Microsoft hat eine ehrgeizige Kollaborations-App für seine Microsoft 365-Plattform entwickelt. Das Tool heißt Microsoft Loop und umfasst gemeinsame Arbeitsbereiche sowie tragbare Inhalte, sogenannte Loop-Komponenten, die gemeinsam genutzt und in mehrere Microsoft 365-Apps integriert werden können.
Was Loop so nützlich macht, ist, dass diese gemeinsam genutzten Komponenten von mehreren Mitarbeitern aktualisiert werden können und unabhängig davon, wo sie integriert sind, synchron bleiben. Eine Person kann eine Komponente in einer Outlook-E-Mail bearbeiten, während eine andere Person sie in einem Teams-Chat bearbeitet, und die neuesten Änderungen werden an beiden Stellen angezeigt.
Microsoft hat kürzlich die Loop-App als öffentliche Vorschau veröffentlicht. Wir werden diese App bald in einer anderen Geschichte erkunden, aber Sie müssen die App nicht verwenden, um mit der Verwendung von Loop-Komponenten zu beginnen. Das liegt daran, dass Microsoft Loop-Komponenten bereits seit einiger Zeit in einige Microsoft 365-Apps, vor allem Outlook und Teams, integriert, sodass Sie diese in den Microsoft 365-Apps erstellen, teilen und bearbeiten können, die Sie bereits verwenden.
Was ist eine Schleifenkomponente?
Eine Schleifenkomponente ist eine tragbare Textkarte oder ein Inhaltselement (in Form einer Liste, Tabelle, eines Absatzes oder eines anderen Formats), an dem Sie und andere synchron oder asynchron zusammenarbeiten können. Wenn Sie beispielsweise eine Schleifenkomponente erstellen, die eine Tabelle enthält, können Sie und Ihre Kollegen Zahlen oder Text hinzufügen, ändern oder löschen oder Anpassungen an der Formatierung der Tabelle vornehmen. Wenn jemand eine Änderung an der Tabelle vornimmt, können Sie und Ihre Kollegen diese in Echtzeit anzeigen und sehen, wer sie vornimmt.
Loop-Komponenten können eingebettet werden und sind mit allen Microsoft 365-Apps kompatibel. Die ersten sind Outlook, Teams-Chat und Whiteboard. Wenn Sie eine Schleifenkomponente in einer Microsoft 365-App erstellen, können Sie den Link kopieren und in eine andere Microsoft 365-App einfügen und dann in dieser App weiter an der Komponente arbeiten.
Stellen Sie sich vor, Sie erstellen während einer Teams-Chatsitzung eine Schleifenkomponente mit einer Aufgabenliste. Kopieren Sie anschließend einen Link und fügen Sie ihn in eine Outlook-E-Mail ein. Alle Änderungen, die Sie oder Ihre Kollegen in der Teams-Chat-Sitzung an der Aufgabenliste vornehmen, werden automatisch in der E-Mail angezeigt, und der Empfänger Ihrer E-Mail kann auch Änderungen an der Aufgabenliste vornehmen.
Erstellen Sie eine Loop-Komponente in Teams oder Outlook
In Gruppen: Sie können eine Schleifenkomponente in eine Teams-Chatsitzung einfügen, um Ihnen und anderen Personen in diesem Chat die Zusammenarbeit zu ermöglichen. Klicken Sie in der Symbolleiste unter dem Eingabefeld, in das Sie Ihren Chattext eingeben, auf das Schleifensymbol. Es öffnet sich ein Bereich mit einer Liste von Schleifenkomponenten, die Sie zum Einfügen in den Chat auswählen können.
In Perspektive: Sie können eine Schleifenkomponente in eine E-Mail-Nachricht einfügen. Wenn sich der Empfänger in Ihrer Microsoft 365-Organisation befindet oder über ein Microsoft-Benutzerkonto verfügt, kann er beim Öffnen Ihrer E-Mail mit der Loop-Komponente interagieren. Klicken Sie in der Symbolleiste unter der E-Mail, die Sie verfassen, auf das Schleifensymbol. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste von Schleifenkomponenten, die Sie zum Einfügen in Ihre E-Mail auswählen können.
Nachdem Sie eine Schleifenkomponente ausgewählt haben (wir gehen gleich auf die Optionen ein), wird ein Entwurf der Komponente im Teams-Chat oder in der E-Mail, die Sie verfassen, angezeigt. Klicken Sie auf und geben Sie einen Titel für Ihre neue Schleifenkomponente ein.
