Excel är ett utmärkt verktyg för att bearbeta data, men det har sina begränsningar. När du har alltför komplicerade formler, eller om din dator kraschar när du öppnar en Excel-fil, kanske du bör överväga att använda ett annat filformat.
Så, för vilka användningsfall bör du överväga olika program? Här är några situationer där du bör använda en annan app.
1. Massiva databaser
Om du inte är väl insatt i datorer kanske du tror att Excel (eller Google Sheets) är det enda sättet att lagra data. När allt kommer omkring har de senaste versionerna av Excel 16 384 kolumner och 1 048 576 rader, totalt 17 179 869 184 celler.
Även om detta är mycket information, bör du vara medveten om att din dator kommer att ladda allt på en gång. Därför, om du använder många celler, kan du förvänta dig att din dator går långsamt. Att ha hundra, eller till och med tusen, rader kommer inte att vara ett problem.
Men om du fortsätter att sammanställa data under åren, eller om du har flera användare som lägger till information till en fil, kommer till och med kraftfulla datorer att kämpa för att ladda den. Detta beror på att Microsoft laddar all data när den öppnar filen.
Även om detta är användbart för att analysera korttidsdata, slösar det med datorkraft om du bara behöver analysera specifik information. Om du till exempel behöver en kunds e-postadress behöver du inte ladda resten av din kunddatabas.
Ett bra alternativ för att lagra data är att använda dedikerad databasprogramvara eller tjänst. De erbjuder samma funktioner som Excel, såsom dataanalys, men med ännu mer funktionalitet. Du kan använda Microsoft Access om du är ett fan av Microsoft Suite. Andra alternativ inkluderar LibreOffice Base och andra.
2. Komplex dataanalys
Microsoft Excel har ett stort antal tillgängliga formler. Den erbjuder den enklaste summaformeln till komplicerade funktioner som t.ex nettonuvärde (beräknar för pengars tidsvärde) och prognos (används för att beräkna framtida värden).
Men om du kommer på att du gör flera komplicerade funktioner är det hög tid att du överväger andra lösningar. Excel är ett utmärkt verktyg om din formels variabler alla är baserade på rådata. Men om du upptäcker att dina funktioner är baserade på celler som själva är formler, överväg att använda dedikerad analysmjukvara.
Om dina kalkylblad förlitar sig på flera formler betyder det extra komplexa lagret att det är lätt att fel inte upptäcks. Och även om du hittar fel är det inte lätt att spåra dem om dina formler är tre rader långa.
Istället för att använda Excel för komplicerade scenarier, försök att lära dig ett programmeringsspråk som Python. Det är lätt att förstå, och det finns flera free resurser för att komma igång med det. Och om du inte är benägen att studera programmering kan du också använda dedikerade dataanalysverktyg som är mycket enklare att använda.
3. Projektledning
Innan tillkomsten av dedikerade projekthanteringsverktyg som Asana och Trello använde många proffs Microsoft Excel. Det är trots allt lätt att ställa in. Det finns till och med mallar du kan ladda ner för att hjälpa dig komma igång.
Men så fort ditt team växer – eller du börjar få fler projekt – blir saker komplicerade. Om du inte använder onlineversionen av Excel kan ditt team inte använda din projektledningsfil samtidigt. Och när du lägger till fler uppgifter och deluppgifter kan du få för mycket information på ett ark.
Dessutom, eftersom fler personer har tillgång till filen, finns det en större chans för en oavsiktlig sammanblandning. De kan oavsiktligt ändra en formel eller till och med ta bort viktig information. Att skapa och tilldela projektberoenden kan också bli förvirrande.
Det är därför det är bäst att skaffa en dedikerad uppgiftshanteringsapp för att hantera ditt team. Specialanpassade appar gör att du och ditt team kan få en tydlig bild av allt som behöver göras. Du kan till och med tilldela uppgifter till specifika medlemmar så att ingenting förbises.
Och om du har en budget kan du hitta free projektledningsverktyg online. Nu kan du hålla alla på samma sida utan att behöva spendera en krona.
4. Blanketter
På grund av dess lättillgänglighet används Excel ofta som ett formulär. Det har förekommit många tillfällen där evenemang och sammankomster har använt bärbara datorer och Excel-filer för gästregistrering.
Att använda Excel (eller vilket kalkylblad som helst) som ett formulär är bekvämt eftersom arrangörerna direkt kan analysera sina data. Detta kommer dock med flera nackdelar.
För det första skulle du inte ha någon kontroll över datainmatningen. Vem som helst kan skriva in felaktig information, och du skulle inte bli klokare. Det finns heller ingen datastandardisering. En person kunde skriva i New York under staten, medan en annan skulle skriva NY. Detta är problematiskt under dataanalys. För det andra, om du har flera registreringsplatser, skulle du ha separata datauppsättningar som kräver konsolidering. Detta tar tid och kan leda till fel i din data. Detta kan också leda till dubbelarbete eftersom användare kan ange sina uppgifter två gånger. För det tredje finns det ingen datasekretess. Om du använder ett kalkylblad kan vem som helst bläddra igenom posterna och samla in data. De kan till och med ändra befintlig information, vilket kommer att snedvrida din data. Om en dataläcka uppstår genom din Excel-registrering kan du hållas ansvarig. Slutligen, om du ska använda Excel för onlineregistrering, är det inte lämpligt för stora databaser, som redan nämnts.
5. Finansiell dataanalys
När du använder Excel för att spåra ekonomiska data, är chansen stor att du måste länka till flera källor. Dessa källor kan vara andra Excel-filer, onlinedatabaser och till och med finansiella webbplatser. Men när du lägger till dessa ökar chanserna att introducera ett fel eller få föråldrad information.
Det har till och med inträffat en incident hos JP Morgan långt tillbaka 2012, där en formel av misstag använde prissummor istället för deras genomsnitt vid riskberäkning. Detta gav i sin tur ett resultat cirka två magnituder lägre än det faktiska värdet och gjorde att banken förlorade 6 miljarder dollar i handel.
Även om andra problem är inblandade, är denna felskrivna formel en del av kaskaden av fel som ledde till denna enorma förlust.
Använd dedikerad programvara
Microsoft Excel är ett utmärkt kalkylblad. Det är bra för små datamängder eller om du testar det som ett proof of concept. Men om du vill skala ditt arbete bör du överväga dedikerad programvara.
Genom att använda programvara som utvecklats specifikt för ditt ändamål kommer du att få bättre funktionalitet, arbeta snabbare och att du kan få saker gjorda mer effektivt. Även om vissa av dem kommer att kosta tid eller pengar (eller båda) att installera, kommer det att spara pengar på lång sikt.
Om författaren
Jowi Morales (181 artiklar publicerade)
Jowi är författare, karriärcoach och pilot. Han utvecklade en kärlek till allt PC ända sedan hans far köpte en stationär dator när han var 5 år gammal. Sedan dess har han använt och maximerat teknik i alla aspekter av sitt liv.
Mer från Jowi Morales
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
