Une lettre commerciale est un moyen de communication officiel entre des particuliers ou des sociétés concernant tout type de question commerciale.
La distinction entre les lettres commerciales et personnelles est que les lettres commerciales suivent des schémas stricts et sont toujours de nature officielle et sont normalement dactylographiées, sauf demande contraire.
Alors que les lettres personnelles peuvent être écrites de la manière que vous préférez et peuvent être écrites à la main.
Le but d’une lettre commerciale est d’informer les lecteurs sur quelque chose ou de les convaincre de faire quelque chose.
Beaucoup de gens sont paniqués par les lettres commerciales, mais tant que vous connaissez le format dans lequel elles doivent être écrites, tout ira bien.
Il existe plusieurs formats qui peuvent être utilisés lors de la rédaction d’une lettre commerciale. Cependant, nous discuterons ici du format de bloc complet où toutes les lignes commencent à gauche.
En tant que tel, voici ce dont vous aurez besoin :
Outils nécessaires
- Un ordinateur
- Une imprimante
- Crayon
Matériaux nécessaires
- Enveloppes
- Papier à en-tête ou papier d’imprimante
- Timbres
Instructions
Une lettre commerciale comporte essentiellement 5 sections, un en-tête, la date, l’ouverture, le corps et la fermeture. L’en-tête doit inclure votre nom, votre titre et votre adresse et doit être de 4 à 6 lignes à partir du haut de la page.
En tant que tel, vous pouvez les saisir sur un ordinateur ou si vous avez un papier à en-tête officiel qui contient déjà ces informations, vous pouvez sauter cette étape.
Écrivez la date 3 lignes sous l’en-tête à gauche ou à droite. La date peut être très critique à des fins juridiques et de classement, alors assurez-vous de l’inclure.
Sautez 1 ligne après avoir entré la date et continuez votre ouverture; écrivez le nom, le titre et l’adresse des destinataires.
Sautez 2 à 4 lignes supplémentaires et écrivez un message d’accueil et le nom officiel de la personne suivi de deux points, par exemple, Chère Mme Smith : par exemple. Il devrait être introduit dans le premier paragraphe si vous écrivez à quelqu’un qui ne vous connaît pas.
Dans le corps de la lettre, indiquez l’objet de la lettre, que ce soit pour déposer une plainte, demander des informations, répondre à quelque chose ou donner des informations sur les produits et services, en étant aussi simple et direct que possible.
Faites toutes vos demandes et incluez vos coordonnées si votre lettre nécessite plus de contact ou de communication.
Une lettre commerciale doit faire une page ou moins, alors ne vous inquiétez pas de remplir toute la page. Tant que l’information est écrite d’une manière efficace et facile à comprendre, elle a atteint son objectif.
Sautez 2 lignes et poursuivez votre clôture ; ici, vous devez remercier le lecteur pour son temps et énumérer les actions, le cas échéant après la lettre.
Terminez la lettre par Cordialement, Merci, Meilleurs voeux ou une autre fin similaire, sautez 4 lignes et écrivez le nom de l’expéditeur (votre) nom.
Imprimez autant de copies de la lettre que vous le souhaitez sur votre papier à en-tête ou sur du papier d’imprimante ordinaire si vous n’avez pas de papier à en-tête.
Utilisez un stylo pour écrire votre signature dans l’espace au-dessus du nom de l’expéditeur. Pliez la lettre dans une enveloppe et écrivez le nom et l’adresse du destinataire à l’extérieur de l’enveloppe.
Si vous écrivez à quelqu’un au sein de votre propre entreprise, vous pouvez remettre la lettre personnellement ; En cas d’envoi à l’extérieur de l’entreprise, vous devrez mettre le nombre approprié de timbres-poste sur l’enveloppe avant que la lettre puisse être postée.
Conseil:
Assurez-vous que votre ponctuation, votre orthographe et votre grammaire sont impeccables à l’impression. Lisez et relisez la lettre et utilisez un programme de vérification orthographique pour détecter les erreurs que vous auriez pu manquer. Si possible, demandez à quelqu’un d’autre de revoir la lettre lorsque vous avez terminé.