Arten von Schleifenkomponenten
Es gibt sieben Arten von Schleifenkomponenten, die Sie in Ihre Outlook-E-Mails oder Teams-Chats einfügen können. Hier erfahren Sie, was sie sind und wie Sie sie schnell einrichten.
Liste mit Aufzählungszeichen: Schreiben Sie rechts neben dem Aufzählungszeichen Wörter für den ersten Punkt auf Ihrer Liste. Drücken Sie die Eingabetaste. Unter dem ersten wird ein zweites Aufzählungszeichen angezeigt, und Sie können die Wörter für das zweite Element eingeben. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Elemente auf Ihrer Liste eingegeben haben.
Checkliste: Erstellen Sie eine Checkliste auf die gleiche Weise wie eine Liste mit Aufzählungszeichen. Neben jedem Element in der Liste befindet sich ein Kreis. Durch Klicken auf den Kreis wird das entsprechende Element durchgestrichen, um es als abgeschlossen zu markieren. Durch erneutes Klicken auf den Kreis wird die Durchstreichung entfernt.
Nummerierte Liste: Dies entspricht einer Liste mit Aufzählungszeichen, jedoch mit fortlaufenden Nummern anstelle von Aufzählungszeichen.
Absatz: Sie können mehrere Wörter und Sätze schreiben, an denen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen arbeiten möchten.
Tisch: Eine Tabelle hat standardmäßig zwei Zeilen und zwei Spalten. Um eine neue Spalte einzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine vertikale Linie in der Tabelle und klicken Sie dann auf das Pluszeichen, das oben in der Linie angezeigt wird. Um eine neue Zeile einzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über die linke Seite einer horizontalen Linie in der Tabelle und klicken Sie dann auf das angezeigte Pluszeichen.
Um eine Tabelle zu vervollständigen, klicken Sie auf jede leere Zelle und geben Sie dann etwas ein, um sie zu vervollständigen. Um eine Spaltenüberschrift zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger darüber, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts, wählen Sie sie aus und geben Sie einen neuen Namen ein.
Dinge die zu tun sind: Dies ist eine Tabellenvorlage mit Spalten für Aufgabe, Zugewiesen an und Fälligkeitsdatum. Geben Sie die Aufgabennamen, die Namen der Kollegen, denen Sie die einzelnen Elemente zuweisen möchten, und die Fälligkeitstermine ein. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, klicken Sie auf den Kreis daneben.
Fragen und Antworten (verfügbar in Outlook): Dies ist eine Liste, in der Sie und Ihre Kollegen Fragen posten und sich gegenseitig beantworten können. Klicken Sie und geben Sie Ihre Frage ein. Um eine Frage zu beantworten, klicken Sie darunter und geben Sie Ihre Antwort ein.
Tipp: In den meisten Bereichen Ihrer Loop-Komponente können Sie einen Kollegen, der sich in Ihrer Microsoft 365- (und Teams-)Organisation befindet, durch Eingabe markieren @ gefolgt von Ihrem Namen. Sie tun dies, um ihre Aufmerksamkeit auf Ihre Schleifenkomponente zu lenken, wenn Sie möchten, dass sie diese sehen oder mit Ihnen daran zusammenarbeiten. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail oder Teams.
Fügen Sie Ihrer Loop-Komponente weitere Elemente hinzu
Wenn Sie auf die Leerstelle am unteren Rand Ihrer Schleifenkomponente klicken, werden die Worte „Eingeben / einfügen“ angezeigt. Sie können in dieses Feld Text eingeben, wenn Sie weitere Informationen bereitstellen möchten, die Sie Ihrer Schleifenkomponente hinzufügen möchten. Oder wenn Sie die Taste drücken / Wenn Sie die Taste gedrückt halten, öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Elementen, die Sie unterhalb Ihrer Loop-Komponente hinzufügen können.
Sie können eine zusätzliche Tabelle oder Liste hinzufügen (mit Aufzählungszeichen, Checkliste, Nummerierung oder Aufgabe). Aber es gibt noch andere einzigartige Gegenstände, die für Sie nützlich sein könnten:
Wahllokal: Mit den Spalten „Idee“, „Pro“, „Kontra“ und „Stimmen“ hilft Ihnen diese Tabellenvorlage dabei, Ideen zu präsentieren, über die Ihre Kollegen abstimmen können.
Fortschrittstracker: Dies ist eine weitere Tabellenvorlage. Hilft Ihnen, den Überblick über die Projekte zu behalten, an denen Sie und Ihre Kollegen zusammenarbeiten.
