Lists är nästa generations Microsoft 365-app som utvecklades från SharePoint-listor i maj 2020. Det är en front-end-plattform för att hantera din data eller arbete som idéer, att göra-listor, uppgifter, inventering, hantera vanliga frågor, etc. I den här artikeln , kommer du att lära dig om listor, dess funktioner och dess viktigaste användningsfall.
Vad är Microsoft Lists?
Du kommer att se Microsoft Lists-appen i Alla appar avsnittet i ditt Microsoft 365-abonnemang. Du kan använda den här appen för att skapa listor och samarbeta med dina teammedlemmar eller kunder.
Microsoft Lists erbjuder många fördelar jämfört med andra att-göra-listappar. Du kan till exempel spåra problem, rutiner, tillgångar, inventarier, kontakter och mycket mer med hjälp av Microsoft Lists.
Verktyget slår samman dina listor med alla Microsoft 365-appar så att du kan börja skapa eller arbeta med dina data från Microsoft Teams, SharePoint eller Lists hem. Den levereras också med klicka för att redigera mallar som sparar tid på att organisera dina uppgifter eller anteckningar.
Nya funktioner i Microsoft-listor
Lists har alla standardfunktioner som du kan förvänta dig av en att göra-lista-app. Till exempel tidslinjevy, kalendervy, skapa listor från kalkylblad, lägg till bilagor till listor, spåra aktiviteter, etc. Följande är dock de viktigaste funktionerna som skiljer listor från andra liknande verktyg:
1. Hantera regler
Du kan automatisera dina att göra-listor på många sätt med det här verktyget. Men en sådan omfattande automatisering blir endast möjlig på grund av if/då-stilsregler i Lists-appen.
Du kan använda dessa regler för att automatisera påminnelser och aviseringar till dina listor. Ägaren av listan kommer också att ha kontroll över reglerna. Om du ger dina redigeringsbehöriga listredigeringsåtkomst kan de redigera listreglerna. Följ dessa steg för att skapa regler från Lists-hemmet:
- Klicka på Automatisera rullgardinsmenyn och välj sedan Skapa en regel. På skärmen där du ser Meddela någon när alternativ måste du ställa in ett villkor. Du kan till exempel välja Ett nytt objekt skapas. Du kan redigera regelvillkoren genom att klicka på vart och ett av de understrukna orden i meningen. Du kan välja alternativ som vem du ska meddela, kolumn, kolumnvärde, etc. När du är klar klickar du på Skapa för att bekräfta regeln.
2. Listar samarbete genom Microsoft Teams
Listor ger ett mervärde till funktionerna i Microsoft Teams-appen. Du kan komma åt, dela eller skapa listor från Teams-appen utan att lämna några pågående möten eller brainstormingsessioner.
I Teams-appen kan du ändra visningen av en lista på olika sätt som kort, rutnät, kalendervy, etc. Förutom att lägga till nya kolumner, skapa anpassade vyer med filter och definiera val, kan du också ändra din plan för att göra data mer meningsfulla för ditt team.
3. Dela listor och objekt
Listor erbjuder olika sätt att dela data med dina team eller kunder. Till skillnad från många andra att göra-listappar behöver du inte dela hela listan med dina medarbetare.
Om du vill kan du dela hela listan eller ge åtkomst till valda listobjekt. Dessutom kan du anpassa dataskyddet genom att aktivera skrivskyddat, redigeringsåtkomst, lösenordsskydd och utgångsdatum för att komma åt listan.
4. Integrationer
Dina listor integreras omedelbart med andra Microsoft 365-appar som Teams, Power Automate, Power Apps och SharePoint.
Du kan automatisera projektuppgifter eller arbetsflöden med hjälp av listor och Power Automate-integrering. På Lists hem, klicka på Automatisera rullgardinsmenyn och välj sedan Power Automate. Om du klickar på Skapa ett flödekan du komma åt mallar för automatisering av processer och uppgifter.
5. Mobilapp
Microsoft
Lists-appen är också tillgänglig på iOS-enheter som iPhones och iPads. Mobilappen erbjuder en smidig upplevelse med ett användarvänligt gränssnitt för att skapa, redigera och dela dina listor när du är på språng.
Microsoft har också avslöjat en plan för Android-versionen av Lists-appen. Android-användare kommer snart att få skapa, dela och redigera listor från sina mobila enheter.
Ladda ner: Microsoft Lists för iOS (Free)
Använda Microsoft-listor som informationsspårare och organisatör
Det finns många användningsområden för Lists-appen för professionell och personlig datahantering. Några av de bästa scenarierna för användning är:
1. Kapitalförvaltning
Du kan effektivt hantera enheter, programvara och andra tillgångar med hjälp av mallen för tillgångshanterare i Lists-appen. Du behöver inte investera mycket tid på det, eftersom mallen behöver några klick för anpassning.
Du kan få tillgångsstatusuppdateringar som vem som för närvarande använder enheten, incheckningsdatum, utcheckningsdatum, vilken enhet som är under reparation osv.
2. Hantera projekt och uppgifter
Du kan förvandla din Lists-app till ett projekthanteringsverktyg utan att behöva betala ut extra pengar. Lägg till uppgifter i en lista och namnge listan enligt projektnamnet.
Du kan lägga till regler i om/då-stil i enskilda objekt eller uppgifter på din lista. Reglerna kan vara ord som avslutad, väntande, blockerad, att göra-uppgift, ärende, prioritet, etc. Om det finns några ändringar i listan från dina teammedlemmar, kommer du omedelbart att veta statusen för uppgifterna.
3. Schemaläggning av innehåll
Tahoe ninjor
Lists-appen är perfekt för strategier för att lägga upp innehåll på sociala medier, webbplatser eller bloggar. Du kan lägga till innehållskraven till en lista. Ställ nu in specifika regler för att aktivera aviseringar eller påminnelser.
Det finns också en mall för innehållsschemaläggning i Lists-appen. Anpassa mallen genom att lägga till bilder eller innehåll som du vill publicera med utkastdatum, förfallodatum, inläggsdatum, etc.
4. Introduktion av kunder och anställda
Microsoft
Checklistmallen för onboarding i Lists-appen gör att du kan hantera introduktion av klienter eller anställda. Till exempel när du markerar Onboarding av anställda objekt på uppgiftslistan som Signeradskickar verktyget automatiskt ett e-postmeddelande med anställdas inloggningsuppgifter till den nya rekryten.
På samma sätt kan du automatisera klienthanteringsprocesser som onboarding, leverans av projektfiler och fakturering från Lists-appen.
5. Kundbiljettspårare
Microsoft
Problemspårningsmallen konverterar dina listor till en effektiv kundrelationshanterare. Om din kund rapporterar några problem relaterade till produkten du levererade, lista dem i Lists-appen. Ställ in specifika regler för under granskning, prioritet, blockerad och löst i kolumnen för artikelstatus.
När det är någon statusändring kan du eller dina kunder få automatiska e-postsvar om biljettstatusen.
Organisera dina data och ditt arbete effektivt
Ovanstående funktioner och användningsfall för Microsoft Lists gör att du kan använda din Microsoft 365-prenumeration på bästa möjliga sätt. Verktyget ger ett helt nytt men ändå flexibelt sätt att ordna och spåra viktiga uppgifter eller data. Dessutom är uppgiftsplanering bara en promenad i parken när du får alla idéer, att göra-listor och mötesagendor på ett ställe.
Om författaren
Tamal Das (294 publicerade artiklar)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
