Diez formas de optimizar sus procesos comerciales

Las rutinas simples y fundamentales ayudan a las empresas a funcionar de manera más efectiva. Desafortunadamente, varios procedimientos pueden volverse lentos debido a demoras, ineficiencias y faltas de comunicación, lo que puede costar mucho dinero a las empresas. Debido a procesos ineficaces, la moral de los empleados disminuye. Incluso las organizaciones pequeñas deben ser conscientes de su marco estratégico y evaluar con frecuencia sus procesos internos para mejorarlos. Las rutinas y procesos corporativos internos deben ser lo primero cuando se atraviesa una transformación digital.

Los procesos de su negocio son su medio de operación más fundamental. Ellos deciden lo que debes hacer en el trabajo todos los días. Sin embargo, en igual proporción pueden actuar como obstáculos para el éxito. La forma en que te acerques a ellos lo determina todo. Además, si aborda sus procesos comerciales con lentitud, los está haciendo mal. En esta publicación, proporcionamos un proceso sencillo de 10 pasos para optimizar el flujo de trabajo y producir un flujo de trabajo eficaz que aumentará la productividad.

Explique sus procedimientos

El primer paso parece simple: esta etapa es crucial porque numerosas organizaciones, especialmente las pequeñas empresas, crean espontáneamente procedimientos para satisfacer una necesidad nueva o en desarrollo. A veces, incluso cuando no es la solución, se adopta un enfoque de curita. Para comenzar la auditoría de su proceso, cree una lista de todos los procedimientos que utiliza su grupo, división o empresa. Eso cubre todo, incluso cómo se compran los suministros y quién asiste a sesiones específicas. La forma más rápida de empezar es empezar a pensar en entradas, procesamiento y salidas.

Describe cada paso en detalle

Esto trae a colación la segunda sugerencia relacionada. Debe describir cada paso en detalle a medida que mapea su proceso. Una vez que haya terminado de examinar su proceso de trabajo actual, es hora de buscar áreas en las que pueda realizar mejoras. Esté atento a cualquier signo de disminución de la motivación, dirección poco clara o interrupción de la comunicación. Determine los factores que podrían afectar o afectan actualmente la efectividad de su proceso o flujo de trabajo actual. De esta manera, puede arrojar luz sobre áreas que quizás no haya considerado y detectar ineficiencias que de otro modo habría pasado por alto.

Mejor preparación

Describir el flujo de proceso ideal. Puede considerar realizar cambios una vez que sepa cómo opera actualmente la estrategia de su empresa. ¿Cuál debe ser el diseño del sistema operativo de tu negocio? ¿Cuál debería ser la estructura de su gestión de relaciones con los clientes? ¿Qué procesos ideales te vienen a la mente?

Los datos son uno de los beneficios más importantes de optimizar los procesos corporativos. Recibe datos completos sobre sus operaciones, incluida información sobre cuánto tiempo lleva completar las actividades, dónde ocurren los errores con mayor frecuencia y la proporción o frecuencia de las solicitudes, entre otras cosas. Es más sencillo predecir, planificar y asignar recursos de manera más efectiva para el futuro con este tipo de datos.

Comunicación mejorada y análisis de todos los proveedores de tecnología.

Aunque sería ineficaz, puedes intentar encontrar esas respuestas por tu cuenta. Además, estamos aquí para transformar tu negocio a través de medios digitales, simplificando tu flujo de trabajo y agilizando tus trámites.

Gracias a un programa de software de automatización del flujo de trabajo administrado centralmente, la capacidad de su equipo para comunicarse entre sí es ahora más sencilla que nunca. La comunicación eficaz también garantiza que cada miembro del equipo pueda mantenerse en contacto fácilmente entre sí, ahorrando tiempo y eliminando dificultades.

Mientras investiga el software de gestión empresarial, considere estas preguntas:

• ¿Cuáles son los tres principales problemas que deben resolverse?
• ¿Cuáles son las áreas clave que aumentarán la eficiencia?
• ¿Qué necesito cambiar para mejorar la eficiencia de cada fase de mi proceso?
• ¿Necesitaré más funciones?

Solicite propuestas y envíelas a consultores y proveedores calificados.

No se pueden realizar todas las acciones u operaciones desde la memoria. Para completar el trabajo de manera eficiente, debe describir cada etapa del procedimiento que está utilizando. El siguiente paso es redactar una solicitud de propuestas que pueda enviar a posibles proveedores. Al redactar una RFP, tenga en cuenta las tres cosas siguientes:

• Decide lo que quieres.
• Determina lo que necesitas.
• Determinar qué es factible.

Entre lo que quieres, lo que necesitas y lo que es práctico, existe un punto medio.

Definir roles y responsabilidades

Cuando un procedimiento está automatizado, todo se hace abiertamente. Simplemente porque no está claro quién debería participar, muchos procesos pueden parecer onerosos. Todo el procedimiento ahora está claro para todos. Como resultado, hay más transparencia y control sobre el acceso a los datos.

Las ventajas adicionales incluyen:

• La formación de los empleados se hizo más fácil.
• Incrementar la productividad, la flexibilidad y la eficiencia en toda la empresa.
• Apoyar el cumplimiento de las empresas con los estándares de la industria.
• Un aumento de la satisfacción del cliente.

Elige un ganador

Especialmente en áreas aisladas, una empresa suele implementar una variedad de procedimientos superpuestos. Encuentre un proveedor que esté dentro de su rango de precios, que tenga la experiencia que necesita, que se adapte bien a su empresa y, por supuesto, que tenga un tono de soporte local disponible en caso de que algo salga mal. Su análisis le ha proporcionado las herramientas necesarias para seleccionar actuaciones excelentes. Posteriormente, el ganador puede ser descalificado según criterios como costo, aplicabilidad, conocimiento y soporte local.

Esté dispuesto a adaptarse

El uso de software avanzado, como excelentes aplicaciones de flujo de trabajo, puede automatizar una variedad de tareas. El siguiente paso es diseñar y construir una solución piloto con un pequeño grupo de superusuarios para demostrar el concepto después de haber seleccionado un ganador. Considérelo el vuelo de prueba de su solución. Esto le permite resolver todos los problemas, solucionar cualquier problema importante antes de que surja y confirmar que esta solución es la opción ideal para agilizar sus procedimientos comerciales.

Implemente su nuevo proceso

Está preparado para implementarlo en toda su empresa si tiene éxito. No hay razón para posponer la implementación de su nuevo flujo de trabajo ahora que lo ha probado y realizado los ajustes necesarios. Sin embargo, antes de implementar su nuevo flujo de trabajo, asegúrese de explicárselo completamente a su personal. Asegúrese de prestar atención a los problemas a medida que avanza para que pueda adaptarse.

Revise y realice los ajustes necesarios

No será sencillo cambiar la forma en que trabajan sus equipos. Algunos empleados podrían suspirar de placer porque no tendrán que asistir a tantas reuniones, pero otros podrían perderse el tiempo cara a cara. Todos somos conscientes de que no existe un proceso de trabajo o flujo de trabajo ideal. Como resultado, prepárese para seguir mejorándolo después de haber adoptado el nuevo flujo de trabajo o haber realizado modificaciones al actual.

También es recomendable ampliar el conocimiento de su equipo sobre su industria. Capacitar a su personal con regularidad para que se actualice con las últimas tendencias y procesos puede mejorar su negocio. Afortunadamente, una simple búsqueda en Google de un término como cursos para pequeñas empresas Perth Ya puede proporcionar una lista de cursos en línea que puede consultar.