Även om många organisationer redan var i färd med att planera eller implementera digitala transformationsstrategier när COVID-19 slog till, fick pandemin dessa företag att påskynda sina ansträngningar. Eftersom arbete hemifrån blev regeln, inte undantaget, skyndade företag sig att implementera samarbetsverktyg så att anställda kunde arbeta tillsammans och förbli produktiva från olika platser.
Nu, med återgången till kontoret och hybridarbetet ökar, måste företag överväga hur samarbetet kommer att se ut i den “post-pandemi” världen.
På hybridarbetsplatsen försöker organisationer hitta den rätta balansen mellan att ge fjärranställda den flexibilitet de behöver för att vara produktiva och att säkerställa att tekniken även möter behoven hos anställda på kontoret, säger Megha Kumar, vice VD för forskning, mjukvara och moln. tjänster på IDC. “Så när det kommer till samarbetsverktyg inser organisationer att de måste implementera policyer när det gäller hur anställda kommer att engagera sig effektivt med varandra”, sa han.
Företag måste se till att oavsett var anställda befinner sig eller vilka enheter de använder så har de tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt, sa Kumar. Och leverantörer av samarbetsverktyg försöker utöka och förbättra kapaciteten hos sina produkter för att möta behoven hos dessa organisationer. Dessa leverantörer måste se till att deras kunders anställda kan ha samma upplevelser med sina samarbetsverktyg på vilken enhet som helst, sa han.
Hybridarbete + samarbete = spänning
Det finns en spänning kring samarbete när det kommer till hybridarbete, säger Adam Preset, vice vd för medarbetarupplevelseteknologier på Gartner. Vad organisationer har lärt sig är att teknik som fungerar när människor är helt avlägsna måste modifieras eller ändras när vissa arbetare är på kontoret och andra arbetar utanför kontoret.
Hybridmöten är ett bra exempel. Videokonferensplattformar som Zoom, WebEx och Microsoft Teams fungerar bra om alla är på avstånd och alla visas i samma storlek rektangel på en skärm; Detta ställer alla på lika villkor. Företag har utvecklat bästa praxis och etikett för att säkerställa att alla kan delta, som att uppmuntra människor att lägga in nya idéer genom chattfunktionen, sa Preset.
Men när det helt distansmötet blir ett hybridmöte, återgår organisationer till pre-pandemisk dynamik, förutom nu är bara ett fåtal arbetare i mötesrummet, medan många fler arbetar på distans, sa han.
“Värden som kanske driver mötet på kontoret behöver teknik som gör att de kan se alla som är avlägset så nära verklig storlek som möjligt. [possible]”Förinställning sa. Värden för ett kontorsmöte måste också kunna se innehållet och personer som deltar, höra alla och titta på de andra digitala signalerna som fjärrpersoner sänder, sa han.
“Det kan betyda att om de räcker upp handen, använder de verktyget för att räcka upp handen?” Förinställd sa. “Om någon skriver något i chatten, finns det något sätt för mötesvärden i rummet att se det på storbildsskärmen eller få ett litet meddelande om att en konversation pågår under ett möte? Etc.”
Nya funktioner i programvara för videokonferenser kan hjälpa till att göra mötesupplevelsen mer rättvis för alla. Zoom Smart GalleryTill exempel använder den artificiell intelligens för att skapa en individuell feed för varje deltagare i mötesrummet så att fjärrdeltagare kan se deras rörelser och ansiktsuttryck tydligare.
Och aktuell hårdvara för mötesrum, som t.ex Logitech MeetUp-kameraerbjuder hybridfunktioner som möjligheten att automatiskt hitta och rama in varje deltagare i rummet, ljudnivåjusteringar för högre och tystare röster och andra förbättringar för att skapa en bättre upplevelse för fjärrdeltagare.
Den här typen av modifieringar av mötesteknik är nödvändiga för att hybridarbete ska bli framgångsrikt på lång sikt.
Nya verktyg för nya tider
Organisationer behöver också implementera teknik som möjliggör samarbete med “skrivbordslösa” eller “frontline”-arbetare, som fälttekniker, lastbilschaufförer, lagerarbetare, detaljhandelsanställda och medicinsk personal så att de känner sig anslutna, sa Josh. Bersin, grundare och VD för The Josh Bersin Company, ett konsultföretag för mänskliga resurser.
Skrivbordslösa medarbetare har ofta inte tillgång till företagets intranät, liksom konferenssamtal och utbildningssessioner som hjälper teammedlemmar att hålla kontakten. Dessa arbetare kanske inte har tid att delta i ett möte eller kanske inte kan avbryta sitt arbete för att hitta stationära datorer som kör den senaste samarbetsprogramvaran. Istället använder de ofta sina egna mobila enheter och appar, som inte är särskilt säkra, för att hålla kontakten.
Följaktligen bör företag fokusera på att förbättra förmågan för skrivbordslösa anställda att samarbeta med sina medarbetare, oavsett var de befinner sig. Ett sätt som företag kan göra det är genom att implementera skrivbordslösa applikationer, sa Bersin.
“Ditt företag kanske inte vill att din personliga telefon ska vara ditt utbildningssystem eftersom det inte är särskilt säkert,” sa Bersin. “Men det är [secure] appar nu, som jobb sylt, som är designade för end-to-end-kommunikation med personer som inte har datorer. Och storsäljarna försöker komma på hur man bygger [out those applications] också.” Microsoft har till exempel lagt till ett antal funktioner riktade till frontlinjearbetare till sin Teams mobilapp under de senaste åren.
För att öka engagemanget bland alla typer av anställda, lanserade säljaren också nyligen en ny social arbetsplats-app på sin Microsoft Viva-plattform för anställdas upplevelse som heter Live Delta, ett slags socialt nätverk för företaget, sa Bersin. Appen finns tillgänglig som ett tillägg för Microsoft Teams, som företaget positionerar som ett samarbets- och kommunikationsnav.
Viva Engage, som bygger på Yammer, Microsofts tidigare verktyg för sociala nätverk, gör det möjligt för anställda i en organisation att få kontakt med varandra och med företagsledare “för att hitta svar på frågor, dela sin unika historia och hitta en tillhörighet i arbetet”, enligt Microsoft . Viva Engages mål är att hjälpa anställda att känna sig mer inkluderade på hybridarbetsplatsen.
Andra verktyg som dyker upp för att öka gemenskapen bland arbetare på olika platser inkluderar virtuella appar för vattenkylare, onlineutbildningsplattformar och asynkrona videomeddelandeverktyg. Och flera ledande teknikleverantörer, inklusive Cisco, Meta och Microsoft, utforskar användningen av virtuella miljöer för möten och andra evenemang.
“Jag har precis pratat med Microsofts produktteam och deras planer är imponerande,” sa Bersin. “Microsoft Mesh for Teams, som kommer ut mitten av nästa år, låter dig ersätta din videonärvaro med en avatar, skapa virtuella rum och implementera 3D-utrymmen i Teams. Föreställ dig en mässa, utbildningskonferens eller 3D-introduktionsupplevelse, allt drivs av Teams. “Jag måste tro att det kommer att bli en tsunami av intresse för den här tekniken.”