Person: Dies ist eine weitere Möglichkeit, einen Kollegen zu markieren. Sie können dies auswählen, anstatt es einzugeben @. Das Markieren einer Person wird auch als . bezeichnet.
Datum: Wenn Sie dies auswählen, öffnet sich ein Minikalender. Klicken Sie auf ein Datum und es wird als Textzeile in Ihre Schleifenkomponente eingefügt.
Bild: Sie können eine Bilddatei einfügen, die sich auf Ihrem PC-Speicherlaufwerk oder OneDrive-Konto befindet.
Kommentar: Fügen Sie einen Kommentar ein, der Ihnen zugeschrieben wird. Klicken Sie hier, geben Sie Ihren Kommentar ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Teiler: Wenn Sie mehrere der oben genannten Elemente hinzufügen, fügen Sie Trennlinien dazwischen ein, damit Ihre Schleifenkomponente besser organisiert aussieht.
Ändern Sie die Freigabeeinstellungen Ihrer Loop-Komponente
Standardmäßig sind Loop-Komponenten für jeden in Ihrer Organisation zugänglich (und bearbeitbar). Sie können dies über den Bereich „Freigabeeinstellungen“ ändern.
In Gruppen: Klicken Sie oben in Ihrer Loop-Komponente auf . Dadurch wird das Fenster „Freigabeeinstellungen“ geöffnet.
In Perspektive: Klicken Sie oben links in Ihrer Schleifenkomponente auf den Namen Ihrer Schleifenkomponente. (Standardmäßig wird es aus der Betreffzeile Ihrer neuen E-Mail abgeleitet oder „Loop Component…“ genannt). Wählen Sie im kleinen Fenster, das sich öffnet, aus. Dadurch wird das Fenster „Freigabeeinstellungen“ geöffnet.
Der Bereich „Freigabeeinstellungen“ ist in Teams und Outlook ähnlich. Unter „Link teilen mit“ können Sie , oder auswählen. (Möglicherweise hat Ihre Organisation eine oder mehrere dieser Optionen deaktiviert.)
Wenn Sie außerdem möchten, dass andere Personen, mit denen Sie etwas teilen, keine Änderungen an Ihrer Loop-Komponente vornehmen können, klicken Sie unter „Weitere Einstellungen“ auf und ändern Sie sie in .
Senden Sie Ihre Loop-Komponente
Sobald Sie Ihre Loop-Komponente in einer Outlook-E-Mail oder einer Teams-Chat-Nachricht eingerichtet haben, können Sie sie an Ihr Team senden.
In Gruppen: Klicken Sie unten rechts auf die Pfeilschaltfläche (). Ihre Loop-Komponente wird in Ihre Teams-Chatsitzung eingefügt.
In Perspektive: Füllen Sie alle anderen Bereiche im E-Mail-Text vor oder nach Ihrer Schleifenkomponente aus. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche.
Geben Sie Ihre Loop-Komponente erneut frei
Sie können Ihre Loop-Komponente erneut für andere Orte freigeben, beispielsweise für einen anderen Teams-Chat oder eine andere Microsoft 365-App.
In Gruppen: Klicken Sie auf das Symbol (zwei überlappende Rechtecke) oben rechts in der Komponente, um einen Link in die Zwischenablage Ihres PCs zu kopieren.
In Perspektive: Klicken Sie auf das Symbol (zwei überlappende Quadrate) oben rechts in der Komponente, um einen Link in die Zwischenablage Ihres PCs zu kopieren.
Wenn Sie diesen Link in eine andere Microsoft 365-App einfügen, die Loop-Kreuzkompatibilität unterstützt, wird Ihre Loop-Komponente in dieser App angezeigt. Wenn Sie also eine Schleifenkomponente in einem Teams-Chat erstellen, können Sie diese in einen anderen Teams-Chat oder eine neue Outlook-E-Mail einfügen. Ihre Kollegen in anderen Teamchats oder Ihre E-Mail-Empfänger (sofern sie sich in Ihrer Microsoft 365-Organisation befinden) können zu Ihrer Loop-Komponente beitragen.
Wenn Sie den Link in eine App einfügen, die die Loop-Kreuzkompatibilität nicht unterstützt, wird ein Link zum Öffnen der Komponente in einem Browser angezeigt. Ihre Kollegen können weiterhin an der Komponente zusammenarbeiten, jedoch nicht direkt in der App, in die Sie den Link eingefügt haben.
