Din verksamhet expanderar, och det gör även din kundbas. Med tiden blir det svårare att samla in och hantera kontaktdata och kundsamtal manuellt. Viktiga kundinteraktioner är utspridda över e-postmeddelanden, livechatt, appar för snabbmeddelanden och hundratals förvirrande kalkylblad.
Det äventyrar din affärsverksamhet och hindrar dig från att ge snabb kundservice. Sådana inkonsekvenser kan äventyra kundrelationer och påverka din försäljning.
Det är där att investera i ett kontakthanteringssystem hjälper.
Vad är ett kontakthanteringssystem och varför ska du bry dig? Låt oss ta reda på!
Vad är ett kontakthanteringssystem?
Ett kontakthanteringssystem är ett verktyg som låter dig hantera och organisera affärskontakter så att du kan använda dem snabbare och strategiskt. Det är ofta en del av din strategi för kundrelationshantering (CRM).
Huvudmålet med denna mjukvarulösning är att samla in kundinformation genom flera kanaler och hålla din kontaktlista uppdaterad. Den förvarar varje kunds data på en central plats och ger en organiserad historik över dina tidigare konversationer.
Dina säljare och kundtjänstrepresentanter kan hämta kundinformation när de behöver det. De behöver inte jonglera mellan sina telefonkontaktlistor, e-postkorgar, sociala medier, livechatt och kalkylblad för att se och använda kundinformation. Med ett kontakthanteringssystem kan de komma åt det från en enda plats.
Viktigast av allt är att alla teammedlemmar kan redigera och uppdatera kontaktuppgifter och göra dem tillgängliga för medarbetare.
Det eliminerar silos mellan dina marknadsförings-, försäljnings- och kundtjänstteam. Genom att ha tillgång till samma kunddata via molnkontakthanteringsverktyg kan de kommunicera snabbare. Framför allt kan de betjäna varje kund på listan med konsekventa, personliga användarupplevelser.
Fördelarna med ett kontakthanteringssystem för ditt företag
Nu när du vet vad ett kontakthanteringssystem är, är det dags att lära dig hur det kan gynna ditt företag.
Känn dina målkunder
Som nämnts ovan är en av de största fördelarna med ett kontakthanteringssystem att det centraliserar kunddata på en enda plats. Ett kontakthanteringssystem låter dig skapa profiler för varje kund, där du kan spara deras tidigare kundtjänstförfrågningar, köp, livechattmeddelanden, e-postutbyten, fakturor, beställningar, telefonsamtal, etc.
Så oavsett om en kund kommunicerar via e-post, livechatt eller telefon, kommer dina team att ha omedelbar tillgång till sin information. På så sätt kommer dina säljare och kundtjänstrepresentanter lättare att anpassa kundkommunikationen vid varje kontaktpunkt och leverera oförglömliga användarupplevelser.
Bättre segmentering av kontaktlistor
I hyperpersonaliseringens tidevarv får kunderna inte längre resonans för varumärkesbudskap som passar alla. Användare förväntar sig att varumärken förstår deras behov och tillmötesgår dem därefter. Enligt Cisco är mer än två tredjedelar av amerikanska kunder ivriga att tillhandahålla personlig information för att få personlig service.
Ett av de mest effektiva sätten att leverera individualiserade användarupplevelser är segmentering av kontaktlistor. Det är där ditt kontakthanteringssystem lyser.
Denna mjukvarulösning hjälper dig att dela upp din kontaktlista i smalare segment. Du kan till exempel använda segmentering i försäljning och marknadsföring för att köra riktade marknadsföringskampanjer. Du kan ställa in kategorier och segmenteringskriterier, såsom kundkön, position i säljcykeln, geolokalisering, ålder, tidigare köp, innehållsintressen, etc.
Segmentering av kontaktlistor spelar en viktig roll inom olika marknadsföringsområden, inklusive e-postmarknadsföring. Genom att segmentera din nyhetsbrevslista säkerställer du att alla får relevant innehåll.
Sömlösa mjukvaruintegrationer
Kontakthanteringssystem samlar andra vanliga verktyg som du använder. Till exempel kan ditt CRM integreras med ett brett utbud av e-postmarknadsföring, kundtjänst, livechatt, VoIP och sociala medier.
Det gynnar ditt företag på flera sätt.
Till att börja med kan du centralisera kundsamtal i ett verktyg. Det är lättare att importera och exportera kontaktlistor från andra platser. Genom att använda ett Gmail CRM-verktyg kan dina team enkelt dela Gmail-kontakter över olika Google-domäner och ställa in behörigheter för att skydda kunddata.
