Salah satu sesi pelatihan terbaik yang saya hadiri selama karir saya adalah program PeopleFuel®️ Proyek Energi di HubSpot.
Di sini, saya belajar bahwa untuk menjadi lebih produktif di tempat kerja, Anda perlu mengatur saya, bukan saya.
Pelatihan ini dipimpin oleh Nick Congelosi, Kepala Pengembangan Manajemen dan Kepemimpinan di HubSpot.
Timnya bertanggung jawab untuk mengawasi pengembangan kepemimpinan global di HubSpot dengan lokakarya, sertifikasi, dan pelatihan seperti PeopleFuel®️.
Ketika saya meninggalkan lokakarya itu, saya merasa yakin bahwa saya dapat merevitalisasi hari kerja saya.
Itulah sebabnya saya memutuskan untuk minum kopi virtual dengan Congelosi dan mempelajari semua tips terbaiknya agar tetap produktif ketika bekerja dari rumah.
Selanjutnya, mari kita tinjau kiat produktivitas kerja jarak jauh Congelosi, cara tetap produktif selama pertemuan jarak jauh, dan praktik terbaik untuk menjalankan sesi pelatihan jarak jauh yang produktif.
1. Tempatkan meja samping di sebelah meja Anda.
Pernahkah Anda bekerja di meja yang berantakan? Saya tahu ya, dan itulah bagaimana saya tahu betapa hal itu bisa mengganggu.
Untuk membantu Anda tetap fokus di siang hari, Congelosi merekomendasikan menempatkan meja samping di sebelah meja Anda yang berjarak cukup jauh.
Anda dapat meletakkan buku catatan dan daftar tugas Anda di meja ini, jadi apa pun yang sedang Anda kerjakan adalah satu-satunya yang ada di meja Anda. Jika itu komputer Anda, buka saja satu tab (atau seberapa banyak Anda benar-benar perlu melakukan tugas itu).
Ini harus membantu membatasi gangguan ketika mengerjakan tugas tertentu.
Namun, jika Anda sedang rapat, tetapi Anda perlu melakukan sesuatu dengan tangan Anda, Anda bisa menggunakan pena atau pensil agar tidak terganggu.
2. Buat titik berhenti yang jelas.
Ketika Anda bekerja di kantor, biasanya ada titik pementasan organik sepanjang hari. Namun, ketika Anda bekerja dari jarak jauh, jeda itu tidak terjadi secara alami.
"Kami mendengar sepanjang waktu bahwa orang-orang bekerja lebih lama atau bahwa pekerjaan mereka memudar di malam hari, ketika mereka bekerja dari jarak jauh," kata Congelosi.
Untuk menghindari hal ini, Anda harus menunjuk titik pemberhentian yang jelas. Misalnya, Congelosi memiliki titik pemberhentian pada pukul 10:30 pagi, tengah hari, pukul 3:30 siang. dan pada jam 5:30 malam
Kecuali jika Anda mengerjakan sesuatu yang kritis, jadilah religius untuk beristirahat. Anda bisa berjalan lima menit atau hanya bangkit dan meregangkan badan.
3. Pertimbangkan manfaat jangka pendek dan jangka panjang (STLT).
Ketika motivasi dan energi Anda rendah, mungkin sulit untuk tetap produktif.
Jika ini terjadi, Congelosi merekomendasikan untuk memikirkan manfaat jangka pendek dan jangka panjang dari tugas yang ada.
Ini dapat mengingatkan Anda mengapa Anda melakukan apa yang Anda lakukan, tetap termotivasi, dan meningkatkan produktivitas.
Congelosi secara pribadi menyebutkan manfaat ini dalam buku catatannya.
"Perlu pindah sehingga kita bisa lebih spesifik tentang apa yang kita lakukan. Ketika saya pergi, itu akan membantu saya memprioritaskan. Itu akan membantu saya lebih fokus pada tugas," kata Congelosi. "Itu akan membantuku mengingat mengapa aku ada di sini dan apa yang sedang aku lakukan. Jadi aku pikir itu adalah elemen yang sangat besar yang terjadi ketika kau mengidentifikasi hasil itu dalam jangka pendek dan panjang."
Meskipun Anda tidak perlu melakukan ini untuk setiap tugas, penting untuk melakukannya ketika Anda lupa apa yang Anda lakukan atau merasa kesal.
4. Miliki kalender Anda.
Untuk memiliki kalender Anda, Anda harus sudah memesan tempat yang tidak bisa dinegosiasikan. Sebagai contoh, Congelosi mengunci kalendernya pada hari Jumat dari 2 hingga 5 malam. sehingga Anda bisa bersantai selama seminggu.
"Saya sarankan memesan jam makan siang dan istirahat, berulang. Kalender Anda adalah tentang apa yang Anda miliki otonomi sejati," kata Congelosi.
