Det är så enkelt att kommunicera via SMS eller e-post, men det finns fallgropar du bör vara medveten om. Eftersom allt mottagaren behöver gå på är dina ord, det minsta du kan göra är att undvika att använda vanliga sms-misstag som många tycker är irriterande, om inte stötande.
Med tanke på att ditt personliga och professionella liv till stor del beror på effektiv kommunikation, kommer det att vara taktfull gynna dig på många sätt. Här är sex vanor att undvika när du skickar textbaserade meddelanden. Vissa av dessa principer kan till och med gälla för dina personliga interaktioner.
1. Använder för många emojis
Emojis är roliga att utforska och mycket praktiska för att snabbt uttrycka en känsla eller reaktion. Det finns dock en gräns för hur ofta du ska använda dem. Var särskilt försiktig i en professionell miljö, för att gå långt bortom smileys kan få dig att verka omogen.
Men låt oss vara mer specifika. När du pratar med kollegor, håll dig till några enkla emojis och använd dem sparsamt.
När du vänder dig till en kund, använd inget mer än ett enda smiley per meddelande och bara om du behöver ge texten en lite varmare känsla. Emojis, när de tillämpas på rätt sätt, kan verkligen inspirera till vänlighet.
Behandla bekanta lika noga. Tills du känner dem tillräckligt bra är det bäst att du håller emojierna till ett minimum.
Om du å andra sidan sms:ar en vän blir det mindre press. Att lösa varandras bildbaserade meddelanden kan till och med vara roligt, bara inte hela tiden.
Lär känna alla populära emojis och deras definitioner. Sedan kan du skapa ett sms-spel för din grupp vänner med bara emojis. Detta är den enda lämpliga överanvändningen av emojis.
2. Skriva i alla bokstäver
Här är en annan dålig vana som textare får. Själva utseendet på STORA BOKSTAVER tyder på att man skriker, så att läsa ett e-postmeddelande är minst sagt jobbigt. Överanvänd aldrig stora bokstäver, särskilt i ett professionellt sammanhang.
Att se till att ditt budskap är lugnt och tydligt skickar en mycket bättre signal. Det visar att du bryr dig om mottagarens läsupplevelse och det uppmuntrar dem att svara på samma respektfulla sätt.
Men så har vi också trender som omväxlande kepsar. Även om det här mönstret har ett specifikt syfte (att uttrycka sarkasm), är det väldigt hårt för ögonen, så undvik att använda det eller något liknande så mycket som möjligt. Faktum är att en enda emoji skulle vara ett mycket bättre val.
3. Använda irriterande uttryck
Ord kan verkligen skära åt fel håll när du minst anar det. Och när många är överens om att specifika fraser är stötande, är det en bra idé att sluta använda dem. Om du är chef eller någon i en mycket social position, är det sista du vill knuffa bort folk.
Undvik att använda uttryck som de i videon ovan eller listan nedan. De kan verka oskyldiga, men de kan uppfattas som förnedrande, passivt-aggressiva och rent ut sagt irriterande:
“Med all respekt…” “Enligt min mening…” “Du kommer dit…” “Du kan bättre än så…” “Det är sunt förnuft…” “Det är vad det är…”
Listan fortsätter och fortsätter, så det kan vara värt att titta närmare på frågan om irriterande fraser med hjälp av källor som Reader’s Digest. På så sätt blir det enklare och snabbare att skriva lämpliga texter och e-postmeddelanden.
Men att undvika kränkning handlar också om den grundläggande principen om att tänka innan du talar, vilket gäller skriftliga interaktioner lika mycket som allt annat. Att skriva ger dig extra tid och utrymme att tänka, så använd tillfället att ta hand om hur du uttrycker dig.
4. Skickar för många meddelanden
En annan aspekt av bra kommunikation är att hitta rätt gränser. Förvänta dig inte att få ett omedelbart svar, till exempel. Och begär inte en heller.
