Sociala medier är som ett offentligt möte dygnet runt: nyheter sprids, kriser utspelar sig och viktiga frågor uppstår i realtid. Det är en direkt linje till dina invånare och väljare, som förväntar sig att du är aktiv och redo att delta i de frågor som är viktigast för dem.
Det är inte längre en anomali att offentliga konton blir virala. Men att hantera en statlig myndighets närvaro på sociala medier kommer med en unik uppsättning utmaningar. Komplexa plattformsstyrning och säkerhetskrav. Personal som balanserar flera ansvarsområden utöver det sociala. Ständigt utvecklande strategier som kan förändras över en natt.
Att välja rätt verktyg för sociala medier för statliga myndigheter och andra offentliga organisationer är en oförhandlingsbar del av att proaktivt nå och engagera dina medborgare, spara ditt team värdefull tid, skapa intern synlighet och i slutändan bättre betjäna dina kunder, deras samhälle. Använd kriterierna som delas i den här artikeln för att hjälpa ditt team att utnyttja den fulla kraften i sociala medier.
4 saker att tänka på när du utvärderar verktyg för sociala medier för statliga enheter
Att investera i en intuitiv plattform för hantering av sociala medier är ett viktigt steg för att bygga en stark relation med dina väljare. Men många byråer använder bara inbyggda verktyg för att hantera sina konton, vilket lämnar värdefull information och möjligheter att ansluta outnyttjad. Mindre än hälften av offentliga enheter använder programvara för att hantera eller genomföra sin sociala mediestrategi, enligt Socialt arkiv. Rapporten avslöjade också att byråers misslyckande med att centralt hantera hela sin närvaro är den snabbast växande nackdelen för sociala mediers framgång.
Men alla plattformar för hantering av sociala medier är inte skapade lika. När du utvärderar sociala verktyg för att hjälpa din byrå att göra vågor på sociala medier, leta efter ett som:
1. Ge tid tillbaka till ditt team
Liksom i många branscher är förvaltning av sociala medier ett 40+-timmarsjobb, särskilt när personalen jonglerar med andra discipliner som kommunikation, PR, digital marknadsföring, innehåll och mer. Detta innebär inte bara att team riskerar att bli utbränd, det hindrar byråer från att maximera sin närvaro på sociala medier och bilda starkare relationer med sina medborgare och samhällen.
Genom att använda en centraliserad plattform som Zoho Social kan du snabbt arbeta med att leverera socialt innehåll, så att ditt team kan fokusera på att engagera dina beståndsdelar och finslipa din kreativa strategi. En nyligen beställd Total Economic Impact™-studie utförd av Forrester Consulting fann att Zoho Social-verktyg hjälpte en representativ sammansatt organisation av intervjuade kunder att generera 973 000 USD i sociala medier-teams effektivitet och produktivitetsbesparingar under tre år, och en ökning med 55 % under år 3.
Här är några Zoho Sociala höjdpunkter som hjälper team att samarbeta mer effektivt:
- Delad kalender: Planera din strategi och övervaka från ett centralt nav istället för olika appar eller kalkylblad. Organisera inlägg över profiler, nätverk och kampanjer med hjälp av en visualiserad kalender för att stödja en långsiktig strategi. Du kan till exempel planera dina inlägg för nästa vecka och månad för att säkerställa att ditt innehåll stämmer överens med prioriterade mötesevenemang.
- Publicering och programmering: Driver personalsamarbete och öka produktiviteten med kampanjplaneringsverktyg, automatiserade arbetsflöden och schemaläggnings- och spårningsverktyg. Publicera ditt innehåll automatiskt vid de tidpunkter det är mest sannolikt att nå väljare och få engagemangsuppdateringar i realtid.
- Arbetsflöden för meddelandegodkännande: Med interna och externa godkännandefunktioner, se till att innehållet alltid är godkänt och uppfyller din byrås kommunikationsriktlinjer, allt inom Zoho Social-plattformen.
2. Låter dig kontrollera krishantering
Oavsett om de är stora lokala evenemang, nödsituationer för allmän säkerhet eller annat, är kriser en oundviklig del av regeringens ansträngningar på sociala medier. Team måste kunna ändra sina inlägg snabbt, svara på en ökning av inkommande meddelanden och vara proaktiva för att förhindra spridning av felaktig information.
Håll koll på trendiga konversationer på sociala medier i din väljarkår för att förhindra att mindre risker förvandlas till fullskaliga kriser. När du utvärderar verktyg för sociala medier för statligt bruk, leta efter kraftfulla lösningar för socialt lyssnande och publikengagemang som gör det tunga arbetet för dig.
Zoho Social-plattformen låter dig stoppa en kris i dess spår. Vi erbjuder en uppsättning verktyg utformade för att hjälpa dig finslipa din krishanteringsstrategi, från att enkelt övervaka dina inkommande meddelanden till att fokusera på viktiga konversationer som sker online.
- Pausa allt innehåll: I händelse av en kris låter den här funktionen dig pausa alla utgående meddelanden med ett enda klick, vilket sparar tid och säkerställer att hela ditt team är på samma sida.
- Meddelande Spike Alerts: Om volymen på dina meddelanden ökar kan det tyda på en förestående kris. Dessa varningar skickar automatiskt push-meddelanden via e-post eller mobil när inkommande meddelanden överstiger ditt timgenomsnitt, så ditt team behöver inte manuellt övervaka din inkorg 24/7.
