{"id":73007,"date":"2022-09-16T15:43:43","date_gmt":"2022-09-16T20:43:43","guid":{"rendered":"https:\/\/blogging-techies.com\/sw\/5-saker-du-bor-undvika-att-gora-i-excel\/"},"modified":"2022-09-16T15:43:43","modified_gmt":"2022-09-16T20:43:43","slug":"5-saker-du-bor-undvika-att-gora-i-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogging-techies.com\/sw\/5-saker-du-bor-undvika-att-gora-i-excel\/","title":{"rendered":"5 saker du b\u00f6r undvika att g\u00f6ra i Excel"},"content":{"rendered":"
\n

Excel \u00e4r ett utm\u00e4rkt verktyg f\u00f6r att bearbeta data, men det har sina begr\u00e4nsningar. N\u00e4r du har alltf\u00f6r komplicerade formler, eller om din dator kraschar n\u00e4r du \u00f6ppnar en Excel-fil, kanske du b\u00f6r \u00f6verv\u00e4ga att anv\u00e4nda ett annat filformat.<\/p>\n

S\u00e5, f\u00f6r vilka anv\u00e4ndningsfall b\u00f6r du \u00f6verv\u00e4ga olika program? H\u00e4r \u00e4r n\u00e5gra situationer d\u00e4r du b\u00f6r anv\u00e4nda en annan app.<\/p>\n

<\/span> 1. Massiva databaser<\/span><\/h2>\n

Om du inte \u00e4r v\u00e4l insatt i datorer kanske du tror att Excel (eller Google Sheets) \u00e4r det enda s\u00e4ttet att lagra data. N\u00e4r allt kommer omkring har de senaste versionerna av Excel 16 384 kolumner och 1 048 576 rader, totalt 17 179 869 184 celler.<\/p>\n

\u00c4ven om detta \u00e4r mycket information, b\u00f6r du vara medveten om att din dator kommer att ladda allt p\u00e5 en g\u00e5ng. D\u00e4rf\u00f6r, om du anv\u00e4nder m\u00e5nga celler, kan du f\u00f6rv\u00e4nta dig att din dator g\u00e5r l\u00e5ngsamt. Att ha hundra, eller till och med tusen, rader kommer inte att vara ett problem.<\/p>\n

\n<\/figure>\n

Men om du forts\u00e4tter att sammanst\u00e4lla data under \u00e5ren, eller om du har flera anv\u00e4ndare som l\u00e4gger till information till en fil, kommer till och med kraftfulla datorer att k\u00e4mpa f\u00f6r att ladda den. Detta beror p\u00e5 att Microsoft laddar all data n\u00e4r den \u00f6ppnar filen.<\/p>\n

\u00c4ven om detta \u00e4r anv\u00e4ndbart f\u00f6r att analysera korttidsdata, sl\u00f6sar det med datorkraft om du bara beh\u00f6ver analysera specifik information. Om du till exempel beh\u00f6ver en kunds e-postadress beh\u00f6ver du inte ladda resten av din kunddatabas.<\/p>\n

Ett bra alternativ f\u00f6r att lagra data \u00e4r att anv\u00e4nda dedikerad databasprogramvara eller tj\u00e4nst. De erbjuder samma funktioner som Excel, s\u00e5som dataanalys, men med \u00e4nnu mer funktionalitet. Du kan anv\u00e4nda Microsoft Access om du \u00e4r ett fan av Microsoft Suite. Andra alternativ inkluderar LibreOffice Base och andra.<\/p>\n

<\/span> 2. Komplex dataanalys<\/span><\/h2>\n

Microsoft Excel har ett stort antal tillg\u00e4ngliga formler. Den erbjuder den enklaste summaformeln till komplicerade funktioner som t.ex nettonuv\u00e4rde<\/strong> (ber\u00e4knar f\u00f6r pengars tidsv\u00e4rde) och prognos<\/strong> (anv\u00e4nds f\u00f6r att ber\u00e4kna framtida v\u00e4rden).<\/p>\n

\n<\/figure>\n

Men om du kommer p\u00e5 att du g\u00f6r flera komplicerade funktioner \u00e4r det h\u00f6g tid att du \u00f6verv\u00e4ger andra l\u00f6sningar. Excel \u00e4r ett utm\u00e4rkt verktyg om din formels variabler alla \u00e4r baserade p\u00e5 r\u00e5data. Men om du uppt\u00e4cker att dina funktioner \u00e4r baserade p\u00e5 celler som sj\u00e4lva \u00e4r formler, \u00f6verv\u00e4g att anv\u00e4nda dedikerad analysmjukvara.<\/p>\n