Om du har bråttom, säg det så artigt som möjligt. Om det inte finns något svar inom 24 timmar, skicka antingen en diplomatisk uppföljning eller gå vidare.
Aggressiva meddelanden är ett stort nej-nej i professionella interaktioner, oavsett om det är med kollegor eller kunder. Du kan säga att tydliga uppmaningar är nyckeln till marknadsföringskampanjer, men det betyder inte att du ska fylla dina nyhetsbrev med dem.
I slutändan, kom ihåg att människor har sina egna liv och press, så var bara respektfull och tålmodig när du skriver ditt sms eller e-postmeddelande till någon.
5. Skicka meddelanden vid fel tidpunkt
Timing räknas också som takt. Som jag redan nämnt kan du följa upp ett tidigare e-postmeddelande, men överväldiga inte mottagaren med flera nya meddelanden på kort tid.
Oavsett hur artig du är, är det en uppvisning av otålighet som kommer att skjuta upp dem. Om du driver ett företag kan du tappa kunder på det här sättet.
Dessutom, om du kommunicerar med människor via SMS eller WhatsApp, var försiktig med vilken tid du skickar dina meddelanden. Du kanske är vaken klockan sex på morgonen, men det är inte alla andra.
Ställ in lämpliga tidsramar för sms, särskilt med arbetsrelaterade personer. Att störa dem sent på kvällen kan trots allt leda till att de tystar aviseringar och missar efterföljande viktiga meddelanden. Självbehärskning är avgörande för god social kompetens.
Du kan också få ut det mesta av moderna lösningar genom att lära dig hur du schemalägger sms med Google Messages. Outlook och Gmail låter dig göra samma sak med e-post. Många sådana smarta metoder kan snabbt få ordning på din kommunikation.
6. Dålig strukturering av dina meddelanden
Vid sidan av ett meddelandes innehåll måste du också vara försiktig med hur du sätter ihop det. Ett stort misstag när du skriver något är att göra det till ett textblock. För det första avskräcker det läsare på sikt. För det andra är det lätt att missa nyckeldetaljer i alla dessa ord.
Se till att dela upp dina meddelanden, särskilt långa, i mindre bitar som är lättare att ta till sig. Ännu bättre, använd kulpunkter eller ett fetstilt teckensnitt för att markera viktig information.
Försök dock i allmänhet vara kortfattad. Ett oändligt e-postmeddelande är inte tilltalande. Alternativt kan du dela upp det i separata intressanta meddelanden – men skicka inte alla samtidigt. För professionella ändamål, var smart och planera din kommunikation i förväg för bästa resultat.
Men återigen finns det en gräns för hur små dina meddelanden ska vara. Undvik till exempel Shatner-stil när du skickar textmeddelanden, vilket är när du använder flera texter för att skapa en enda mening.
Det är ett extremt exempel, men en vanlig trend ändå. Och, om du inte vill att folk ska frukta dina meddelanden, försök att göra dem så smärtsamma-free att ta emot och läsa som möjligt.
Tänk efter och undersök innan du skriver ditt nästa meddelande
Folk kan inte se ditt ansikte eller ditt kroppsspråk när de läser dina meddelanden, så följ dessa tips för att presentera dessa texter i sin bästa möjliga form. På så sätt kan du undvika att förvirra eller till och med förolämpa någon av misstag.
Alla detaljer har betydelse, från uttrycken du använder till textens struktur. Att bry sig om hur ett e-postmeddelande eller sms kommer fram bygger goda relationer, oavsett om det är med vänner, kollegor eller kunder. Men bra skriftlig kommunikation är bara ett verktyg när det gäller att förbättra dina e-postfärdigheter.
Om författaren
Electra Nanou (156 publicerade artiklar)
Electra är personalskribent på MakeUseOf. Bland flera skrivarhobbyer blev digitalt innehåll hennes professionella fokus med teknik som en nyckelspecialitet. Hennes funktioner sträcker sig från app- och hårdvarutips till kreativa guider och mer.
Mer från Electra Nanou
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