Lebih jauh, Congelosi merekomendasikan untuk tidak menjadwalkan pertemuan berturut-turut. Anda dapat menggunakan Rapat Cepat di Google untuk membantu ini.
Dengan Rapat Cepat, kalender Anda akan diatur untuk memesan pertemuan 25 dan 50 menit (bukan 30 menit atau satu jam), sehingga Anda punya waktu di antara rapat-rapat Anda. Anda tidak perlu terburu-buru ke pertemuan online lagi.
5. Gunakan buku catatan atau daftar tugas yang harus dilakukan.
Jika Anda pernah kesal, Anda tahu itu penting untuk memiliki daftar dan melacak semua yang perlu Anda lakukan.
Satu hal yang bisa Anda lakukan adalah menggunakan notebook. Anda dapat menulis daftar tugas atau hanya bertukar pikiran.
Untuk melakukan ini secara online, Anda dapat menggunakan aplikasi daftar tugas. Congelosi merekomendasikan aplikasi Tugas Microsoft.
6. Beristirahat lebih banyak.
Dalam HubSpot Remote Work Report, kami menemukan bahwa 45% pekerja jarak jauh membutuhkan waktu kurang dari satu jam untuk makan siang dan 25% bekerja selama makan siang.
Selain itu, 58% dari HubSpotters jarak jauh mengambil 1-2 istirahat sehari, 29% mengambil 3-5, dan 10% tidak mengambil.
Ketika Anda tidak mengambil cukup istirahat di siang hari, Anda sebenarnya mengorbankan lebih dari produktivitas.
Meskipun budaya di tempat kerja telah memberitahu kita untuk mengabaikan tubuh kita, Congelosi merekomendasikan untuk beristirahat lebih banyak di siang hari dan mendengarkan fisiologi Anda.
Anda dapat merencanakan waktu istirahat Anda di sekitar jam-jam yang paling produktif.
Dengan melakukan audit waktu dan / atau mengetahui kapan Anda paling produktif, Anda dapat memastikan bahwa Anda bekerja selama waktu itu dan beristirahat selama masa-masa tidak produktif.
7. Jangan lupa tentang keseimbangan kehidupan kerja.
Menurut temuan HubSpot, berkomunikasi dengan rekan kerja, perasaan kesepian, dan terlalu banyak bekerja adalah tantangan yang dihadapi pekerja jarak jauh setiap hari.
Kami tahu ini adalah masalah, tetapi bagaimana Anda bisa meningkatkan energi emosional Anda di siang hari?
Congelosi mengatakan perusahaan harus lebih fokus pada keseimbangan kerja / hidup karena mereka yang masih berjalan pada "jam pabrik" tidak memiliki tingkat retensi yang tinggi.
Untuk meningkatkan energi emosional sepanjang hari, cobalah taktik ini:
- Hubungi tim Anda.
- Ucapkan selamat pagi kepada rekan kerja Anda di Slack.
- Para pemimpin harus bersuara keras. Jika Anda seorang manajer, kirim pesan ke tim Anda di penghujung hari dan beri tahu mereka bahwa Anda keluar.
- Berolah raga, walaupun hanya 10 menit berjalan kaki.
- Temukan hobi yang Anda sukai. Congelosi mengatakan: "Untuk orang-orang yang sendirian, saya ingin tahu apakah identitas dan harga diri mereka terlibat dalam pekerjaan. Jika demikian, itu tidak benar."
- Saya menghargai orang lain. Luangkan beberapa menit untuk menulis catatan terima kasih dua kali seminggu. Ini menyebabkan inklusi, koneksi, dan keanggotaan.
Pada akhirnya, Congelosi mengatakan, "Anda mendapatkan apa yang Anda berikan."
8. Bangun kebiasaan yang langgeng.
Anda mungkin berpikir bahwa banyak tip ini didasarkan pada menciptakan kebiasaan baru. Namun, mengembangkan kebiasaan yang berlangsung tidak mudah.
Salah satu cara terbaik untuk menciptakan kebiasaan baru adalah mendorong diri sendiri. Misalnya, setelah Anda menyelesaikan tugas tertentu, Anda dapat diberi hadiah dengan buku baru (atau apa pun yang cocok untuk Anda).
Jika insentif diri tidak memungkinkan untuk Anda, Anda dapat mencoba menciptakan kebiasaan yang memungkinkan kebiasaan lain.
Misalnya, jika Anda fokus mengembangkan kebiasaan mempertahankan otonomi di kalender Anda, itu akan memungkinkan kebiasaan lain seperti istirahat lebih banyak atau berolahraga di siang hari.
Congelosi berkata, "Berbaik hatilah pada dirimu dan biarkan kebiasaanmu berubah. Jika mereka tidak dipertahankan, itu bukan kebiasaan yang tepat untukmu."
