Mötet som fortsätter och fortsätter; mötet där alla väntade 20 minuter på John från marknadsföring; mötet som var så tråkigt att det nästan nådde den svåra nivån i ditt favoritspel; eller mötet där alla i rummet funderar på samma sak: när tar det slut?
Som affärskvinna har du säkert besökt många liknande möten där allt du kunde tänka på var att avsluta och börja på riktigt. Faktum är att värdelösa möten är mycket populära i moderna företag: en nyligen Verizon studie avslöjade att 92 procent av de tillfrågade dagdrömde under affärsmöten för att de var så tråkiga.
En annan intressant statistik från Verizon-undersökningen konstaterar att nästan hälften av de tillfrågade sa att möten var en av de största tidsslöserierna på deras kontor. Ett mer alarmerande fynd som visade på behovet av att organisera effektiva möten kom från Atlassian: Företag spenderar idag cirka 37 miljarder dollar på onödiga och improduktiva möten.
Det finns något du kan göra för att undvika sådana allvarliga förluster och hålla affärsmöten.
Vi har sammanställt dessa metoder i den här artikeln.
1. Eliminera distraktioner
Smartphones, surfplattor, datorer och andra tekniska enheter som vanligtvis skylls på distraktion bör stängas av innan mötet börjar. Inget möte kan vara spännande och fokuserat om det avbryts av ljudet av en ringsignal, aviseringar eller skrivbordsvibrationer.
Hans beslut att förbjuda smartphones under möten kommer säkert att ha stöd från majoriteten av deltagarna. 80 procent av folket Du tycker att det är olämpligt att skicka e-post och ringa samtal. Säg helt enkelt att du inte vill slösa bort folks tid och lova att du kommer att avsluta mötet så fort du inser att resten inte bryr dem. För dem som försöker argumentera, påminn dem varför framgångsrika människor aldrig tar med sig smartphones till möten.
2. Gör målet tydligt
Varje möte måste hållas för ett visst syfte eftersom det annars blir värdelöst och slösar bort tid. För att vara säker på att du är på rätt spår, fråga dig själv “vad ska det här mötet åstadkomma?” innan du ringer deltagarna för att bjuda in dem. Behöver du öka medvetenheten om en framväxande fråga i företaget? Eller kanske dess syfte är att informera om policyförändringar?
Enligt affärsutvecklingsspecialisten Mark Rabkin, du Du bör alltid vara tydlig med ditt syfte. av mötet om du vill bli respekterad av chefer, kamrater och kollegor. Anledningen är enkel: genom att tala om för folk vad de kan förvänta sig fokuserar du samtalet och undviker att slösa bort deras tid.
Så nästa gång du vill förklara syftet med mötet med något vagt som “statusuppdatering”, tänk om.
3. Undvik att monopolisera konversationen.
Kommer du ihåg det där mötet där någon från ditt företag talade i en halvtimme och inte lät någon tala? Vilken mötesmördare. Inget är tråkigare än att sitta länge och vänta på att en person ska avsluta talet, speciellt när man också har något att tillägga. Du som mötessamordnare ska inte låta det hända.
Enligt Coachning för ledare, det finns flera sätt att få folk att sluta prata, som att sätta tidsgränser, ställa frågor för att engagera fler människor och till och med avbryta mellan andetag. Oavsett vilken strategi du tar, kom alltid ihåg att sätta grundreglerna i förväg för att undvika att förvandla mötet till en offentlig diskurs.
4. Låt inte spelet gå på övertid
Ofta tillåter inte tidsbrist att möten diskuterar allt, så samordnaren bestämmer sig helt enkelt för att fortsätta. Som ett resultat sitter människor fast i timmar. Enligt den välkände bloggaren Chris Matyszczyk har undersökningar visat det långa möten är faktiskt ett slöseri med tid eftersom cirka 70 procent av deltagarna börjar göra annat arbete för att de är uttråkade.
Många erfarna personer säger att möten inte bör vara mer än 30 minuter. Detta beror på att människor kan koncentrera sig så länge som 10 minuter! Genom att skicka spelet till övertid finns det en god chans att du inte producerar något eftersom alla är trötta och uttråkade. För att avsluta, fortsätt att träffas mycket kort eller berätta för dina kollegor att träna ditt fokus.
5. Avsluta möten med uppdrag
Detta kommer att hålla dem fokuserade. Varje möte du har bör avslutas med att ge deltagarna en lista över ansvarsområden som de måste uppfylla. Om du till exempel har ett möte om ett ämne, diskutera möjliga lösningar och definiera de mest effektiva. Tilldela sedan dessa lösningar att implementeras till deltagarna.
Låt dina kollegor veta att de kommer att få ett uppdrag i slutet av mötet, det hjälper dem att fokusera på det du säger. För dig måste mötet utan uppdrag verka som en oändlig film, så använd den här metoden för att öka effektiviteten.
6. Använd verktyg för innehållsproduktion och mötesproduktivitet.
Alla möten bör innehålla visst innehåll. Om du av någon anledning inte har tid att förbereda ditt innehåll bör du alltid komma ihåg att använda hjälpen. Här är listan över användbara saker att memorera:
- EVERNOTE: verktyg för dig som behöver organisera och samla in mycket information under möten
- TRELLO – samverkan och styrelsemöten
- IO: mötesproduktivitetsverktyg
Till dig!
Se till att dina möten är effektiva med dessa tips och låt dem hjälpa dig att bli den bästa affärskvinnan du kan vara.