- Socialt lyssnande: Zoho Socials artificiella intelligens (AI)-drivna teknik kan hjälpa dig att få kritiska insikter om viktiga offentliga personer, desinformationstrender och bekymmer med beståndsdelar. Plattformen undersöker miljontals datapunkter i sociala medier på några sekunder, vilket hjälper dig att komma åt och dela handlingsbara resultat med ledare och framstående regeringsfigurer som du arbetar med.
3. Stödjer ett starkare och mer meningsfullt medborgardeltagande
Deras primära uppdrag är att tjäna deras samhälle, vilket inkluderar att tjäna dem på den kanal de väljer: sociala medier. För att göra detta måste du förstå deras preferenser, bekymmer och kommunikationsbehov och vara lyhörd och autentisk när de kommunicerar med dig. Stärk ditt medborgarengagemang genom att använda verktyg för sociala medier som ger ditt team värdefull information om din publik och förbättrar snabb, proaktiv kommunikation.
Med Zoho Social-plattformen kan du överträffa dina väljares förväntningar och leverera mer personliga sociala medieupplevelser samtidigt som du sparar tid för ditt team. Enligt Total Economic Impact™-studien, för den sammansatta organisationen, sparade kundtjänstspecialister tid motsvarande 142 000 USD under tre år genom att använda Zoho Social för att svara på inkommande meddelanden och frågor.
Dessa Zoho Sociala verktyg är utformade för att hjälpa dig att skapa kontakter med dina medborgare:
- Smart inkorg: Förena dina sociala kanaler till en enda ström så att du kan övervaka inkommande meddelanden, odla konversationer och svara din publik snabbt. Genom att tagga och filtrera meddelanden kan du prioritera vad som är viktigast och upptäcka unika engagemangsmöjligheter. Inbyggda aviseringar för kollisionsdetektering gör samarbetet enkelt, så att du kan se vem som svarat på ett meddelande och undvika dubbelarbete.
- Varumärkessökord: Folk pratar ofta om din byrå på sociala medier utan att direkt tagga dig. Om du inte aktivt letar efter dessa meddelanden kan du gå miste om viktiga konversationer. Varumärkta nyckelord är anpassade Twitter-sökningar som körs konstant och visar resultat i din smarta inkorg, så att du kan se och svara på dessa mycket relevanta inlägg lika enkelt som alla andra meddelanden. Du kan också ställa in varningar baserat på nyckelord med hög prioritet eller kris, så att du alltid ligger steget före.
- Anpassade VIP-listor: Inom Smart Inbox kan du lägga till VIP-taggen bredvid avataren för Twitter-, Facebook-, Instagram- och LinkedIn-användare som skickade meddelanden till dig. Den här funktionen hjälper dig att hålla reda på korrespondens med nyckelspelare i din valkrets, som journalister, förtroendevalda och företagsledare.
- Lyssnande: Förutom att hjälpa dig hantera en kris, hjälper Zoho Socials sociala lyssningslösning dig att hålla dig uppdaterad med relevanta trendkonversationer och inflytelserika samhällsledare. Verktygen samlar in ärlig feedback om din byrås resultat på sociala medier och utanför. Med denna kunskap kommer du att kunna producera mer meningsfullt innehåll och förmedla dina lärdomar till beslutsfattare.
4. Omforma uppfattningen om vad sociala medier kan göra
Inom den offentliga sektorn är det sociala fortfarande till stor del missuppfattat. Många håller fast vid den ihärdiga tron att det gör mer skada än nytta, medan andra ser det som en vilda västern av desinformation. Rätt verktyg hjälper ditt kommunikationsteam att kvantifiera effekten av dina sociala ansträngningar och förändra hur din byrås intressenter ser på sociala medier (även om de inte är kunniga på sociala medier).
Att använda en plattform för hantering av sociala medier gör det enkelt att skapa tydliga rapporter som visar hur din sociala strategi översätts till byråns mål. Med Zoho Social analysverktyg kan du till exempel eliminera tidskrävande manuella datainsamlingsprocesser till förmån för automatiserade, presentationsklara rapporter. Total Economic Impact™-studien fann att Zoho Social eliminerade manuell dataaggregering för att förbereda månatliga rapporter med 75 %, vilket sparade 39 000 USD under tre år.
Med Zoho Social kan du automatiskt generera:
- Taggrapporter: Få tillgång till en översikt över dina inkommande och utgående taggade meddelanden för att enkelt analysera kampanjens effektivitet, volym och resultatmönster.
- Rapporter efter prestanda: Analysera prestanda över kanaler på positionsnivå för att förstå vilka meddelanden och format som resonerar med dina beståndsdelar och varför.
- Profilresultatrapporter: Få tillgång till en översikt på hög nivå av prestanda för alla anslutna profiler för att snabbt utvärdera social tillväxt och hur den tillväxten korrelerar med viktiga initiativ.
Hitta rätt verktyg för sociala medier för din byrås arbetsflöde
När du utvärderar verktyg för sociala medier för din statliga myndighet, för att parafrasera JFK, tveka inte att fråga vad verktygen kommer att göra för dig. Med rätt plattform för hantering av sociala medier kan du göra ditt bästa arbete mer effektivt, proaktivt stävja kriser, skapa mer tid för medborgarengagemang och med tillförsikt visa värdet av sociala medier i din byrå.
För en mer komplett bild av det värde som sociala medier levererar, ladda ner The Total Economic Impact™ av Zoho Social-studien och upptäck hur Zoho Social genererade en 233 % avkastning på investeringen på tre år.