9. Berikan sumber daya kepada karyawan Anda.
Sebagai seorang manajer, Anda harus memberi karyawan Anda sumber daya yang mereka butuhkan untuk menjadi produktif.
Congelosi mengatakan: "Anda memiliki sumber daya yang benar-benar Anda berikan kepada karyawan."
Misalnya, ketika Anda menetapkan tugas, Anda harus memberi tahu karyawan Anda apa tujuannya, dan kemudian memberi mereka contoh bagaimana seharusnya.
Juga, sumber daya lain yang dapat Anda gunakan adalah pertemuan publik untuk meningkatkan kolaborasi di antara tim Anda.
Congelosi mengatakan: "Perjelas tujuan, tetapi fleksibel tentang bagaimana menuju ke sana."
Sekarang kami siap untuk bekerja sebagai karyawan jarak jauh yang produktif, Anda mungkin bertanya-tanya,
Berikut adalah beberapa tips tentang cara tetap produktif selama pertemuan jarak jauh.
Cara tetap produktif dalam rapat jarak jauh
1. Memiliki agenda.
Tentu saja, cara yang jelas untuk tetap produktif selama pertemuan jarak jauh adalah memastikan Anda memiliki agenda. Sebelum pergi ke pertemuan apa pun, Anda harus jelas tentang apa yang Anda bicarakan.
Memiliki agenda akan membantu Anda tetap di jalur sehingga Anda tidak melupakan apa pun.
2. Tambahkan struktur.
Agenda akan membantu Anda menambahkan struktur ke rapat Anda. Misalnya, Anda harus benar-benar menuliskan kapan akan ada lima menit percakapan acak untuk mengejar ketinggalan.
Ini akan membantu orang-orang di tim Anda mengatur diri sendiri, sehingga Anda tidak harus melalui ketidaknyamanan untuk beralih dari obrolan ke bisnis.
3. Pertimbangkan keseimbangan kekuatan.
Sebagai karyawan jarak jauh, dapat menjadi canggung ketika beberapa rekan kerja berada di kantor dan Anda adalah satu-satunya orang yang terlibat dalam rapat tersebut.
Jika Anda akan memiliki perpaduan antara karyawan jarak jauh dan kantor, Congelosi mengatakan mungkin lebih baik bagi semua orang untuk menelepon dari jarak jauh. Ini akan meratakan lapangan bermain untuk tim Anda dan membuat rapat Anda berjalan dengan lancar.
4. Gunakan penghitung detik pada jam komputer Anda.
Ketika Anda mengatur pertemuan raksasa, penting untuk melacak waktu. Satu hal yang dilakukan Congelosi adalah menggunakan penghitung detik di jam komputernya.
"Kita sering bertemu di saat-saat seperti, 'Tembak, ini 12:59,' tapi sebenarnya 12:59 dan 59 detik, yang bukan waktu," tambahnya.
Menggunakan penghitung detik akan membantu Anda melacak berapa banyak waktu yang sebenarnya Anda miliki untuk item tertentu pada jadwal Anda.
5. Bersikaplah sadar tentang keamanan psikologis di antara tim Anda.
Dengan pertemuan jarak jauh, Anda mungkin merasa tidak nyaman dengan pendingin air ketika dua orang mengejar sesuatu, tetapi semua orang diam. Atau mungkin beberapa orang merespons seseorang sekaligus, menyebabkan kebingungan.
Sementara masalah ini sering disalahartikan sebagai masalah jarak jauh, Congelosi mengatakan mereka sebenarnya masalah inklusi.
Dia menambahkan: "Tidak ada di dalam kamera yang halus. Efek fokus itu sangat sulit untuk ditangani."
Inilah sebabnya mengapa penting bagi manajer untuk fokus pada keamanan psikologis tim mereka.
"Opsi untuk dimasukkan sangat kritis," kata Congelosi.
Untuk meningkatkan keamanan psikologis dalam rapat jarak jauh Anda, cobalah taktik ini:
- Percakapan semua lawan semua. Saat Anda mengajukan pertanyaan atau membuat pembuka percakapan, pergilah kemana-mana agar semua orang memiliki kesempatan untuk berbicara.
- Ekstrapolasi pertanyaan-pertanyaan lain ketika sebuah percakapan mengecualikan orang. Misalnya, jika orang berbicara tentang sesuatu yang tidak semua orang tahu (musik terbaru, olahraga, acara TV), manajer dapat menanyakan sesuatu seperti: Ini membantu diskusi menjadi gambaran yang lebih besar, dan tidak yang tidak termasuk orang.
