Databaser är en oumbärlig del av Notion. Till skillnad från traditionella kalkylblad och andra onlinedatabaser kan du se samma Notion-databas från flera vyer. Detta gör det väldigt användbart att organisera information och projekt i Notion.
Om du precis har börjat med Notion kan du bli förvirrad över skillnaderna mellan varje vy och dess användningsområden. Den här artikeln kommer att förklara varje Notion-databas i korthet och visar dig hur du använder dem för dina produktivitetsbehov.
Hur man skapar en idédatabas
Innan vi dyker in i de 6 olika vyerna kan det vara bra att veta hur man skapar en Notion-databas.
Var som helst i din arbetsyta, skriv in snedstreckstangenten (/) följt av namnet på databasvyn (tabell, tavla, lista, etc.). Notion visar dig två alternativ för utseendet på din databas: i kö och hel sida.
Inline-databaser kommer endast att uppta en del av sidan. De är användbara för att lägga till tabeller och listor i texten i skrivna dokument.
Helsidesdatabaser kommer naturligtvis att ta upp en hel sida.
Genom att välja antingen i kö eller hel sida, kan du skapa din databas. Senare kan du alltid lägga till en vy eller ändra den du först valde till något annat.
Låt oss titta på varje databasvy, hur de fungerar och några exempel för att använda dem produktivt.
1. Tabellvy
Tabellen är förmodligen den mest använda databasvyn i Notion på grund av dess mångsidighet och enkelhet.
En Notion-tabelldatabas visar objekt (dvs. uppgifter som ska slutföras, böcker att läsa, recept att förbereda) rakt ner på första raden. Följande kolumner anger sedan egenskaper (definierade överst i varje kolumn) för varje objekt.
Som ett exempel kan du skapa en enkel läslista som en tabell. Dess första kolumn skulle ha titlarna på artiklar och böcker du vill läsa.
Följande kolumners egenskaper kan då vara för namnen på författarna, webbadresser för artiklarna och statusen för artiklarna eller böckerna (Vill läsa, läsa, läsa).
Du kan öppna varje objekt individuellt på sin egen sida, precis som du gör med alla andra vyer. Exemplet med läslisttabellen låter dig öppna ett objekt för att göra anteckningar om den boken eller kopiera/klistra in en hel artikel.
Begreppsdatabasvyer har också egenskaper som du kan dölja från en tabellvy.
Om en av dina läslistegenskaper är till för att taggar ska kategorisera objekt efter ämne, och du vill att tags-egenskapen ska hållas borta från tabellvyn, går du helt enkelt till fliken Egenskaper ovanför tabellen och stänger av egenskapen Tags.
Du kommer dock fortfarande att kunna se denna Tags-egenskap om du öppnar ett objekt som en sida.
2. Brädevy
Notions styrelsevy liknar en enkel Kanban-tavla för projektledning, vilket gör det enklare än någonsin att hålla reda på projekt och tilldela uppgifter.
I den här vyn hittar du kolumner med rubrikerna “Inte startat”, “Pågår” och “Slutfört”. Så du kan använda kort under kolumnerna för att representera dina projekts status och flytta dem till lämplig kolumn.
Även om individuella användare verkligen kan använda Notions styrelsevy, lyser den definitivt när den används av ett team. Om du till exempel använder styrelsevyn för att hantera ditt teams projekt, kan du tilldela uppgiftskorten till gruppmedlemmar och lägga till kommentarer på korten när de väl har öppnats som sidor.
Precis som med tabeller kan du redigera vilka egenskaper som visas i den övergripande vyn. Om du t.ex. har en innehavares egendom men du inte vill att deras namn ska visas i den övergripande vyn, gå till Egenskaper och växla mellan Tilldelad egendom av.
3. Listvy
Notions listvy är det absolut enklaste sättet att se din databas. Men precis som med andra saker i Notion kan listan vara så enkel eller komplex som du behöver den.
