Gmail är fullmatat med dolda funktioner och tilläggsmöjligheter, men ett av tjänstens mest kraftfulla organisationsverktyg ligger i hjärtat av din vanliga installation.
Som du kanske redan har gissat (särskilt om du läser rubriken på den här berättelsen, din smarta lilla katt), pratar jag om filter: Gmails gamla system för att automatisera din inkorg med en rad anpassade regler. Vid ett ögonkast kan filter verka komplicerade. De kan verka överväldigande. De kan till och med verka onödiga.
Men låt dig inte luras av funktionens egendomligt knapriga exteriör. Gmail-filter har potential att helt omforma din inkorg och hur dina inkommande meddelanden hanteras. De kan hjälpa dig att hålla ordning på din e-post utan att tänka eller försöka. Och allt som krävs är lite unik planering för att få dem att fungera för dig.
Följ de filterfokuserade Gmail-tipsen i den här guiden så kommer din inkorg att fungera som en väloljad (men inte för fet) maskin på nolltid.
Del 1: Ta reda på dina Gmail-filter
Låt oss börja med att tänka på några Gmail-filtermöjligheter för att få en uppfattning om vilka typer av inställningar du kanske vill överväga; Sedan kommer vi att se skapelseprocessen steg för steg.
Med Gmail-filter kan du:
- Se till att meddelanden från specifika högprioriterade avsändare alltid går till huvudfliken i din inkorg, där du säkert kommer att se dem.
- Se till att specifika typer av meddelanden med lägre prioritet, till exempel fakturor, rapporter eller uppdateringar från olika tjänster du använder, automatiskt sorteras på en avlägsen plats och inte ens visas i din inkorg.
- Håll meddelanden från irriterande personer borta från ditt hår (men fortfarande tillgängliga om du behöver hitta dem) genom att automatiskt arkivera dem så fort de anländer
- Vidarebefordra meddelanden från en specifik adress eller med en specifik fras i deras ämnesrader till andra medlemmar i ditt team eller din familj
- Svara direkt på meddelanden till eller från en specifik adress med en förskriven mall
- Markera specifika typer av meddelanden från dig som påminnelser genom att ge dem en ljusgul “PÅMINNELSE”-etikett som gör att de sticker ut i din inkorg
- Tagga meddelanden som skickats till en specifik variant av din Gmail-adress (som din adress + [email protected]) eller skrivna med ett specifikt ord eller en fras i ämnet (som “brådskande”, “viktigt” eller “hej skitstövel, uppmärksamma.” uppmärksamma detta”) som “VIP” och få sedan aviseringar endast för meddelanden med den beteckningen
- Få en snickerdoodle på skrivbordet varje gång din chef mailar dig
Okej, det sista är inte riktigt möjligt (inte än i alla fall), jag ville bara se till att du fortfarande var uppmärksam. Men allt annat på den listan är absolut genomförbart och ganska lätt att ställa in med Gmail-filter.
Har du några egna idéer? Bra affärer. Det är dags att förverkliga dem.
Del 2: Skapa dina Gmail-filter
Det enklaste sättet att starta ett nytt Gmail-filter är att klicka på kontrollpanelens ikon, symbolen som visar tre horisontella linjer staplade ovanpå varandra, inuti den stora sökrutan överst på Gmails webbplats. Gmail.
Det öppnar ett formulär där du kan fylla i vad du vill använda som grund för din filtrering: ett ord eller en fas som kan förekomma i ämnet eller brödtexten i ett e-postmeddelande, en adress från vilken ett meddelande kan komma från eller något annat variabel eller kombination av variabler du vill ha.
Fyll i fälten efter behov, använd så många variabler som du vill, även med citattecken runt termer med flera ord tillsammans med operatorer som “OCH” och “ELLER” termer, om du verkligen vill bli snygg, och klicka sedan på “Skapa filter” ” i botten av lådan.
En snabb varning: Som standard kommer ditt filter att tillämpas på varje inkommande meddelande, därav inställningen “All e-post” som visas bredvid alternativet “Sök” i popup-fönstret för att skapa filter. Om du ändrar det alternativet till “Inkorgen” kan du se ett felmeddelande som informerar dig om att inställningarna du valde inte rekommenderas och kanske inte fungerar korrekt. Lämna alternativet “Sök” inställt på “All e-post”, vilket förmodligen är vad du vill ha i alla fall, och det kommer att förhindra eventuella fel och låta saker fungera som de ska.
Nu är det dags för den roliga delen: delen där du bestämmer exakt vad som ska hända när det kommer ett meddelande som uppfyller dina förutsättningar. Du kan välja valfri kombination av åtgärder från listan och sedan konfigurera dem efter behov. Du kan till och med säga till Gmail att tillämpa filtret retroaktivt på meddelanden som redan finns på ditt konto (istället för att bara använda det för nya meddelanden som kommer därefter) genom att markera alternativet “Använd även filter på konversationer”. “matchning” längst ned i rutan .
När du är klar klickar du på den blå knappen “Skapa filter”, och det är allt: ditt nya Gmail-filter är officiellt på plats och aktivt. Nästa gång ett meddelande kommer som uppfyller de parametrar du beskrev kommer de åtgärder du angav automatiskt att ske snabbare än du kan säga “Jag accepterar Workspace i min arbetsplats cyberrymden.”
Del 3: Hantera dina Gmail-filter
Sist men inte minst, gör en mental anteckning ifall du någonsin skulle behöva justera dina filter i framtiden: om du vill redigera, ta bort eller helt enkelt återvända till ett filter du skapat klickar du helt enkelt på kugghjulet i det övre högra hörnet av Gmails webbplats, klicka på “Inställningar” och klicka sedan på fliken “Filter och blockerade adresser” högst upp på inställningsskärmen. Du kommer att se alla filter du har skapat där och kan ändra eller ta bort dem med ett par snabba klick.
Om vi bara kunde hitta ett sätt att få filtren att leverera de där jäkla snickerdoodlena till oss. Hej Google: Finns det någon chans att du kan få det att hända?
