Framsteg inom informationsteknologi (IT) har skapat mer produktiva arbetsplatser. Och med molntjänster har tillgången till digitala arbetsverktyg aldrig varit enklare.
Anställda kan få tillgång till programvara som gör dem mer effektiva i sina jobb. Effektiva medarbetare skapar effektiva organisationer, eller hur? Men det finns också konsekvenser för cybersäkerhet.
Så vad betyder shadow IT? Vilka är för- och nackdelarna med det? Och hur kan du effektivt hantera hotet det kan utgöra för ditt företag?
Vad är Shadow IT?
Shadow IT är användningen av enheter, verktyg, system, appar, programvara och andra tekniska tjänster, särskilt av anställda, utan godkännande från IT-avdelningen.
Majoriteten av de anställda som använder shadow IT menar ingen skada men vill förbättra sin effektivitet. Men deras motiv är tveksamt eftersom IT-avdelningen inte är medveten om vad de gör.
Är Shadow IT bra eller dåligt?
Det finns en diskussion om användningen av skugg-IT på arbetsplatsen. Medan vissa människor hävdar att det är bra, hävdar andra något annat.
I rättvisans namn kommer shadow IT mest som en konsekvens av goda avsikter. En organisation tjänar på när dess anställda använder verktyg för att vara effektiva i sina jobb.
Å andra sidan kan de använda verktygen exponera din data i molnet för cyberhot.
Eftersom sådana verktyg inte är synliga för IT-avdelningen kanske attacker mot dem inte upptäcks tillräckligt tidigt, vilket orsakar skada på organisationen.
Varför Shadow IT är vanligt på arbetsplatsen
Oavsett kritiken mot shadow IT är den utbredd i många organisationer.
Tekniska innovationer gör det svårt att ignorera skugg-IT. Anställda förväntas prestera utmärkt i det växande affärslandskapet, så de vänder sig naturligtvis till annan programvara för att förbättra sina prestationer.
Processen att granska och godkänna verktyg i vissa organisationer är lång och tråkig. Anställda skulle hellre använda de verktyg de behöver i hemlighet snarare än att gå igenom den tröttsamma processen.
Vilka är fördelarna med Shadow IT?
Att distribuera skugg-IT till arbetsmiljöer kan vara fördelaktigt för en organisation på olika sätt. Om dina anställda skjuter i höjden i sina arbetsuppgifter, skjuter din verksamhet också i höjden.
Så här kan skugga IT vara fördelaktigt för ditt företag.
1. Öka medarbetarnas effektivitet
De verktyg du ger dina anställda är avsedda att förbättra deras arbete. Det blir ännu bättre när anställda handplockar dessa verktyg själva.
Dina anställda kanske inte är bekväma med vad du ger dem men de måste använda dem ändå. De kan sluta kämpa med att använda dessa verktyg och det är kontraproduktivt. Det omvända är fallet när de arbetar med de verktyg de själva valt. Eftersom de är bekanta med dem borde deras produktivitet vara på den högsta någonsin.
2. Minska arbetsbelastningen på IT-avdelningen
En typisk IT-avdelning är väldigt upptagen. På en modern arbetsplats som arbetar med molnberäkningar måste arbetssystemen vara funktionella och det är IT-avdelningens ansvar att hålla dem igång. Att låta IT-teamet söka efter och godkänna varje arbetsflödesverktyg är ytterligare arbete till deras redan snäva arbetsbelastning.
När anställda söker efter och använder några verktyg för att förbättra sitt arbete, minskar de arbetsbelastningen för IT-teamet, särskilt när de är effektiva och inte har några negativa effekter.
3. Driv innovation
Att vänta på att IT-avdelningen ska tillhandahålla all teknik som används för arbetet kan bromsa prestandan. Vissa befintliga verktyg på marken kan vara föråldrade och IT-teamet kan ta för lång tid att ersätta dem.
Anställda kan vara insatta i verktyg som kan förbättra deras jobb. När de tar initiativet att implementera dessa verktyg i sina arbetsuppgifter, kommer de att driva innovation i organisationen och åstadkomma tillväxt och utveckling – en vinst för organisationen.
Vilka är nackdelarna med Shadow IT?
Att kringgå IT-avdelningen är oetiskt. När anställda gör det kan de utsätta din organisation för flera risker och cyberattacker. Som ett resultat av detta kan shadow IT vara skadligt för din verksamhet på flera sätt.
1. Bristande efterlevnad
Organisationer styrs av lagar och förordningar för att upprätthålla ordningen i sina branscher. Dessa föreskrifter omfattar användningen av system och hanteringen av data.