Zum Zeitpunkt des Schreibens unterstützen nur Outlook, Teams-Chat und Whiteboard die Loop-Integration. Es wird erwartet, dass Loop bald in Teams, OneNote und Word für die Webkanäle eingeführt wird.
Interagieren Sie mit einer Schleifenkomponente
Das Ziel einer Schleifenkomponente besteht darin, dass Sie und Ihre Kollegen daran zusammenarbeiten. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf das Bauteil schauen, kann jeder in Echtzeit sehen, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer sie vornimmt. Wenn jemand später die Komponente untersucht, sieht er alle zuvor vorgenommenen Änderungen.
So ändern Sie Elemente in einer Schleifenkomponente: Klicken Sie auf den Text oder ein anderes Element (Bild, Tabelle, Datum usw.), das Sie ändern möchten, und nehmen Sie Ihre Änderung vor.
So fügen Sie einer Schleifenkomponente ein Element hinzu: Klicken Sie in den Bereich unten in Ihrer Loop-Komponente. Die Worte „Write/insert“ erscheinen. Sie können Text eingeben oder die Taste drücken / um die gleiche Liste der Optionen anzuzeigen, die oben unter „Andere Elemente zu Ihrer Loop-Komponente hinzufügen“ behandelt werden.
Sie können oben in der Loop-Komponente auf zusätzliche Funktionen zugreifen:
So zeigen Sie eine Schleifenkomponente in einem Browserfenster an: Klicken Sie oben links in Ihrer Loop-Komponente auf ihren Namen. Ihre Loop-Komponente wird in einem neuen Tab in Ihrem Webbrowser geöffnet. In diesem Browser-Tab können Sie Änderungen an der Loop-Komponente vornehmen. Um den Namen der Komponente zu ändern, klicken Sie in der Titelleiste oben auf der Seite auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Namen.
So sehen Sie, wo eine Schleifenkomponente freigegeben ist (verfügbar in Outlook): Klicken Sie auf das Loop-Symbol oben rechts in der Komponente, um die Apps anzuzeigen, in denen Ihre Loop-Komponente freigegeben ist.
So kopieren Sie (einen Link zu) einer Schleifenkomponente: Wie oben erwähnt, können Sie Ihre eigene Schleifenkomponente erneut für andere Standorte freigeben. Sie können auch alle Komponenten freigeben, für die Sie Bearbeitungsberechtigungen haben. Klicken Sie auf das Doppelrechteck-Symbol, um einen Link dazu in die Zwischenablage Ihres PCs zu kopieren und ihn dann an der neuen Position einzufügen. (Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie oben unter „Teilen Ihrer Loop-Komponente“.)
So sehen Sie, wer Zugriff auf eine Schleifenkomponente hat: Klicken Sie auf das Symbol mit der doppelten Silhouette.
So löschen Sie eine Schleifenkomponente (verfügbar im Teams-Chat): Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Loop-Komponente, bis oben rechts eine Symbolleiste mit Emojis angezeigt wird. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie im sich öffnenden Menü die Option aus.
Wenn Sie die Loop-Komponente erstellt haben, können Sie sie vollständig löschen. Wenn Sie eine von jemand anderem erstellte Loop-Komponente erneut teilen, können Sie sie nur aus der App löschen, in der Sie sie geteilt haben.
So greifen Sie schnell auf Ihre Loop-Komponente zu (verfügbar im Teams-Chat): Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Schleifenkomponente, bis oben rechts die Emoticon-Symbolleiste angezeigt wird. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie im sich öffnenden Menü die Option aus.
Dadurch wird oben im Chatfenster eine horizontale Leiste mit dem Namen Ihrer Loop-Komponente platziert. Unabhängig davon, wie weit der Chat-Fluss fortgeschritten ist, wird durch Klicken auf diese Leiste die Chat-Fensteransicht wieder auf die Loop-Komponente zurückgesetzt.
Verwalten Sie Ihre Loop-Komponenten
Alle von Ihnen erstellten Loop-Komponenten werden in Ihrem OneDrive gespeichert. Die von Ihnen in Outlook erstellten Schleifenkomponenten befinden sich im Ordner „Anhänge“, während der Ordner „Microsoft Teams Chat-Dateien“ die Komponenten enthält, die Sie im Teams-Chat erstellt haben. Die Dateinamenerweiterung ist .
Von OneDrive aus können Sie Ihre Schleifenkomponenten wie jede andere Datei verwalten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen einer Komponente, um ein Menü anzuzeigen, in dem Sie sie kopieren, löschen oder umbenennen können. Verwalten Sie Ihre Zugriffseinstellungen. und mehr.
