Als Geschäftsinhaber sollten Sie einige E-Mails regelmäßig versenden: eine Kundenrechnung, eine Einladung zu einer Veranstaltung oder einfach nur eine einfache Bestätigung, dass Sie die Nachricht von jemandem erhalten haben.
Sie können diese E-Mails als benutzerdefinierte Gmail-Vorlagen festlegen, um Zeit zu sparen, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen enthalten und immer die richtigen Wörter parat haben, die zu Ihrem Tonfall passen. Wählen Sie einfach die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten, geben Sie die spezifischen Details für Ihren Kunden ein und klicken Sie auf „Senden“.
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So richten Sie benutzerdefinierte Vorlagen in Gmail ein
Natürlich können Sie Ihre Vorlagen in einem Word-Dokument speichern und bei Bedarf in eine E-Mail einfügen. Es ist jedoch noch einfacher, noch einen Schritt weiter zu gehen und Ihre Vorlagen im E-Mail-Client zu speichern. Ihr E-Mail-Client ist das Programm, mit dem Sie E-Mails auf Ihrem Computer oder Gerät senden und empfangen, z. B. Gmail, Outlook, Apple Mail usw. In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mail-Vorlagen in Gmail verwenden.
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Gmail-Vorlagen aktivieren
E-Mail-Vorlagen werden in Gmail nicht automatisch aktiviert. So aktivieren Sie sie:
- Öffnen Sie Gmail.
- Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Einstellungen Symbol > Alle Einstellungen anzeigen.
- Klicken Sie oben auf Fortschrittlich.
- Wird Vorlagen und klicken Aktivieren.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie Änderungen speichern.
Weitere Hilfe finden Sie auf der Vorlagenseite im Google Learning Center.
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Erstellen von Vorlagen
Sie können jetzt Ihre erste benutzerdefinierte Gmail-Vorlage einrichten.
- Öffnen Sie Gmail.
- Klick auf das Komponieren und verfassen Sie wie gewohnt Ihre E-Mail.
- Klicken Sie nun auf die drei Punkte unten rechts. Sie werden ein neues sehen Vorlagen Option dort.
- Klicken Vorlagen > Entwurf als Vorlage speichern > Als neue Vorlage speichern.
- Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und drücken Sie Speichern.
Senden einer Vorlage
Ihre Gmail-Vorlage ist jetzt zum Senden bereit.
- Klicken Komponieren und klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts.
- Wählen Vorlagen und wählen Sie Ihre Vorlage aus.
- Ihre Vorlage befindet sich nun im Text Ihres E-Mail-Entwurfs.
- Ändern Sie Ihre Vorlage nach Bedarf und drücken Sie Schicken.
Haben Sie eine automatische E-Mail-Signatur eingerichtet? Speichern Sie Ihre Vorlagen ohne Signatur. Andernfalls wird es in E-Mails, die aus Vorlagen erstellt wurden, zweimal angezeigt.
Nutzen Sie Labels, um Gmail noch besser zu nutzen
Wenn Sie Ihren Posteingang noch besser organisieren möchten, versuchen Sie, Ihren eingehenden E-Mails Labels hinzuzufügen. Mithilfe von Tags können Sie die gesamte Kommunikation mit einem bestimmten Kunden oder einem bestimmten Projekt finden. Alternativ können Sie Labels für eingehende Shop-Bestellungen, von Ihnen gesendete Rechnungen oder neue Leads erstellen.
Das Hinzufügen von Etiketten zu Ihren E-Mails kann hilfreich sein, um den Überblick über Ihre Rechnungen zu behalten. Wenn Sie beispielsweise die Markierung „Rechnung gesendet“ überprüfen, wissen Sie genau, welcher Kunde Ihre Gmail-Vorlage „Zahlungserinnerung“ erhalten soll.
So fügen Sie einer E-Mail ein Label hinzu:
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie markieren möchten
- Klicken Sie auf dem Desktop auf das Etikettensymbol, das direkt über der E-Mail angezeigt wird.
- Wählen Sie ein vorhandenes Tag aus oder klicken Sie auf „Neu erstellen“, um ein neues Tag hinzuzufügen.
Sobald ein Label hinzugefügt wurde, finden Sie im linken Menü alle E-Mails mit diesem Label. Gmail bietet derzeit keine mobile Option zum Hinzufügen neuer Labels, aber die von Ihnen erstellten Labels sind auf Mobilgeräten verfügbar.