Systemen som ditt företag använder kan antingen göra eller förstöra din efterlevnad av de standarder som du måste upprätthålla. Användning av obehöriga verktyg av dina anställda kan sätta ditt företag på fel sida av lagen och du kan få sanktioner för överträdelse
2. Brist på synlighet och kontroll
IT-avdelningen är tänkt att hålla ett öga på allt som används i en organisation. De berövas möjligheten att utföra denna plikt effektivt genom att anta en proaktiv säkerhetsstrategi när vissa system är gömda från dem på grund av skugg-IT.
Brist på synlighet gör att IT-teamet inte kan upptäcka cybersäkerhetshot.
3. Dataläckor
Ett kompetent IT-team kan fastställa teknikens säkerhetskonsekvenser. Vissa program kan vara effektiva men har komplexa säkerhetskrav. Anställda som använder dessa system kan sakna kunskapen för att konfigurera dem effektivt och därigenom exponera dina data.
System i skugga IT kan kräva regelbundna uppdateringar och underhåll för att fungera korrekt. Anställda kanske inte har expertis eller tid att göra dessa, och utsätter därför företagets system för intrång.
Hur man hanterar Shadow IT-risker
Att helt utrota skugg-IT i din organisation kan vara en svår uppgift. För att vara på den säkra sidan bör du lära dig hur du hanterar det eftersom dina anställda kan hänge sig åt det bakom din rygg.
Du kan lösa problemet och hitta en gemensam grund med följande metoder.
1. Utbilda dina anställda
Anställda är mer benägna att inte använda shadow IT när de är medvetna om orsakerna till varför det är dåligt. Vissa av dem kanske inte ens är medvetna om farorna eftersom de använder verktygen för att förbättra sina jobb. Istället för att gå hårt mot dem bör du utbilda dem om farorna för din organisation.
Odla en sund cybersäkerhetskultur i hela din organisation så att alla förstår behovet av att upprätthålla sunda cybersäkerhetspraxis hela tiden även när ingen tittar.
2. Styrka dina anställda med de verktyg de behöver
Istället för att påtvinga dina anställda verktyg, skapa en öppen kommunikation med dem om de verktyg som de behöver för att vara effektiva i sina jobb och göra avsättningar.
När det finns en öppen kommunikation informerar medarbetarna dig gärna om allt som kan förbättra deras jobb istället för att använda dem utan din vetskap.
3. Förenkla prövnings- och godkännandeprocesserna
Efter att ha vunnit dina anställdas förtroende för att kommunicera sina IT-behov till dig, skapa en struktur för att implementera processen.
Effektivisera granskningsprocessen så att IT-avdelningen inte tar en evighet att godkänna rekommenderade verktyg. Annars kommer dina anställda att återgå till sina gamla sätt att använda systemen bakom din rygg.
4. Prioritera dina tillgångar
Cyberattackare slösar inte bort sin tid på tillgångar som inte är av värde för dem. De riktar sig till de mest värdefulla.
Hantera dina resurser effektivt genom att prioritera dina mest värdefulla digitala tillgångar. Överväldiga inte dig själv genom att fokusera på skugg-IT-verktyg som är ofarliga, särskilt de som inte är direkt anslutna till internet, när du ska fokusera på dina största tillgångar.
5. Använd avancerade verktyg för att hantera din Shadow IT-infrastruktur
Shadow IT utgör ett hot när verktygen inte upptäcks. När du väl kan upptäcka verktygen och hålla dem under uppsikt, har du lite att oroa dig för. Du kan hålla ett öga på din infrastruktur genom att använda avancerade cybersäkerhetsverktyg för att övervaka dina system.
Gör Shadow IT till din fördel
Så länge det finns anställda i en organisation kommer det att finnas skugg-IT. Och det beror på att anställda naturligtvis skulle söka sätt att göra sina jobb lättare, särskilt när de inte har några illvilliga avsikter att göra det.
Om du kan få dem att ta med sig dessa verktyg genom ytterdörren istället, kan du njuta av fördelarna med shadow IT utan att faktiskt ha det i skuggan
Om författaren
Chris Odogwu (63 artiklar publicerade)
Chris Odogwu är engagerad i att förmedla kunskap genom sitt skrivande. En passionerad författare, han är öppen för samarbeten, nätverkande och andra affärsmöjligheter. Han har en magisterexamen i masskommunikation (Public Relations and Advertising major) och en kandidatexamen i masskommunikation.
Mer från Chris Odogwu
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