Om dina kalkylblad f\u00f6rlitar sig p\u00e5 flera formler betyder det extra komplexa lagret att det \u00e4r l\u00e4tt att fel inte uppt\u00e4cks. Och \u00e4ven om du hittar fel \u00e4r det inte l\u00e4tt att sp\u00e5ra dem om dina formler \u00e4r tre rader l\u00e5nga.<\/p>\n

Ist\u00e4llet f\u00f6r att anv\u00e4nda Excel f\u00f6r komplicerade scenarier, f\u00f6rs\u00f6k att l\u00e4ra dig ett programmeringsspr\u00e5k som Python. Det \u00e4r l\u00e4tt att f\u00f6rst\u00e5, och det finns flera free resurser f\u00f6r att komma ig\u00e5ng med det. Och om du inte \u00e4r ben\u00e4gen att studera programmering kan du ocks\u00e5 anv\u00e4nda dedikerade dataanalysverktyg som \u00e4r mycket enklare att anv\u00e4nda.<\/p>\n

<\/span> 3. Projektledning<\/span><\/h2>\n
\n<\/figure>\n

Innan tillkomsten av dedikerade projekthanteringsverktyg som Asana och Trello anv\u00e4nde m\u00e5nga proffs Microsoft Excel. Det \u00e4r trots allt l\u00e4tt att st\u00e4lla in. Det finns till och med mallar du kan ladda ner f\u00f6r att hj\u00e4lpa dig komma ig\u00e5ng.<\/p>\n

Men s\u00e5 fort ditt team v\u00e4xer \u2013 eller du b\u00f6rjar f\u00e5 fler projekt \u2013 blir saker komplicerade. Om du inte anv\u00e4nder onlineversionen av Excel kan ditt team inte anv\u00e4nda din projektledningsfil samtidigt. Och n\u00e4r du l\u00e4gger till fler uppgifter och deluppgifter kan du f\u00e5 f\u00f6r mycket information p\u00e5 ett ark.<\/p>\n

Dessutom, eftersom fler personer har tillg\u00e5ng till filen, finns det en st\u00f6rre chans f\u00f6r en oavsiktlig sammanblandning. De kan oavsiktligt \u00e4ndra en formel eller till och med ta bort viktig information. Att skapa och tilldela projektberoenden kan ocks\u00e5 bli f\u00f6rvirrande.<\/p>\n

\n<\/figure>\n

Det \u00e4r d\u00e4rf\u00f6r det \u00e4r b\u00e4st att skaffa en dedikerad uppgiftshanteringsapp f\u00f6r att hantera ditt team. Specialanpassade appar g\u00f6r att du och ditt team kan f\u00e5 en tydlig bild av allt som beh\u00f6ver g\u00f6ras. Du kan till och med tilldela uppgifter till specifika medlemmar s\u00e5 att ingenting f\u00f6rbises.<\/p>\n

Och om du har en budget kan du hitta free projektledningsverktyg online. Nu kan du h\u00e5lla alla p\u00e5 samma sida utan att beh\u00f6va spendera en krona.<\/p>\n

<\/span> 4. Blanketter<\/span><\/h2>\n

P\u00e5 grund av dess l\u00e4ttillg\u00e4nglighet anv\u00e4nds Excel ofta som ett formul\u00e4r. Det har f\u00f6rekommit m\u00e5nga tillf\u00e4llen d\u00e4r evenemang och sammankomster har anv\u00e4nt b\u00e4rbara datorer och Excel-filer f\u00f6r g\u00e4stregistrering.<\/p>\n

\n<\/figure>\n

Att anv\u00e4nda Excel (eller vilket kalkylblad som helst) som ett formul\u00e4r \u00e4r bekv\u00e4mt eftersom arrang\u00f6rerna direkt kan analysera sina data. Detta kommer dock med flera nackdelar.<\/p>\n

