sökrutan i Gmail. Sedan är det bara att högerklicka på något av meddelandena som den hittar och välja Hitta e-postmeddelanden från ännu en gång.
2. Sortera e-postmeddelanden från valfri avsändare
Du kan sortera din Gmail-inkorg efter valfri avsändare utan att ens veta personens namn. Gå tillbaka till Googles sökfält och lägg märke till filterikonen på höger sida. Det här är Visa sökalternativ knapp.
Klicka på alternativet så ser du en ruta som erbjuder olika sätt att hitta meddelanden.
Du kan ange parametrar för att hitta e-postmeddelanden som innehåller eller inte innehåller vissa ord. Det här alternativet hittar dem i hela e-postmeddelanden, inte bara i ämnena, och är användbart när du bara kan komma ihåg vad en konversation handlade om. Du kan också filtrera resultaten så att de bara inkluderar meddelanden med bilagor.
Lek med sökrutans funktioner och bekanta dig med dem. Använd Datum inom möjlighet att begränsa dina sökningar till en viss tidsram, till exempel. När du har hittat avsändaren du letar efter använder du Hitta e-postmeddelanden från alternativ som vi tittade på i avsnittet ovan för att skapa en fullständig meddelandelista.
Om du föredrar att inte använda sökalternativen finns det en annan metod att prova.
Precis som Google känner Gmail igen avancerade sökoperatorer. Typ till:bob i huvudsökfältet för att hitta alla e-postmeddelanden du skickade till personer som heter Bob.
3. Sortera din Gmail-inkorg efter ämne
Ibland behöver du sortera din Gmail efter ämne istället. Du kanske behöver hitta alla e-postmeddelanden som folk har skickat till dig om en kommande familjeåterförening.
Gå tillbaka till Googles sökfält och ta fram de ytterligare sökalternativen. En av rutorna tillåter sökning efter ämne. Som du kommer ihåg från de tidigare tipsen är det också möjligt att söka i meddelanden efter vissa ord. Skriv några relevanta ord – träff, sammankomst, evenemang och så vidare – i Inkluderar orden ruta, avgränsad med kommatecken.
Slutligen, rikta din uppmärksamhet mot Sök alternativ längst ner i rutan. Som standard är den inställd på att söka igenom alla dina e-postmeddelanden. Om detta är för brett, ändra det till att endast söka efter meddelanden som filtrerats till en specifik inkorg eller tilldelat en viss etikett.
Vad händer om någon säger till dig att de har skickat ett meddelande, men du inte ser det i inkorgen? Du kan också söka efter skräppost och papperskorgen så här. Om e-postmeddelandet misstolkades som skräppost eller om du raderade det av misstag, går det inte förlorat om det fortfarande ligger i papperskorgen.
Kom bara ihåg att Gmail automatiskt tar bort alla meddelanden i papperskorgen efter 30 dagar.
4. Leta efter meddelanden med specifika etiketter
I det sista avsnittet tog vi kort upp etiketter. Om du inte är bekant med etiketter i Gmail, se dem som en form av virtuell mapp. Att tilldela en etikett (eller flera etiketter) till ett e-postmeddelande motsvarar att flytta det till en specifik mapp, och du kan använda etiketter för att sortera din inkorg.
Applicera etiketter på e-postmeddelanden
Välj först ett meddelande i inkorgen. När den öppnas ser du en rad med ikoner ovanför den. Välj den med den taggliknande bilden. Det är Gmails etikettknapp. Klicka på den för att visa en lista över alla tidigare gjorda etiketter. Välja Skapa ny att göra en ny.
Du kan också märka flera meddelanden samtidigt genom att markera deras respektive kryssrutor (detta är bra när du vill radera meddelanden samtidigt).
Gör det precis innan du klickar på etikettknappen överst i Gmails gränssnitt. Du kan också etikettera ett meddelande efter att ha klickat på det istället för från huvudinkorgen.
Sortera e-postmeddelanden efter etiketter
Nu när vi har gått igenom etiketter, låt oss använda den kunskapen för att sortera din e-post, tack vare etiketter.
Det är väldigt lätt att göra; klicka bara på etiketttaggen i sidofältet i din inkorg. Du kommer omedelbart att se en lista över alla e-postmeddelanden taggade med samma etikett.
5. Applicera automatiskt etiketter på skickade meddelanden
Som du har sett här är det en snabb och enkel process att applicera en etikett. Det är dock en sak till att komma ihåg samtidigt som du håller koll på din inkorg. Om du är en ständigt upptagen person, kanske du föredrar att inte ta det steget.
Du kan använda etiketter när du skapar filter för att sortera och organisera din inkorg. Ännu bättre, a free app, med tillgängliga premiumplaner, kallad Gmelius sätter automatiskt etiketter på skickade meddelanden.
När du har laddat ner appen öppnar du dess instrumentpanel och hittar fliken Produktivitet. Leta sedan efter Skicka och lägg till etiketter alternativ. Använd det alternativet och ladda om din inkorg. Kolla sedan in etikettikonen bredvid appens skicka-knapp. Det ser ut som ett litet band och indikerar att du har aktiverat automatisk märkning.
För att se hur Gmelius fungerar, skicka ett meddelande via Gmelius. Om du klickar på skicka-knappen för ett e-postmeddelande visas en etikettruta. Bläddra igenom listan för att välja en eller använd den praktiska sökrutan. Klicka sedan på Märk och skicka alternativet längst ner.
Om det slutar med att du ger Gmelius ett försök, har den flera sätt att anpassa din inkorg. De handlar inte om att sortera meddelanden utan innehåller andra användbara möjligheter. Eftersom du vet hur du sorterar din inkorg, varför inte göra ännu mer med denna funktionsrika app?
Ladda ner: Gmelius | Krom | Android | iOS (Begränsad freemed årliga planer som börjar på $9/månad)
Vad är ditt föredragna sätt att sortera din Gmail-inkorg?
Det är inte så lätt som du kan förvänta dig att sortera e-postmeddelanden i Gmail. Tjänstens automatiserade sorteringsverktyg vill göra det åt dig, och det räcker inte alltid om du vill vara mer praktisk. Lyckligtvis är det lätt att lära sig hur du organiserar din Gmail efter avsändare, etikett eller ämne.
Det hjälper också att använda webbläsarverktygen för Gmail för en förbättrad upplevelse och för att hålla din inkorg renare och göra dig mer produktiv.
Om författaren
Andy Betts (217 publicerade artiklar)
Andy är frilansskribent och juniorredaktör för Android på MUO. Han har skrivit om konsumentteknologi sedan början av 2000-talet för ett brett utbud av publikationer och har en passion för allt som rör mobilt.
Mer från Andy Betts
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
