Google Docs är ordbehandlarkomponenten i Googles onlinekontorssvit. Det är en free alternativ till Microsoft Word. Den har också fler funktioner än du kanske inser.
I den här artikeln kommer vi att svara på de vanligaste frågorna om Google Dokument.
Vad är Google Dokument?
Google Docs är Googles webbläsarbaserade ordbehandlare. Du kan skapa, redigera och dela dokument online och komma åt dem från vilken dator som helst med en internetanslutning. Det finns till och med en mobilapp för Android och iOS.
Det som skiljer Google Docs från sin huvudsakliga konkurrent för skrivbordet, Microsoft Word, är dess samarbetsfunktioner. Google Docs var en av de första ordbehandlare som erbjöd delad dokumentredigering online.
Google har gjort det otroligt enkelt att dela dokument över plattformar och arbeta med dem tillsammans i realtid från ett webbläsarfönster. Dina medarbetare behöver inte ens ett Google-konto för att visa eller redigera Google-dokument som du delar med dem.
Dessutom låter Google Docs-tillägg dig utöka funktionaliteten och lägga till saknade funktioner.
Hur man använder Google Dokument
Du kan använda Google Dokument precis som du skulle använda Word-dokument. Skapa nya dokument, använd Google Dokument-mallar, dela dokument med ditt team och samarbeta i realtid. Vi visar dig grunderna här.
Hur man skapar ett Google-dokument
För att skapa ett nytt Google-dokument, gå först till docs.google.com och logga in med ditt Google-konto. När du är på startsidan för Google Dokument kan du skapa ett tomt nytt dokument eller välja en mall.
Du kan också gå till Fil > Ny > Dokumentera eller Fil > Ny > Från mall att göra samma sak från ett befintligt Google-dokument.
Från Arkiv-menyn kan du också ändra många aspekter av dokumentet, inklusive sidorienteringen.
Hur man sparar ett Google-dokument
Som en del av Googles onlinekontorssvit behöver du aldrig komma ihåg att spara ett dokument eftersom Google sparar det automatiskt på din Google Drive. Därför hittar du ingen Spara-knapp.
Som sagt, från Fil menyn kan du Göra en kopia, E-post, eller Ladda ner ditt Google-dokument.
Hur man laddar ner Google Dokument
Google lagrar dina dokument på Google Drive. För att ladda ner ett Google-dokument till din dator istället, gå till Fil > Ladda ner och välj önskat filformat.
Hur man e-postar ett Google-dokument
Om du vill ladda ner dokumentet för att du vill maila det kan du göra det direkt från dokumentet. Gå till Arkiv > E-post > E-posta den här filen / E-posta medarbetare, välj det filformat du vill bifoga och fyll i standardinformationen för e-post.
Hur man delar ett Google-dokument
I stället för att maila ett dokument rekommenderar vi dock att du delar det. Det beror på att delning gör att alla kan se och arbeta med samma version av dokumentet. På så sätt undviker du att skapa motstridiga kopior eller duplicera ditt arbete. Som nämnts tidigare gör mottagaren det inte behöver ett Google-konto för att visa eller redigera dokumentet.
Om du vill dela ett Google-dokument från dokumentet klickar du på Dela med sig knappen uppe till höger. Nu har du flera alternativ:
Du kan ange namn eller e-postadresser för önskad mottagare. Observera att standardåtkomstnivån med denna metod är Redaktör. Klicka på pennikonen till höger för att ändra detta till Visare eller Kommentator.
Istället för att dela dokumentet med individer kan du dela det med grupper via en länk via Få länk meny. Som standard kommer dina privata Google-dokument att delas med Någon.
Om ditt Google-konto tillhör en organisation (här: MakeUseOf.com), kommer det att delas inom den organisationen. Klick Förändra eller Dela med… för att justera dessa inställningar och ge användare av länken åtkomst till läsare, kommentator eller redaktör.
Klicka på när du är klar Kopiera länk längst ner till höger. Länken kommer att kopieras till ditt urklipp.
Om du vill dela en kopia av ditt Google-dokument med flera medarbetare eftersom du inte vill att de ska göra ändringar i originaldokumentet, kan du också använda det här kopieringstricket för att spara en del arbete.
Så här spårar du ändringar i Google Dokument
När du ofta gör ändringar i dina Google Dokument eller när du har delat det med andra, vill du spåra ändringar.
Versionshistorik
Google Dokument gör detta automatiskt genom att spåra ditt dokuments versionshistorik. Gå till Arkiv > Versionshistorik > Se versionshistorik för att expandera en meny som listar alla ändringar som Google har spårat för ditt dokument.
Du kommer att se när ändringar gjordes, vem som gjorde dem och alla är markerade i dokumentet.