Till skillnad från en tabell använder listvyn inte ett rutnät eller kolumner. Det är bara listan över objekt, följt av alla egenskaper som är värda att visa.
Du kan till exempel använda listvyn för en lista med recept. Öppna bara varje objekt som en sida för att klistra in eller skriva receptet inuti. Du kan också använda en Tags-egenskap för att organisera dina recept efter kök.
4. Kalendervy
En kalendervy liknar i princip alla andra månadskalender. Den ordnar objekt i din databas efter datum, vilket kan vara skapelsedatumet eller ett valt datum, kanske för ett uppdrag eller ett projekts förfallodatum.
Dina objekt – som förmodligen kommer att vara antingen projekt eller händelser om du använder en kalendervy – visas som kort. Som med andra vyer kan du välja vilka egenskaper du vill ska visas på dessa kort.
Dessutom kan du flytta från innevarande månad till tidigare eller kommande månader och år för att kontrollera dina projekt eller evenemang.
5. Gallerivy
Ett begreppsgalleri visar alla dina föremål som kort i en rullningsbar vy, ungefär som Pinterest. Gallerier är den perfekta databasvyn om du vill visa upp bilderna för dina föremål.
För att se dina föremåls bilder, klicka på Egenskaper flik och välj Förhandsvisning av kort, som öppnar en rullgardinsmeny med flera alternativ.
Den första är sidomslaget, som visar varje objekts omslagsbilder i galleriet. Den andra är sidinnehåll, som visar en bild eller texturval från ett objekts sida. Det tredje alternativet låter dig visa bilder av filer i dina föremål.
6. Tidslinjevy
Även om kalender- och tidslinjevyerna har vissa likheter, erbjuder tidslinjevyn fler alternativ för att visa saker efter tid, vilket är idealiskt för projektledning.
Med tidslinjer med idé kan du se dina projekt efter timmar, dagar, kvartal eller år. Du kan enkelt lägga till en längre längd till ett projekt genom att helt enkelt hålla det på slutet och dra det åt vänster eller höger.
Tidslinjer har också en inbyggd tabell som listar objekten i din databas. Precis som en standardtabell kan du lägga till olika egenskaper till varje objekt. För att se listan, klicka på >> symbolen bredvid månaden ovanför tidslinjen.
Hur man använder Notion Database Views
Naturligtvis, det som skiljer Notion-databaser från andra onlinedatabaser är att du kan se samma Notion-databas från många olika vyer.
Om du använder Notion för projektledning kan ditt projekts huvudvy vara en styrelsevy.
Du kan dock behöva se tydligare när du behöver börja på varje projekt, så att visa samma databas i en kalender- eller tidslinjevy skulle vara användbart.
I vissa fall kanske du vill se alla bilder på ett ställe, så en gallerivy är praktisk.
För att visa samma databas från en annan vy, klicka på texten längst till vänster högst upp i din nuvarande vy (“+ Lägg till en vy”). Välj sedan den andra vy du vill ha och ge den ett namn.
Du kan växla mellan flera vyer genom att välja deras namn längst upp till vänster på sidan, som visar en rullgardinsmeny med alla vyer du har skapat.
Använd Notion Database Views för att förenkla dina uppgifter
En Notion Database View kan vara praktisk om du kommer igång med projektledning och försöker organisera dina uppgifter. Nu när du känner till Notion-databasvyer öppnar du Notion på din dator för att se vilka produktiva saker du kan åstadkomma.
Om författaren
Grant Collins (15 publicerade artiklar)
2020 tog Grant examen med en kandidatexamen i digital mediekommunikation. Nu arbetar han som frilansskribent med inriktning på teknik. Hans funktioner på MakeUseOf sträcker sig från rekommendationer för mobil- och stationära appar till olika instruktioner. När han inte stirrar på sin MacBook vandrar han förmodligen, umgås med familjen eller stirrar på en riktig bok.
Mer från Grant Collins
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