Dessutom kommer dina kontaktuppgifter som du samlar in via dessa verktyg automatiskt att länkas och arkiveras. De är transparenta för alla och kan hämtas närhelst dina säljare eller kundtjänstrepresentanter behöver dem.
Framför allt automatiserar kontakthanteringsverktyg kunddatainsamling och minimerar risken för mänskliga fel.
Lagring av kunddata i ett molnbaserat system
Kontakthanteringssystemet är molnbaserat och använder ofta avancerade cybersäkerhetstekniker som datakryptering. Därför lagras dina kontaktuppgifter som telefonnummer, adresser, namn, samtalsloggar, e-postadresser och kundtjänstförfrågningar säkert.
Kontakthanteringssystem ökar också de anställdas produktivitet, särskilt i distribuerade team. Dina säljare och kundtjänstrepresentanter kan omedelbart komma åt kunddata, oavsett var de befinner sig eller vilken enhet de använder.
Snabbare och mer pålitlig kundservice
Dagens kunder är teknikkunniga. De förväntar sig att företag ska vara tillgängliga över flera kanaler och tillhandahålla sömlös kundsupport i realtid.
Med ett kontakthanteringssystem kan du snabbare komma åt kunddata. Oavsett om en kund kontaktar dina agenter via e-post eller ett callcenter, kan dina agenter använda kontakthanteringsverktygets sökfunktioner. De kan enkelt hitta en kunds data i systemet och ge dem personlig service.
Du kan också automatiskt skapa och distribuera anpassningsbara e-postmallar, dokument och nyhetsbrev. Det sparar mycket tid och gör din kundservice mer konsekvent.
Med kontaktinteraktionshistorik bara några klick bort låter kontakthanteringssystem dig anpassa kommunikation, skicka länkar till vanliga frågor och ge snabba lösningar på dina kunders problem.
Ökad kunddatasekretess
De senaste åren har den allmänna dataskyddsförordningen blivit ett modeord. Oavsett var ditt företag befinner sig, om du servar internationella kunder måste du följa de datasekretesskrav som ställs av GDPR.
Med ett kontakthanteringssystem och CRM-verktyg är det enklare att följa GDPR. Med den är det lättare att få dina kontakters behörighet att lagra deras data. Med dessa verktyg kan du skicka automatiska meddelanden till dina listamedlemmar och låta dem veta att du vill använda deras data för att tillhandahålla mer relevant innehåll.
Även om manuell kommunikation med kunder skulle vara tidskrävande, är att sätta upp ett CRM-system för att automatisera processen ett säkrare och mer tillförlitligt sätt att hålla dina interaktioner GDPR-kompatibla.
Ge information om din kundtjänstprestanda
Kontakthanteringssystem och CRM-verktyg ger omfattande dataanalys- och rapporteringsmöjligheter. De flesta av dessa verktyg erbjuder anpassningsbara KPI-instrumentpaneler, där du kan spåra dina relevanta mätvärden från flera enheter och platser.
Du kan spåra säljtrattanalys, kampanjresultat och intäktsprognoser för att identifiera svaga länkar i din marknadsförings- och försäljningskedja. Du kommer lättare att kunna förutsäga branschtrender och fatta mer datadrivna beslut i framtiden.
Viktigast av allt, genom att samla in och organisera kunddata strategiskt kan du hålla fingret på pulsen. Baserat på din demografi, varumärkesentiment och intressen kommer du att skräddarsy din marknadsföring och kundservice.
Välj ditt kontakthanteringssystem klokt
Ett kontakthanteringssystem låter dig samla in, lagra och organisera kontaktdata lättare. Kontakthanteringssystem och CRM-verktyg samlar dina marknadsförings-, försäljnings- och kundtjänstverktyg.
På så sätt kan du ge snabbare kundservice och anpassa användarupplevelserna. Det viktigaste är att du kommer att glädja din målgrupp, öka försäljningen och bygga långsiktig lojalitet.
Naturligtvis, när det gäller att välja ditt kontakthanteringsverktyg finns det ingen lösning som passar alla. Istället bör du sätta upp ditt företags mål. Gå igenom listan över dess funktioner och begär en gratis provperiod. Använd alla verktyg du kan för att förstå hur det fungerar och om det uppfyller dina affärsmål.
Använder du ett kontakthanteringssystem för att växa ditt företag? Vi lyssnar!
