Om du fortfarande använder fysiska sätt att behålla dina filer och papper, går du miste om mycket. Fysisk lagring av filer tar för mycket lagringsutrymme. Du behöver alltid skåp, vilket gör det ganska utmanande att söka och spåra en viss fil.
Alternativt låter dokumenthanteringsprogrammet dig hantera ett obegränsat antal filer enkelt. Dessutom är de jämförelsevis säkrare och flexiblare, vilket gör det lättare för flera gruppmedlemmar att arbeta tillsammans på ett enda dokument.
Så låt oss ta reda på vilken programvara för dokumenthantering du kan använda för att hantera dina filer.
1. Bitrix24
Det är en säker plattform för att lagra dina personliga och samarbetsfiler. Över 5 miljoner användare litar på dem över hela världen och använder denna programvara för att hantera sina filer.
Den erbjuder tre olika typer av lagring för dina dokument:
Mitt driv: Du kan lagra dina personliga filer här. Gruppkörning: Det är bäst för studenter och småföretags teamsamarbete. Företagsdrift: Den här är bäst för företag med flera anställda.
Dessutom kan du välja att lagra dina dokument i moln eller lokal lagring, beroende på dina behov. Och navigera genom flera filer genom att skriva deras namn eller en kort beskrivning om dem. De är alla sparade i dokumentbiblioteket.
Du kan också gilla dokumenten för att hålla dem högst upp i sökresultaten för snabb åtkomst. Verktyget låter dig också lägga till kommentarer till dokumenten och behålla flera dokumentversioner med redigeringshistorik. Det gör det lättare att spåra förändringar i framtiden. Dessutom kan du också använda olika appar för att redigera ditt dokument.
Av säkerhetsskäl låter Bitrix24 dig låsa ditt dokument genom att klicka på låsknappen. Det gör dokumentet otillgängligt för andra. Programvaran har båda free och betalversioner. Du kan få en baserat på dina behov.
2. eFile-skåp
Oavsett om du är student, en liten entreprenör eller har ett stort företag med flera anställda, kan du använda det här verktyget för att behålla och organisera dina data och filer. Det låter dig söka i filerna bara genom att skriva deras namn i sökfältet.
Du kan också få snabb åtkomst till specifika filer genom att behålla dem i portföljen och automatisera arbetsflödet med denna programvara, eftersom den automatiskt arkiverar dokumenten du laddar upp. Det tillåter både på plats och molnbaserad lagring.
Dessutom behöver du inte behålla dess tillämpning på alla dina enheter. Du kan komma åt dina filer var som helst i världen med hjälp av en webbläsare. Det är dock endast vissa personer med ett lösenord som kan komma åt uppgifterna av säkerhetsskäl. Tillstånd ges till anställda baserat på deras roller.
Alla filer du delat är krypterade och du måste gå igenom tvåfaktorsautentisering. För mer bekvämlighet kan du också ställa in IP eller platsbaserad autentisering.
Dessutom, om du är ett företag eller en ensamföretagare, skulle du gärna veta att den här programvaran också tillåter undertecknande av kontrakt. För att underlätta ditt arbete kan du integrera programvaran med tredjepartsappar som DocuSign, Salesforce och Microsoft Office.
3. Google Drive
Med över 1 miljard aktiva användare varje månad och 6 miljoner betalda användare är Google hittills den mest populära fillagringslösningen. Människor använder det för personlig, team och företagsfillagring.
Det möjliggör sömlös integration med molnbaserade appar. Dessutom stöder den flera format, så att du kan lagra din fil utan att byta typ – till exempel PDF, Word och andra. Det är också bekvämt att söka efter dokument på din Google Drive. Skriv bara namnet så är det där!
Det ger delat utrymme för teammedlemmar. Ändå är data fortfarande otillgängliga för utomstående på grund av dess Data Loss Prevention (DLP) funktion.
Programvaran låter dig spara dina dokument och skapa, visa och redigera dem också. Dessutom, om du redigerar dessa dokument med det här verktyget, kommer det att behålla historiken över de ändringar som gjorts. På så sätt behöver du inte behålla flera versioner av filen. De är alla lagrade i ett dokument.
Google Drive tillhandahåller free lagring på upp till 15 GB för alla dess användare. Om du behöver mer lagringsutrymme än så här måste du skaffa en premiumplan.
4. Sammanflöde
Detta är ett annat bra, molnbaserat fildelningsverktyg som gör att du kan behålla och organisera dina filer. Över 130 000 användare världen över litar på denna plattform med sina dokument och filer.
Du kan organisera dina dokument på två sätt med denna programvara:
Sidor: Du kan skapa och redigera sidor och diskutera dem med dina anställda. Mellanslag: Alla dina sidor lagras här. Oavsett om de är för individer, gruppmedlemmar eller andra projekt.
Det här verktyget erbjuder avancerade funktioner för att söka och hämta dina dokument, över 75 anpassningsbara mallar och funktioner för kommentarer och redigering. Dessutom, om någon i teamet tilldelar en uppgift till en annan teammedlem, kommer de att få ett meddelande om åtgärder i tid.
Dessutom kan du kontrollera behörigheterna för dokumenten och hantera vem som kan komma åt dem i teamet. Dess free för upp till 10 användare. För allt utöver det måste du köpa dess premiumversion.
5. SharePoint Online
Med över 190 miljoner människor som har tillgång till SharePoint Onlines funktioner, är det ett Microsoft-verktyg som låter dig organisera dokument, team och arbetsflöden.
Förutom att lagra dina filer kan du skapa och redigera dokument med det här verktyget och använda det för att samarbeta med flera gruppmedlemmar. Det låter dig uppdatera filers metadata, vilket möjliggör en snabb sökning.
På det här sättet, om du glömmer ett filnamn eller har flera filer med nästan samma namn, kan du hitta dokumentet genom att bara skriva in några ord skrivna i metadata. Verktyget är även tillgängligt för mobilappar. Du måste dock ha ett abonnemang på $5 per månad för att använda det.
6. Pappersspårare
En annan programvara för dokumenthantering på listan är Paper Tracer. Den är gjord för små, medelstora och företagsföretag.
Det hjälper dig att automatisera dina kontrakt, digitalisera dokument och spåra och rapportera alla sparade filer. Dessutom är den HIPAA-kompatibel, vilket innebär att den följer säkerhetslagen och förhindrar dataläckage. Det tillhandahåller också en e-signaturfunktion. Därför är det ett utmärkt verktyg för hälso- och sjukvård, juridik eller andra företag som slutför projekt på kontraktsbasis.
Mjukvaran erbjuder end-to-end arbetsflödeslösningar och erbjuder molnbaserad implementering. Det är ett bra verktyg för småföretag med upp till 10 anställda och medelstora företag med 100 anställda eller fler.
Välj ditt dokumenthanteringsprogram
Om du fortfarande lagrar dina filer fysiskt och går igenom alla problem, är det dags att sluta.
Listan erbjuder flera program som ger massor av free lagring. Börja med dessa och gör det enklare att behålla, organisera och hantera dina filer i samarbete med många teammedlemmar.
Om författaren
Sadaf Tanzeem (41 artiklar publicerade)
Sadaf Tanzeem är en frilansskribent för B2B och B2C. Hon är på väg att få tråkigt innehåll på bloggar att gnistra och uppmuntra läsarna att agera.
Mer från Sadaf Tanzeem
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
