Du kanske märker att din produktivitet verkar släpa eftersom du ständigt har svårt att hitta tid att slutföra mer arbete. Det beror lite på att du kanske spenderar en betydande mängd tid på återkommande uppgifter som att svara på e-postmeddelanden eller säkerhetskopiera data.
Tid är dock en begränsad resurs, och du har bara 24 timmar att spendera varje dag. Det bästa sättet att maximera din tid och öka din produktivitet är att automatisera vardagliga, repetitiva uppgifter.
Vad är automation och vilka är dess fördelar?
Automation beskriver användningen av teknik för att hantera tidskrävande eller repetitiva uppgifter för att minimera manuella ansträngningar. Genom att automatisera redundanta uppgifter kan du spara tid och fokusera på andra intäktsgenererande aktiviteter.
Automatisering minskar också mänskliga fel, förbättrar operativ effektivitet, ökar skalbarheten och sparar pengar. Så, hur kan du utnyttja potentialen för automatisering i dina dagliga aktiviteter? Här är några idéer för automatisering av arbetsflöden som du kan använda nu:
1. Snabba upp e-postbearbetningen
Att hantera e-postmeddelanden kan vara överväldigande och tidskrävande om du inte hittar ett system för att hantera dem väl. Det beror på att du förmodligen får massor av e-postmeddelanden varje dag som kräver din uppmärksamhet. Dessutom, om du vill utöka din verksamhet, bör du svara snabbt på e-postförfrågningar från potentiella kunder.
Automatiska e-postsvar
Den goda nyheten är att du kan automatisera vissa processer så att du spenderar mindre tid i din inkorg. Du kan till exempel skapa en mall med hjälp av data från ditt webbaserade kontaktformulär, eller använda dessa free e-postmallbyggare, så att du inte behöver skriva dem från början hela tiden. Du kan också använda de inbyggda autosvarsfunktionerna i e-posttjänster, till exempel Uppföljning alternativet i Outlook för att spåra och svara på e-postmeddelanden.
Alternativt kan du använda en kall e-post- och e-postsammankopplingstjänst som GMass för att anpassa, schemalägga eller skicka marknadsföringskampanjer och kalla e-postmeddelanden till potentiella kunder och följa upp automatiskt.
Organisera dina e-postmeddelanden
Vi slår vad om att du får otaliga e-postmeddelanden dagligen från kollegor, familj & vänner, andra företag, etc. När detta händer kan det vara utmanande att sortera viktiga e-postmeddelanden från skräpet. Men du kan automatisera att flytta e-postmeddelanden från en mapp till en annan för att hantera röran. Du kan använda Gmails “filter” eller Outlook “regler” för att hantera din e-postinkorg.
Dessa inbyggda funktioner låter dig automatiskt ta bort meddelanden med ett specifikt meddelande, sortera e-postmeddelanden med en viss text eller från särskilda kontakter till en mapp, etc.
Du spenderar förmodligen mycket tid på att gå igenom kontakter i din inkorg för att få information som kan hjälpa dig att marknadsföra eller sälja dina prylar. Genom att använda Mailparser kan du automatisera denna process baserat på dina tolkningsregler.
2. Öka kommunikationen med chatbots
Chatbots har helt revolutionerat kundservicen de senaste åren genom att förbättra kommunikationen och kundupplevelsen. Precis som vanliga frågor erbjuder chatbots automatisering genom artificiell intelligens. Följaktligen kan de utföra en mängd olika uppgifter på egen hand.
Vissa fördelar med att använda chatbots är 24/7 tillgänglighet, vissa är flerspråkiga, ger konsekventa svar direkt, hjälper dig att få värdefulla insikter om kundernas beteende, etc. Du kan använda dessa chatbots för att öka din kommunikation på din WordPress-webbplats och förbättra din produktivitet. Det är dock värt att nämna att du behöver investera tid och ansträngning för att finjustera din chatbot för att dra nytta av fördelarna.
3. Säkerhetskopiering av data
Allt eftersom tekniken fortsätter att utvecklas förlitar vi oss i allt högre grad på våra datorers hårddiskar för att lagra delar av våra liv, som arbetsdokument och akademiska dokument eller familjefoton. För det mesta handlar det inte om om, utan när, eftersom hårddiskar slits ut, blir stulna och upplever strömstörningar.
Frågan är, vad kommer detta att betyda för dig, eller ännu bättre, vad kan du göra för att minimera förlusten? Du kan säkerhetskopiera dina data.
Men chansen är stor att du kanske glömmer att göra det själv då och då. Så det bästa skulle vara att automatisera regelbundna säkerhetskopieringar. Förutom att säkerställa säkerheten för dina data, automatiskt schemaläggning av dina säkerhetskopior gör att du kan arbeta på din dator utan avbrott.
Du kan använda CrashPlan för att säkerhetskopiera dina data till en extern hårddisk, en annan dator i ditt lokala nätverk eller dess servrar. Efter installation av programvaran kommer den att skanna ditt system och föreslå vad du kan säkerhetskopiera. Det låter dig också välja vad du vill säkerhetskopiera. Du kan schemalägga dina säkerhetskopior var 15:e minut, en timme eller när du inte använder din dator; allt beror på dig.
4. Planera inlägg på sociala medier
Sociala medier har blivit en integrerad del av våra liv. Och så har dessa plattformar blivit en guldgruva för människor som försöker marknadsföra sina varumärken och sälja produkter/tjänster.
Men att hålla kontakten med alla dina prospekt och kunder på dina sociala medieplattformar är en uppgift som lätt kan kräva din uppmärksamhet på heltid. Men genom att använda automatiseringens magi genom verktyg som Hootsuite och Buffer kan du schemalägga alla dina inlägg på sociala medier i förväg. Du kan använda dessa verktyg för att göra mer på sociala medier på kortare tid.
5. Schemalägg möten
Att lyckas schemalägga ett möte, eller boka en tid, tar ofta mycket fram och tillbaka, särskilt när det involverar många människor. Du kan behöva maila alla för att ta reda på deras tillgänglighet innan du bokar, och riskera att upprepa processen om någon avbokar.
Lyckligtvis kan du automatisera den här processen för att lägga ditt mötesarbetsflöde på autopilot så att du kan fokusera på något annat. Verktyg som Calendly låter dig automatisera dina möten eller andra händelser i förväg med vem som helst via en länk. Du kan ställa in olika tidsluckor för när du kommer att vara tillgänglig och skicka mötesförfrågningar via länken.
Dessutom integreras det här verktyget sömlöst med din kalender. Så när alla har valt en bra tidpunkt kan Calendly logga mötet i din kalender och skicka ett meddelande till dig. Om du blir upptagen under den tiden är det lika enkelt att göra om schemat som att schemalägga.
Automatisera dina repetitiva uppgifter för att öka din produktivitet
Automatisering är särskilt fördelaktigt för små företag med ett fåtal anställda som bär många hattar. Att låta tekniken hantera några uppgifter här och där hjälper dig att göra mer på kortare tid.
Om författaren
Lando Loic (54 artiklar publicerade)
Loic är en frilansande innehållsskribent på MakeUseOf och en livslång lärande. Han har jagat sin passion för att skriva sedan 2016. Han tycker om att testa nya tekniska prylar och mjukvara med potential att hjälpa användare att bli mer produktiva.
Mer från Lando Loic
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