F\u00f6r det f\u00f6rsta skulle du inte ha n\u00e5gon kontroll \u00f6ver datainmatningen. Vem som helst kan skriva in felaktig information, och du skulle inte bli klokare. Det finns heller ingen datastandardisering. En person kunde skriva i New York under staten, medan en annan skulle skriva NY. Detta \u00e4r problematiskt under dataanalys. F\u00f6r det andra, om du har flera registreringsplatser, skulle du ha separata dataupps\u00e4ttningar som kr\u00e4ver konsolidering. Detta tar tid och kan leda till fel i din data. Detta kan ocks\u00e5 leda till dubbelarbete eftersom anv\u00e4ndare kan ange sina uppgifter tv\u00e5 g\u00e5nger. F\u00f6r det tredje finns det ingen datasekretess. Om du anv\u00e4nder ett kalkylblad kan vem som helst bl\u00e4ddra igenom posterna och samla in data. De kan till och med \u00e4ndra befintlig information, vilket kommer att snedvrida din data. Om en datal\u00e4cka uppst\u00e5r genom din Excel-registrering kan du h\u00e5llas ansvarig. Slutligen, om du ska anv\u00e4nda Excel f\u00f6r onlineregistrering, \u00e4r det inte l\u00e4mpligt f\u00f6r stora databaser, som redan n\u00e4mnts. <\/p>\n

<\/span> 5. Finansiell dataanalys<\/span><\/h2>\n

N\u00e4r du anv\u00e4nder Excel f\u00f6r att sp\u00e5ra ekonomiska data, \u00e4r chansen stor att du m\u00e5ste l\u00e4nka till flera k\u00e4llor. Dessa k\u00e4llor kan vara andra Excel-filer, onlinedatabaser och till och med finansiella webbplatser. Men n\u00e4r du l\u00e4gger till dessa \u00f6kar chanserna att introducera ett fel eller f\u00e5 f\u00f6r\u00e5ldrad information.<\/p>\n

Det har till och med intr\u00e4ffat en incident hos JP Morgan l\u00e5ngt tillbaka 2012, d\u00e4r en formel av misstag anv\u00e4nde prissummor ist\u00e4llet f\u00f6r deras genomsnitt vid riskber\u00e4kning. Detta gav i sin tur ett resultat cirka tv\u00e5 magnituder l\u00e4gre \u00e4n det faktiska v\u00e4rdet och gjorde att banken f\u00f6rlorade 6 miljarder dollar i handel.<\/p>\n

\n<\/figure>\n

\u00c4ven om andra problem \u00e4r inblandade, \u00e4r denna felskrivna formel en del av kaskaden av fel som ledde till denna enorma f\u00f6rlust.<\/p>\n

<\/span> Anv\u00e4nd dedikerad programvara<\/span><\/h2>\n

Microsoft Excel \u00e4r ett utm\u00e4rkt kalkylblad. Det \u00e4r bra f\u00f6r sm\u00e5 datam\u00e4ngder eller om du testar det som ett proof of concept. Men om du vill skala ditt arbete b\u00f6r du \u00f6verv\u00e4ga dedikerad programvara.<\/p>\n

Genom att anv\u00e4nda programvara som utvecklats specifikt f\u00f6r ditt \u00e4ndam\u00e5l kommer du att f\u00e5 b\u00e4ttre funktionalitet, arbeta snabbare och att du kan f\u00e5 saker gjorda mer effektivt. \u00c4ven om vissa av dem kommer att kosta tid eller pengar (eller b\u00e5da) att installera, kommer det att spara pengar p\u00e5 l\u00e5ng sikt.<\/p>\n

Om f\u00f6rfattaren<\/strong><\/p>\n

Jowi Morales (181 artiklar publicerade)
<\/strong><\/p>\n

Jowi \u00e4r f\u00f6rfattare, karri\u00e4rcoach och pilot. Han utvecklade en k\u00e4rlek till allt PC \u00e4nda sedan hans far k\u00f6pte en station\u00e4r dator n\u00e4r han var 5 \u00e5r gammal. Sedan dess har han anv\u00e4nt och maximerat teknik i alla aspekter av sitt liv.<\/p>\n

Mer fr\u00e5n Jowi Morales<\/p>\n

<\/span>Prenumerera p\u00e5 v\u00e5rt nyhetsbrev<\/span><\/h4>\n

G\u00e5 med i v\u00e5rt nyhetsbrev f\u00f6r tekniska tips, recensioner, free e-b\u00f6cker och exklusiva erbjudanden!<\/p>\n

Klicka h\u00e4r f\u00f6r att prenumerera<\/p>\n<\/p><\/div>\n

\n
\n

Table of Contents<\/p>\nToggle<\/span><\/path><\/svg><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n