Trots sitt rykte om att leverera torrt innehåll i både virtuella och personliga möten, är PowerPoint fortfarande det föredragna valet för många proffs, även när andra alternativ dyker upp som erbjuder större användbarhet och flexibilitet utanför Microsofts ekosystem.
En del av presentationsplattformens popularitet beror på dess förtrogenhet: Många organisationer kör fortfarande Microsoft-första IT-programvarumiljöer, vilket gör PowerPoint till det självklara valet för en enkel presentationsdesign. Enkelhet ger den andra delen av denna omvandling av popularitet, eftersom att skapa en grundläggande PowerPoint-presentation om ett enda ämne kräver minimal tid och ansträngning.
Problemet? “Enkelt” betyder inte alltid “effektivt”. Personal på marknader, branscher och vertikaler runt om i världen har berättelser om olidligt långa, tråkiga PowerPoint-presentationer som hade många detaljer men lite värde. 7×7-regeln erbjuder ett ramverk som hjälper till att öka PowerPoints form och funktion genom att minska textvolymen och förbättra effekten av information.
I detta stycke, bryt 7×7-regeln i PowerPointbästa praxis och erbjuda några konkreta exempel av sju gånger sju lösningar på plats.
PowerPoint-problemet
Enkelt uttryckt, de flesta tittare gillar inte PowerPoint. Även om formatet har fördelen av snabbhet och bekvämlighet, och möjligen kan användas för att kommunicera information snabbt och koncist, är många presentationer för långa och överbelastade med bonanzas av punktpunkter som är relevanta men som egentligen bara är hetluft, digitala.
I de flesta fall är kopplingen mellan utseende och handling i bästa fall tråkig och i värsta fall irriterande. Men, som BBC noterade, i extrema fall, såsom katastrofen med NASA-skytteln Challenger, kan information som förbises i en överfylld presentation få betydande verkliga konsekvenser.
Högsta bud? För att undvika PowerPoint-frustration och trötthet är det dags för ett nytt ramverk: 7×7-regeln.
Vad är 7×7-regeln i PowerPoint?
7×7-regeln är enkel: för varje bild, använd högst sju rader text, eller sju punktpunkter, och inte mer än sju ord per rad. Bildtitlar ingår inte i räkningen.
Det finns inga specifika data för att stödja 7×7-modellen som ideal; vissa PointPower proselytiserare anser att 8×8 är tillräckligt bra, medan andra säger att 6×6 är enklare. Poängen här är inte det strikta antalet, utan den underliggande idén: eliminera ovidkommande information för att förbättra assimileringen av presentationen.
Presentationer kan fortfarande innehålla bilder, och bör, när det är möjligt, men att hålla sig till 7×7-regeln hjälper till att minska överflödig data som skulle kunna delas bättre i uppföljande e-postmeddelanden eller en-mot-en-diskussioner. I själva verket är 7×7-regeln ett sätt att minska den tid som personalen lägger ner på att låtsas bry sig om PowerPoints och istället hjälpa dem att fokusera på information i bilderna som är relevant, kontextuell och handlingsbar.
Bästa metoder för 7×7-regeln i PowerPoint
Det är enkelt att skapa en typisk PowerPoint-bild. Men precis som all affärspraxis kan den förbättras med en standardiserad uppsättning regler utformade för att begränsa slöseri och förbättra effektiviteten. Och när det kommer till de flesta PowerPoint-presentationer har nästan alla förändringar en positiv inverkan.
Låt oss diskutera några bästa metoder för att skapa PowerPoint-bilder med 7×7-regeln.
1. Unik rutschkana, unikt koncept.
Varje bild bör ta upp ett enda koncept snarare än att försöka koppla ihop prickarna mellan flera datapunkter, trender eller idéer. Även om det är okej att dra på data från tidigare bilder när presentationen fortskrider på en enda bild, hjälper metoden med ett enda koncept att fokusera presentationsinsatser från början.
2. Bilder ökar effekten.
Som nämnts ovan är bilder ett välkommet tillägg till bilder, så länge de är relevanta. Om du märker att du lägger till orelaterade stockfoton bara för att lägga till lite färg, gör inte det. Håll bilder, text och bilder uppdaterade.
4. Glöm det roliga.
Nästan alla har en historia om ett “roligt” PowerPoint-upptåg som inte var något sådant. I de flesta fall är dessa hårdhänta humorinsatser skenbart insatta för att hjälpa tittarna att bättre komma ihåg fakta på bilderna. Faktum är att de avleder fokus från sitt huvudmål.
5. Planera det.
Innan du skapar din presentation, skapa en grundläggande disposition som belyser ditt huvudkoncept, hur du planerar att förmedla det och hur många totalt bilder den ska ta. Skriv sedan dina bilder. Ta en paus, se över dem och skär ner där det är möjligt.
6. Tänk på 7x7x7.
Om du verkligen vill gå för 7×7-regeln, överväg att lägga till ytterligare 7 och sikta på högst 7 ord på varje rad, inte mer än 7 rader på varje bild och inte mer än 7 bilder totalt. Det är inte lätt, men det ger en mycket bättre chans att få fram din poäng.
7×7-regeln i PowerPoint-exempel
Så hur ser 7×7-regeln ut i praktiken? Det är en sak att prata om att skapa en bättre bild, men det är lätt att falla tillbaka till dåliga vanor när det är dags att sätta ihop en presentation. Det är vettigt; Innehållsskapare försöker ofta förmedla en betydande mängd information på kort tid, och det är lätt att bli av med tanken att all data måste finnas med för att mötet ska bli en framgång.
Låt oss börja med en bild som väsentligt har tagits bort från 7×7-regeln:
Det finns mycket att packa upp här. Vi använder för många rader och för många ord per rad. Replikerna är komplexa utan att säga så mycket, och försöket till humor tillför ingenting.
Låt oss försöka igen:
Den här är bättre: vi minskade antalet rader till 7 och förlorade skämtet, men de flesta raderna är fortfarande längre än 7 ord och texten är för komplicerad.
Låt oss försöka en gång till:
Denna bild är tydlig och koncis, med de flesta rader som är mindre än 7 tecken. Den erbjuder samma information som de två första versionerna, bara den är mer effektiv och effektiv.
7×7-lösningen
Även om att använda 7 rader text med 7 ord eller mindre inte är en kul kula för alla PowerPoint-relaterade problem, är det ett bra ställe att börja om du vill öka tittarnas engagemang och begränsa tröttheten.
Slutsats? PowerPoint är inte alltid det perfekta formatet för att få fram din poäng, men om du behöver skapa en snabb presentation som kommer att resonera bra hos din publik, börja med 7×7-lösningen.
