Ett affärsbrev är ett officiellt kommunikationsmedel mellan människor eller företag angående alla typer av affärsärenden.
Skillnaden mellan affärsbrev och personliga brev är att affärsbrev följer strikta konturer och alltid är officiella till sin natur och är vanligtvis maskinskrivna om inte annat begärs.
Medan personliga brev kan skrivas på vilket sätt du vill och kan skrivas för hand.
Målet med ett affärsbrev är att informera läsarna om något eller övertyga dem att göra något.
Många människor är rädda för affärsbrev, men så länge du vet vilket format de ska skrivas i kommer du att klara dig.
Det finns flera format som kan användas när man skriver ett affärsbrev. Men här kommer vi att diskutera hela blockformatet där alla linjer börjar från vänster.
Som sådan, här är vad du behöver:
Verktyg som behövs
- En dator
- En skrivare
- Penna
Nödvändigt material
- Kuvert
- Brevpapper eller skrivarpapper
- Sälar
Instruktioner
Ett affärsbrev har i huvudsak 5 avsnitt, en rubrik, datum, öppning, brödtext och avslutning. Rubriken bör innehålla ditt namn, titel och adress och bör vara 4 till 6 rader från toppen av sidan.
Som sådan kan du ange dem på en dator eller om du har ett officiellt brevhuvud som redan har denna information på sig, kan du hoppa över det här steget.
Skriv datumet 3 rader under brevhuvudet på vänster eller höger sida. Datumet kan vara väldigt viktigt för juridiska ändamål och arkiveringsändamål, så se till att inkludera det.
Hoppa över 1 rad efter att ha skrivit datumet och fortsätt med din öppning; Skriv namn, titel och adress på mottagarna.
Hoppa över 2 till 4 rader till och skriv en hälsning och personens officiella namn följt av ett kolon, som Dear Mrs Smith: till exempel. Det bör införas i första stycket om du skriver till någon som inte känner dig.
I brevets brödtext, ange syftet med brevet, om du ska göra ett klagomål, begära information, svara på något eller tillhandahålla information om produkter och tjänster, så enkelt och direkt som möjligt.
Ställ eventuella krav du har och inkludera kontaktuppgifter om ditt brev kräver ytterligare kontakt eller kommunikation.
Ett affärsbrev bör vara en sida eller mindre, så oroa dig inte för att fylla hela sidan. Så länge informationen är skriven på ett effektivt och lättförståeligt sätt har dess mål uppfyllts.
Hoppa över 2 rader och fortsätt med din avslutning; här ska du tacka läsaren för deras tid och lista handlingar, om några kommer efter brevet.
Avsluta brevet med Med vänliga hälsningar, Tack, Bästa hälsningar eller något annat liknande slut och hoppa över 4 rader och skriv avsändarens (ditt) namn.
Skriv ut så många kopior av brevet som du behöver på ditt brevhuvud eller på vanligt skrivarpapper i Letter-storlek om du inte har ett brevhuvud.
Använd en penna för att skriva din signatur i utrymmet ovanför avsändarens namn. Vik brevet och lägg det i ett kuvert och skriv mottagarens namn och adress på utsidan av kuvertet.
Om du skriver till en person inom ditt eget företag kan du leverera brevet personligen; Om du postar det utanför företaget måste du placera rätt antal frimärken på kuvertet innan du kan skicka brevet.
Tips:
Se till att din interpunktion, stavning och grammatik är oklanderlig i din handstil. Läs och läs om brevet och använd ett stavningskontrollprogram för att fånga eventuella fel som du kan ha missat. Om möjligt, be en annan person att granska brevet när du är klar.
