Som småföretagare vet du att tiden är din största tillgång. Du kan förlora pengar och få tillbaka dem. Du kan till och med förlora ett företag och få tillbaka det. Men tiden är oåterkallelig. Det är därför du måste skydda den som en hök. Här är mina 7 tidshanteringstips för småföretagare – 7 sätt du kan göra ett bättre jobb för att skydda din tid nu!
1. Börja med tidsregistrering.
Innan du gör något annat måste du slutföra minst en dags tidsregistrering. Ta ett papper eller ett kalkylblad (beroende på vad du föredrar) och börja från det ögonblick du vaknar till det ögonblick du går och lägger dig på natten. Ditt jobb är att spåra varje minut av din dag, lista uppgiften och den totala tidsåtgången. Du måste spåra allt (och jag menar verkligen allt!) för att detta ska vara användbart. Försök att inte ändra ditt beteende den dagen. Se bara till att mäta vad du skulle betrakta som en “typisk” arbetsdag för dig.
2. Identifiera dina största tidsslösare.
När du har slutfört en dags tidsloggning ser du snabbt var du slösar bort mycket tid. Ta din tidlogg och summera tiden på dygnet du registrerade och försök sedan kategorisera alla dina aktiviteter. Gör sedan några grundläggande beräkningar för att bestämma hur stor procentandel av tiden du lägger på varje aktivitet. Målet här är att hitta de områden där du spenderar för mycket tid. Kategorierna att överväga är: e-post, telefonsamtal, möten, raster, ärenden och andra icke-produktiva uppgifter.
3. Använd pomodoro-tekniken.
Pomodoro-tekniken är en populär tidshanteringsmetod som innebär att du ställer in en timer på 25 minuter medan du fokuserar på en specifik uppgift, och sedan tar en kort 5-minuters paus innan du påbörjar nästa uppgift. Personligen använder jag en variant av Pomodoro-metoden som går ut på att mäta min tid som spenderas på specifika områden av min verksamhet i 20-minuterssegment. Tidsloggning hjälper dig att se var du spenderar för mycket tid och för lite tid. Sedan kan du börja sätta vecko- och dagliga mål för pomodoros du spenderar i varje kategori. Begränsa dig till exempel till 10 pomodoros per vecka när du kollar din e-post. Men sätt upp ett mål att nå 30 pomodoros genom att arbeta med dina marknadsföringssystem.
4. Tillämpa 80/20-regeln.
Ett effektivt sätt att avgöra var du bör spendera mer tid är 80/20-regeln. 80/20-regeln säger i princip att 80 % av dina resultat kommer från 20 % av dina ansträngningar. Så ditt jobb inom effektiv tidshantering är att öka mängden tid du spenderar varje dag och varje vecka i den där 20 %-kategorin där du får de bästa resultaten i ditt företag (och mindre tid överallt). Detta är en process, så fortsätt att använda den varje vecka tills du har en mycket tydlig uppfattning om var du kan få ut det mesta av dina minuter.
5. Delegera men abdikera inte.
Att vara en effektiv småföretagare innebär uppenbarligen att lita på att andra människor hjälper dig att få allt arbete gjort. Nyckeln till delegering är att undvika att “abdikera”, det vill säga att du bör undvika att ge anställda ansvar utan att effektivt förbereda och utbilda dem för uppgiften. Det här är enormt. En del av att få det här att fungera är att anställa rätt personer, men det kräver också att investera tid i att utbilda dem.
6. Undvik dina anställda.
På tal om anställda, när du har utbildat dem och arbetar effektivt är det dags att undvika dem helt och hållet så mycket som möjligt. Anställda kommer att förbruka din tid om du inte är försiktig. “Dåliga” anställda kommer att förbruka din tid med ständiga problem (så det är bäst att anställa de rätta och utbilda dem väl), men även “bra” anställda kommer att slösa bort din tid med sina välmenande försök att få din uppmärksamhet (aka av lärarens husdjur). Om du kan uppbåda det, föreslår jag att du ställer in ditt personliga kontor borta från de viktigaste områdena där dina anställda arbetar. Kom ihåg: Ditt jobb som småföretagare skiljer sig mycket från dina anställdas arbete.
7. Akta dig för shiny object syndrome.
Slutligen, gör allt du kan för att undvika att bli uppsvept i “shiny object syndrome” i din verksamhet. Blanka föremål dyker upp då och då och gör sitt bästa för att distrahera dig från det du försöker åstadkomma nu. Nya möjligheter är bra, men se till att de inte blir dåliga.
Vilka andra tidshanteringstips fungerar för dig? Lämna din kommentar nedan.
