Sedan Google lanserade Workspace för alla Gmail-användare finns nu många värdefulla verktyg tillgängliga för free.
Men vilka exakt är dessa verktyg? Finns det några användningsområden för dem? Här är allt du behöver veta om Google Workspace.
Allt börjar med Gmail
Om du uppmärksammar Googles laddningsskärm för e-posttjänst kommer du att märka en liten förändring. Istället för att ladda Gmail, säger startskärmen nu Google Workspace.
Detta är den riktning som Google tar i sina tjänster. Istället för att starta separata appar som Dokument, Kalender och Drive i ett nytt fönster kan du nu komma åt dem alla i Gmail.
Du behöver inte längre öppna nya flikar för att hitta det du behöver, vilket minskar distraktioner. Så du kan koncentrera dig på uppgiften du har till hands, eftersom du inte behöver leta efter appar.
Samarbete i en skärm
Google utökar Gmail från en e-postklient till en komplett samarbetslösning. Om du använder det nya Google Chat-gränssnittet kommer du att se fyra nya ikoner till vänster i e-postvyn.
Förutom den vanliga Mail, hittar du Chat, Spaces och Meet där också. Att komma i kontakt med människor kräver inte längre att dedikerade appar öppnas. Du kan skicka snabba meddelanden via Chat, genomföra videokonferenser via Meet och skapa samarbetsutrymmen.
Google Chat
Om du aktiverar Google Chat i Gmail har du både chatt och rum tillgängliga för dig. Förutom den vanliga fildelningen, integrerar Google Chat även deras andra tjänster.
Direkt från chattboxen kan du dela en fil från din Google Drive, skapa ett videomöte på Google Meet och till och med boka ett möte via Google Kalender.
Förutom att prata med individer kan du också skapa grupper här. Detta gör den perfekt för att koordinera team och allmänna gruppsamtal.
Google Spaces (tidigare Google Rooms)
Den här funktionen hjälper dig att skapa organiserade utrymmen för olika projekt. Varje sektion du skapar har sin egen sektion för chatt, filer och uppgifter. Detta säkerställer att allt du och ditt team behöver finns till deras förfogande.
Chattfliken ser till att alla konversationer relaterade till ditt Space stannar på ett ställe. Den har alla funktioner i Google Chat. Du kan enkelt dela filer, ställa in en videokonferens eller till och med schemalägga ett möte direkt från verktyget.
Om du behöver dela filer med ditt team låter fliken Filer dig göra det enkelt. Du kan ladda upp filer från din dator eller dela dokument från din Google Drive.
Dessutom kommer varje fil att behålla sina behörigheter. När du delar ett dokument väljer du om du vill att ditt team ska visa, kommentera eller redigera behörigheter.
Du kommer också att uppskatta att Google Workspace nu öppnar Google Doc-dokument inbyggt i appen. Så det kräver inte att du öppnar en separat flik eller ett separat fönster för att visa, kommentera och redigera dokument.
Slutligen, tilldelning av uppgifter görs nu direkt under avsnittet Uppgifter. Här kan du skapa ett uppdrag, inkludera alla detaljer, ange ett förfallodatum och bifoga det till en specifik person. Detta skickar automatiskt uppgiften till mottagarens egen Google Tasks-app.
Du kan nu skapa och utse många uppdrag på ett ögonblick. Det finns inget längre behov av att skicka långa e-postmeddelanden bara för att få saker gjorda.
Google Meet
Google Workspace innehåller nu en genväg för att skapa och gå med i möten. Du kommer att se mötesrumslänken när du klickar Nytt möte. Du kan också skicka inbjudningar via e-post eller genom att kopiera och skicka dem individuellt.
Börja nu kommer att öppna ett nytt webbläsarfönster där du kan genomföra ditt möte. Så du behöver inte ladda ner eller installera några separata appar.
Du kan också gå med i ett möte direkt från Google Workspace. Välja Gå med i ett möte, ange mötesrumskoden och du är med.
Google Apps och mer
Även om du arbetar på egen hand kommer du att uppskatta Google Workspace. Dess integration med Google Kalender, Keep, Tasks och Contacts hjälper dig att organisera. Du kan kontrollera ditt schema, skapa anteckningar, se dina uppgifter och till och med hitta personer på din arbetsyta.
Google Kalender
Se och hantera ditt dagsschema här. Du kan till och med skapa nya händelser direkt från din skärm. Att justera ditt schema är ännu bekvämare.
Flytta runt dina möten genom att dra och släppa. Du kan också ändra deras längd genom att ta tag i botten av tidsblocket och ändra storlek på det.
Google Keep
Att göra anteckningar från din e-post är också mycket enklare med Google Keep. När du klickar på dess ikon kommer du att se dina senaste anteckningar och en Anteckna… alternativ.
När du skapar en anteckning länkas den automatiskt till ett e-postmeddelande som du har öppet. Även efter att du sparat anteckningen kan du fortfarande se dess källe-post. Genom att klicka på källan kommer du till det e-postmeddelandet istället för att behöva söka i din inkorg.
Google Tasks
Alla uppgifter du behöver göra, inklusive de som tilldelats dig i Google Spaces, kommer upp här. För att hålla dig organiserad kan du skapa listor för att dela upp uppgifter i sina sektioner.
Om du lägger till förfallodatum till dina uppgifter kommer de också att visas i din kalender. Detta säkerställer att du inte missar någonting.
Google Kontakter
Om du har en Android-smarttelefon kan du se alla dina kontakter här. Sök enkelt efter personer och nå ut till dem direkt från den här vyn.
Med ett enda klick kan du skicka ett e-postmeddelande, chatta, boka ett möte i Google Kalender eller till och med bjuda in dem till ett videosamtal. Genom Vy för senaste interaktioner, kan du också se dina senaste e-postmeddelanden till dem.
Andra appar
Google låter dig också integrera andra appar via Google Workspace Marketplace. Många populära appar som Asana, Box, Slack, Trello och Zoom är tillgängliga här.
Vilket meddelande du än har öppet i dina e-postreferenser i apparna du öppnar. Detta låter dig länka e-postmeddelanden så att personerna du arbetar med känner till innehållet i ditt meddelande.
Detta är perfekt om en kund skickar ett e-postmeddelande och du behöver skicka det vidare till ditt team. Du behöver inte vidarebefordra meddelanden manuellt – lägg bara till dem i din teamsamarbetsapp med ett klick.
En ny tidsålder av integrationer
Google Workspace är en kraftfull svit som låter dig ha produktivitetsappar till hands. Du kan få allt gjort utan att ens lämna Gmail.
Alla dessa funktioner låter dig fokusera och undvika distraktioner när du arbetar. Du kan spara tid och få mer gjort – allt för free!
Om författaren
Jowi Morales (181 artiklar publicerade)
Jowi är författare, karriärcoach och pilot. Han utvecklade en kärlek till allt PC ända sedan hans far köpte en stationär dator när han var 5 år gammal. Sedan dess har han använt och maximerat teknik i alla aspekter av sitt liv.
Mer från Jowi Morales
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
