Att skriva ut Excel-kalkylblad är ett av de bästa sätten att dela data. Du kan också använda den här metoden för att lagra viktiga dokument på ditt kontor. Formatering av kalkylblad innan utskrift är nödvändigt för att få en bra utskrift.
Du kan formatera innehållet med hjälp av inställningarna Sidlayout och Visa menyfliksområdet. Dessa bandinställningar låter dig se hur det utskrivna arket kommer att se ut.
Du kan justera marginaler, ändra sidbrytningar, göra snabba ändringar och skriva ut valda celler med olika inställningar för att skriva ut dokument i rätt format.
Vanligt använda grundläggande utskriftsalternativ
Innan vi går vidare med att förklara mer avancerad formatering av tryckta arklayouter, låt oss först kort diskutera vanliga grundläggande utskriftsalternativ.
När du skriver ut från Arkiv-menyn kan du styra hur många kopior du vill skriva ut, välja din skrivartyp, ställa in det aktiva antalet utskriftsark, ändra orienteringen på dokumentet, justera marginalerna och skala utskriften så att den passar den faktiska sidan storlek. På höger sida kan du förhandsgranska vad du ska skriva ut.
Det finns två rutor längst ner i det högra hörnet som låter dig antingen visa eller dölja marginaler. Du kan också zooma in eller ut för att se förhandsgranskningen bättre medan du vistas i samma fönster.
Sidinställningslänken nedanför Utskriftsinställningar ger dig möjlighet att ändra marginalerna på var och en av de fyra sidorna individuellt. Du kan också lägga till sidhuvuden och sidfötter i excelarket för att ange namnet på din arbetsbok.
Förutom det är ingen annan kontroll över innehållet tillgänglig med dessa grundläggande inställningar.
Andra vyer för att förhandsgranska utskriftsark:
När du skriver ut ark från filmenyn är förhandsgranskningen inte detaljerad, särskilt stora ark med fler kolumner. Du kan ta en mer djupgående titt på utskriftsarket genom att gå in i sidlayoutvyn i menyfliksområdet Visa.
Sidlayoutvyn låter dig se hur den kommer att skriva ut sidan och om det finns flera sidor kan du se dem alla samtidigt för att jämföra data sida vid sida.
Detta är förmodligen det bästa sättet att avgöra om hela sidan kan skrivas ut på en enda sida eller inte. Excel kommer att överföra några rader till den andra sidan om det inte kan fixa för många rader i ett ark.
Dessutom kan du zooma in och ut för en tydligare bild av data som du inte får i förhandsgranskningsfönstret som visas i Arkiv-menyn.
En annan viktig fördel som du kan få i den här vyn är att göra ändringar i enskilda celler i realtid. Du har tillgång till alla kommandon och alternativ som du vanligtvis har när du arbetar med ark i den här vyn.
Därför, genom att titta på hur det kommer att skriva ut arket, kan du feta vilken text som helst, ta bort den eller ersätta den med en enda knapptryckning.
Förhandsgranskning av sidbrytning i vybandet
Den här vyn låter dig se sidbrytningarna i ditt kalkylark. Om du vill kan du justera sidbrytningar genom att helt enkelt dra och klicka med hjälp av en mus.
Standardfärgen för sidbrytningarna är blå. Kom ihåg att sidbrytningarna kan placeras var som helst mellan alla rader, oavsett hur många rader som finns tillgängliga i excel-arbetsbladet.
Men genom att justera sidbrytningen kan du ställa in allt på en sida utan att den går till den andra sidan. Således hjälper det att få utskriften av hela kalkylbladet på en enda sida.
Inställningar för flik för sidlayout:
Du kan justera marginaler, orientering och sidstorlek på samma sätt som du gör i grundläggande inställningar för förhandsgranskning på fliken sidlayout.
Men du kan också komma åt några andra alternativ bara härifrån, som utskriftsområde, bakgrunder, justering av sidbrytningar och utskrift av titlar och några andra mindre justeringar.
Välja celler för utskrift:
Excel skriver som standard bara ut de aktiva raderna i kalkylarket. Det betyder att den upptäcker de senaste aktiva cellerna i kalkylarket och skriver ut data från A1 till den sista aktiva cellen.
Således kommer excel automatiskt att skriva ut de aktiva cellerna i ett kalkylblad utan att du behöver göra ett specifikt cellval. Ibland kanske du bara vill skriva ut specifika celler och inte hela kalkylbladet. Du kan också göra detta med några enkla steg.
Låt oss säga att du vill skriva ut data från cell A1 till D7. Använd stegen nedan för att skriva ut önskat cellintervall från hela arbetsboken.
1. Välj intervall av celler från A1 till D7.
2. Gå till Print Area in Sidlayoutband.
3. Klicka på Ställ in utskriftsområdeoch Excel kommer att visa dig en förhandsgranskning med en prickad linje runt dina valda poster.
Om du skriver ut kalkylarket från Arkiv-menyn kommer förhandsgranskningen endast att visa den valda informationen.
På samma sätt kan du ställa in mer än ett utskriftsområde, och Excel låter dig skriva ut dem på separata ark.
Skriva ut flera kopior av ett enda dokument:
Sorterade och Osorterade är två olika sätt att skriva ut flera kopior av samma arbetsbok med många sidor.
Låt oss ta ett exempel på att skriva ut en arbetsbok på 30 sidor för att kort diskutera båda sätten.
- Samlade: Med det här utskriftsalternativet skriver excel ut dokument i tre uppsättningar från sidorna 1 till 30. För första gången får du en utskrift av alla 30 sidorna. Efter det skriver den ut dokumentet igen från början till slut, och sedan gör den det en tredje gång. Osorterad: I osorterad utskriftsstil kommer excel att skriva ut varje sida tre gånger innan du går vidare till nästa sida. Det betyder att den första sidan skrivs ut tre gånger innan den skrivs ut den andra sidan tre gånger. Detsamma gäller resten av sidorna i dokumentet.
Om du bara vill skriva ut ett fåtal sidor från hela arbetsboken kan du filtrera sidnumren i inställningarna för Arkiv-menyn och sedan skriva ut dem med antingen sorterad eller osorterad utskrift.
Genväg för att skriva ut Excel-ark:
Ctrl + P tar dig till utskriftsfönstret i Arkiv-menyn så att du kan skriva ut dokumentet direkt. Detta gäller även vid utskrift av selektiva poster.
Gör utskriften enklare och mer exakt:
Om du skriver ut kalkylblad nästan varje dag på kontoret, skolan eller på arbetsplatsen, kan du med flikarna Visa och Sidlayout göra sista redigeringar av data innan du skriver ut.
Korrekt formatering av data sparar tid och ansträngning genom att inte skriva ut fel format.
Om författaren
Shan Abdul (116 artiklar publicerade)
Shan Abdul är civilingenjör. Efter att ha avslutat sin examen och MS har han börjat sin karriär som frilansskribent. Han skriver om att använda olika verktyg och mjukvara för att hjälpa människor att bli mer produktiva som student eller professionell. På fritiden älskar han att titta på Youtube-videor om produktivitet.
Mer från Shan Abdul
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
