Управление электронной почтой не так просто. Просто когда вы думаете, что у вас все под контролем, у вас есть возможность снова опередить вас.
«/>
«/>Легко быть разбитым по электронной почте, но это не должно быть бременем. Это мои любимые советы, как держать электронную почту под контролем.
1. Держите ваш почтовый ящик пустым
В чистом почтовом ящике есть что-то странное удовлетворение. Это повышает производительность, поскольку вы можете быстро просмотреть свои входящие сообщения за несколько минут, не сортируя старые. И это уменьшает психическое расстройство. Нет ничего лучше, чем переполненный почтовый ящик, который переполняет вас.
2. Объявить о банкротстве по электронной почте
Если ваш почтовый ящик полностью вышел из-под контроля, банкротство файла по электронной почте. Прикусите пулю и удалите все это (или, если вы не готовы сделать такой определенный шаг, заархивируйте все это). Начните снова, начните снова. Если вы сидите там уже несколько месяцев, скорее всего, человек, ожидающий вашего ответа, смирился с этим. И будьте реалистичны, вы собираетесь получать все эти сообщения? Решите, какие из последних вы хотите сохранить, выберите остальные и удалите или заархивируйте. Никто не умрет, я обещаю. И подумайте о том, как вы будете чувствовать себя свободно!
3. Нажмите один раз
Это мышление, вам нужно усердно работать, чтобы войти в него, но как только оно станет привычкой, оно вам понравится. Когда вы открываете сообщение, просмотрите его и затем с ним. Не позволяйте этому оставаться там! Найденные там электронные письма необходимо будет удалить позже, что потребует больше времени и энергии.
4. Практика сортировки по электронной почте
Чтобы сохранить политику в одно касание, решите, что делать с электронной почтой прямо сейчас. Вот ваш выбор:
- Ответь на это. Если вы можете ответить на письмо менее чем за 3 минуты, сделайте это на месте. Убери его с дороги.
- Домашнее задание Нужно ли действовать, но это займет больше нескольких минут? Поместите это в свой список дел. Тогда, когда вы находитесь в пути, чтобы сделать это, вам не нужно искать свой почтовый ящик, чтобы выяснить, что делать.
- Подайте его (если вы используете Gmail). Что такое подача? Вы отправляете свои электронные письма в «резервуар для хранения» где-то в вашей учетной записи Gmail. Нам все равно, где, пока он не находится в вашем почтовом ящике! “Но как я найду это?” ты спрашиваешь. Просто. По сути, вы будете Google это. Gmail имеет функцию поиска, которая похожа на ваш собственный поиск в Google для вашей Gmail. Вам нужно это письмо от тети Джейн? Просто введите “тетя Джейн” в строке поиска Gmail в верхней части экрана входящих сообщений, и все ваши сообщения будут отображаться с этими словами. Нет необходимости иметь дело с созданием папки, ее архивированием и ожиданием того, что вы запомните, куда вы положили ее позже. (Если вы не используете Gmail, сохраните его в легко доступном месте.)
- Удалить его (или отправить спамом). Это очевидно. Тебе это действительно нужно? Если вы знаете сразу, просто удалите. Готово.
5. Отпишись свободно
Если вы похожи на меня, вы подписались на несколько информационных бюллетеней за эти годы. Если новостная рассылка не добавит реальной ценности вашей жизни или работе (вы знаете, как Useletter), отмените подписку. Любая законная новостная рассылка будет иметь ссылку «отписаться» внизу письма (иногда очень мелким шрифтом, поэтому вам может потребоваться присмотреться). Нажмите, чтобы отписаться. Если вы не видите ссылку «отписаться», электронная почта, скорее всего, является спамом, и в этом случае я обычно отмечаю ее как спам.
6. Понять (и использовать!) МОМ
EOM расшифровывается как «Конец сообщения» и является полезным инструментом для экономии времени, но он широко не известен. По сути, вы можете вставить «eom» в конце строки темы электронного письма, чтобы указать, что в сообщении ничего нет. Это все равно что сказать: «Нет необходимости открывать это письмо и / или отвечать мне. То, что вы только что прочитали в строке «Тема», – это все, что мне нужно было сказать. Мы с мужем используем это, когда можем. Когда я вижу «я», я знаю, что могу пойти дальше и разобраться со следующим сообщением.
«/>
7. Расписание регулярных бомбардировок
Ключевое слово здесь. Сделайте это регулярной частью вашего дня, недели или месяца (что бы вам ни было разумно), иначе вы утонете снова в кратчайшие сроки. Заблокируйте 5-15 минут, чтобы проверить входящие сообщения и почистить их. Поместите свой почтовый блиц в свой календарь, чтобы напомнить себе. Установите таймер, и все готово. Помните, коснитесь его один раз!
8. Найдите процедуру проверки электронной почты, которая работает для
Некоторое время назад я прочитал Джули Моргенштерн «Никогда не проверяй электронную почту по утрам: и другие неожиданные стратегии, чтобы сделать твою работу трудовой жизнью». На страницах 97-98 она делает хорошее замечание:
«/> Самый драматичный и эффективный способ повысить свою производительность – полностью отказаться от электронной почты в течение первого часа дня. Вместо этого проводите этот первый час каждый день на своей самой важной задаче. Когда вы проводите свой первый час, концентрируясь на работе, сценарии, день начинается с контроля, а не наоборот. Это смелое заявление для всего мира (и для вас самих) о том, что вы можете взять под контроль, уйти от беспокойного темпа и создать время для спокойной работы, когда вам это нужно … Подумайте об этом: электронная почта – это не что иное, как куча прерываний и отвлекающих факторов. которые появляются в вашем почтовом ящике без приглашения. Даже проверка вашей электронной почты в течение минуты – это безопасный способ открыть все различные ящики в вашем мозгу и немедленно отвлечь ваш разум от множества других проблем. Как только это происходит, длительная концентрация на чем-либо, критическом или нет, практически невозможна.
Я пробовал этот метод в течение недели и заметил некоторые преимущества производительности, но с тех пор вернулся к моему предыдущему методу. Я из тех, кто любит начинать работать над чистой доской, поэтому мне лучше всего очистить свой почтовый ящик.
Дело в том, что нет единого способа управлять вашей электронной почтой. Просто узнайте, что работает для вас. А потом сделай это!
«/>