- Gunakan dokumen "Bekerja dengan saya". Dokumen-dokumen ini berguna bagi manajer untuk digunakan sehingga semua orang tahu cara kerjanya. Ini juga cara yang bagus untuk bertemu orang. Selain itu, ini membantu karyawan membangun kepercayaan dan keamanan psikologis dengan manajer dan tim mereka. Congelosi berkata, "Kami menghabiskan sebagian besar hidup kami untuk mencari tahu melalui sihir siapa Anda sebagai manusia. Ada banyak upaya kognitif yang Anda habiskan untuk membaca orang. Mari kita bicarakan."
- Bicara tentang aturan. Penting bagi tim untuk menetapkan standar satu sama lain. Misalnya, jika seseorang merasa nyaman duduk dengan tenang sebelum rapat, tetapi orang lain di tim mereka ingin berpartisipasi, penting bagi manajer untuk mengetahui hal ini dan menetapkan standar sehingga harapannya tidak pasti.
- Lakukan aktivitas "Ini atau Itu". Ini adalah kegiatan berisiko rendah yang hebat yang dapat membantu mengembangkan keamanan psikologis. Dengan "Ini atau itu", Anda hanya berkeliling dan bertanya pada tim Anda pertanyaan ini atau itu.
- Lakukan kegiatan ‘Saya … tetapi saya tidak. ' Dengan kegiatan ini, orang-orang di tim Anda akan berkeliling dan berkata "Saya … tapi saya tidak". Sebagai contoh, pernyataan risiko rendah yang bisa saya katakan adalah Kegiatan ini berisiko tinggi, tetapi sangat baik untuk membangun keamanan psikologis. Congelosi mengatakan: "Manajer harus menilai tingkat risiko suatu kegiatan dan memikirkannya secara berurutan. Mulailah dengan risiko rendah dan pergilah dari sana."
Sekarang kita tahu bagaimana tetap produktif selama hari kerja dan rapat jarak jauh, Anda mungkin berpikir,
Nah, jika Anda harus menjalankan sesi pelatihan atau bergabung dari jarak jauh, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana melakukannya secara produktif. Mari kita tinjau beberapa tips produktivitas pelatihan jarak jauh terbaik Congelosi di bawah ini.
Tips Produktivitas Pelatihan Jarak Jauh
1. Dapatkan produser.
Jika Anda harus melakukan sesi pelatihan dengan lebih dari 20 orang, Anda harus mempertimbangkan untuk mendapatkan produser. Orang ini akan mengawasi obrolan, menjawab pertanyaan, dan mengirim tautan ke sumber yang dibahas dalam sesi ini.
Misalnya, jika pelatih referensi buku, produser akan mengirim tautan ke buku dalam obrolan.
2. Ketahui apa pengalaman pengguna terbaik.
Meskipun Congelosi umumnya merekomendasikan untuk menjauh dari slide, jika Anda harus menggunakannya, pastikan Anda tahu cara memastikan pengalaman pengguna terbaik untuk audiens Anda.
Misalnya, jika Anda dalam Zoom, Anda harus meluangkan waktu di awal latihan untuk memastikan setiap orang memiliki pengaturan tampilan berdampingan.
3. Tuliskan slide Anda.
Jangan takut untuk menuliskan slide Anda. Ketika Anda melakukan pelatihan jarak jauh, melalui slide bisa sulit dikalahkan.
Fungsi anotasi akan membantu Anda melakukan pelatihan yang lebih gesit.
4. Gunakan fungsi papan tulis.
Ketika saya bertanya kepada Congelosi tentang mencoba hal-hal baru dalam pertemuan jarak jauh, dia bercerita tentang Larry King.
Dia mengatakan kata-kata pertama King di radio adalah, "Saya tidak tahu apa yang saya lakukan, tetapi saya ingin melakukannya dengan benar."
Menjalankan sesi latihan jarak jauh bisa seperti ini. Jika Anda belum pernah menggunakan fitur papan tulis sebelumnya, Anda mungkin takut untuk mencobanya karena ini baru.
Namun, Congelosi mengatakan untuk mengambil keuntungan dari kenyataan bahwa kita berada dalam waktu yang belum pernah terjadi sebelumnya.
"Ambil risiko. Jika Anda adalah pelatih virtual, moderator, pewawancara … ambil risiko dengan Zoom dan gunakan papan tulis," katanya.
5. Tetapkan harapan.
Orang-orang mengharapkan apa yang Anda katakan kepada mereka. Jika Anda belum pernah melakukan apa pun sebelumnya, Anda bisa jujur dan otentik mengenai hal itu.
Meskipun ada keseimbangan antara kepercayaan diri dan kesadaran diri, disarankan untuk menjadi rentan secara tepat.
Menjadi jauh tidak selalu mudah bagi manajer atau karyawan. Tetap produktif bahkan kadang-kadang tampak seperti tujuan yang sulit untuk dicapai. Namun, membentuk kebiasaan kecil setiap hari dapat membantu Anda mencapai kesuksesan ketika bekerja dari jarak jauh.