Du kan till och med namnge den aktuella versionen för att enkelt återställa ändringar som gjorts i efterhand. Antingen gå till Arkiv > Versionshistorik > Namnge aktuell version, ange ett namn och klicka Spara.
Alternativt, gå till versionshistorikmenyn och klicka på datumet eller namnet på en version för att byta namn på den. I versionshistorikmenyn kan du sedan aktivera en inställning för att visa endast namngivna versioner (se skärmdump ovan).
Versionshistorik är den grundläggande formen för att spåra ändringar. Du kan återställa ett dokuments versioner genom att markera det och klicka på Återställ den här versionen knapp. Vad du inte kan göra är att acceptera eller ignorera individuella ändringar inom varje version. Om det är den funktionalitet du önskar måste du använda en annan funktion: lägen.
Förslagsläge
Google Dokument stöder tre olika lägen: Redigering, Föreslår, och Visning. Redigering är standardläget. För att växla till ett annat läge, gå till Visa > Läge eller klicka på pennikonen längst till höger på verktygsmenyn. För att kontrollera individuella ändringar, använd Föreslår.
När du gör ändringar i förslagsläget ser du en kommentar till höger i dokumentet, med möjlighet att acceptera eller avvisa förslaget. Du kan också skriva ett svar för att diskutera varje förändring.
Alla ändringar som görs i detta läge spåras individuellt under respektive dokumentversion i versionshistoriken. På så sätt har du möjlighet att granska och återställa avvisade ändringar, även om du måste återställa den versionen av dokumentet, vilket innebär att du förlorar alla följande ändringar.
Dricks: För att tvinga dina medarbetare att använda förslagsläget, ställ in deras åtkomst till kan kommentera när du delar dokumentet.
Hur man skriver ut från Google Dokument
Utskrift från Google Dokument fungerar precis som att skriva ut alla andra dokument på din dator. För att skriva ut ett Google-dokument öppnar du dokumentet och går sedan antingen till Arkiv > Skriv ut eller tryck på Ctrl + P kortkommando eller klicka på utskriftsikonen i verktygsmenyn.
Var och en av dessa åtgärder öppnar din utskriftsmeny. Härifrån väljer du din skrivare och inställningar och skriv ut som vanligt.
Hur man redigerar Google Dokument offline
För att redigera dina Google Dokument offline måste du uppfylla några grundläggande villkor. Först måste du vara online när du ställer in offlineåtkomst. Du måste också använda Google Chrome utanför inkognitoläget, installera och aktivera Google Docs Offline Chrome-tillägg och ha tillräckligt med free lagringsutrymme för att spara dina filer.
När detta är gjort, gå till docs.google.com, klicka på hamburgermenyn uppe till vänster, gå till inställningar, och se till att reglaget bredvid Off-line är i På position (se skärmdump nedan).
Nu kommer varje dokument du börjar arbeta med också att vara tillgänglig offline på din dator, åtminstone tillfälligt. Molnikonen bredvid dokumentnamnet anger om ditt dokument är tillgängligt offline.
När din internetanslutning avbryts ser du ett överstruket moln och meddelandet “Arbetar offline”. Alla ändringar du gör kommer att synkroniseras när du återansluter till internet.
Med Google Dokument Offline-tillägget aktiverat kan du granska listan över alla dina dokument under docs.google.com, även när du är offline. Alla dokument som är permanent tillgängliga offline kommer att ha en bock. Klicka på menyn med tre punkter för att styra Tillgänglig offline alternativ.
Google Docs Offline-tillägg cachelagrar också alla dokument du öppnar. Om du skulle förlora din internetanslutning har du tillgång även till de dokument som inte är explicit tillgängliga offline.
I så fall kan du permanent göra dokumentet tillgängligt offline, även om du inte är online. Under tiden kommer de dokument som inte är cachelagrade och inte är tillgängliga offline visas avstängda.
För att säkerhetskopiera och synkronisera Google Dokument-filer till din dator eller mobil kan du också använda verktyget Google Drive Backup and Sync.
Google Dokument, nu under din kontroll
Nu vet du grunderna i hur du använder Google Dokument. Därefter är det dags att upptäcka snygga sätt att skapa vackra Google-dokument. Du kan sedan gå vidare till att utforska funktioner som är relevanta för affärsdokument och röstinmatning i Google Dokument.
Om författaren
Tina Sieber (836 artiklar publicerade)
När hon tog sin doktorsexamen började Tina skriva om konsumentteknologi 2006 och slutade aldrig. Nu också en redaktör och SEO, du kan hitta henne på Twitter eller vandra en närliggande stig.
Mer från Tina Sieber
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
