Digitalisering är ett ord som många har på sina läppar. Angående inköp så hör vi allt mer om e-upphandling eller e-upphandling. Vad handlar det om? Och hur kan en sådan lösning gynna ditt företag?
Elektroniskt avtal: vad är det?
Det är en intern inköpsplattform för ett företags anställda. Den hänvisar till företagets leverantörer, definierar en specifik åtkomsträtt och en budget för varje köpare och hanterar beställningar. Som du förstår är dess huvudmål att hantera hela upphandlingsprocessen för ett företag i ett enda verktyg.
Vi ser även utbyggnaden av den här typen av plattformar med centrala inköpsbyråer, som enklare kopplar samman leverantörer och köpare tack vare en digital plattform samtidigt som priserna övervakas.
Ett bra exempel för att illustrera idén med det centrala inköpsorganet är hotellmarknaden. Dess mål är att samla alla leverantörer av vardagsprodukter (mat, kosmetika, utrustning) på en enda plattform och låta hotellen i sin grupp göra sina inköp direkt online.
För att möta alla behov ett företag kan tillfredsställa byggs en e-upphandlingsplattform med klossar (kallade funktionaliteter) som kan aktiveras eller avaktiveras.
Funktioner hos en e-upphandlingslösning
Målet är att stödja företag genom hela deras process: från inköp till betalning och svara på maximalt antal ärenden online:
Val av listor och refererade produkter: Inköpsteamet kommer att ansvara för att välja leverantörer och hänvisa dem till deras produkter eller tjänster på plattformen.
Organisation av produktsynlighet: Inställningarna kommer också att hantera produktens synlighet enligt slutköparna. Vi kan till exempel tänka oss att IT-avdelningen bara kommer att se produkter som datorer, skärmar, kablar och inte kommer att kunna se alla livsmedelsprodukter, och vice versa till exempel.
Automatisering av valideringsarbetsflöde: För varje slutanvändare är det möjligt att bestämma ett specifikt arbetsflöde med utgiftsgränser eller verifieringsbehov. Detta är en funktion som gör att du kan minska fel och onödiga utgifter i stora orderkvantiteter.
Hantering av prisfluktuationer: Denna punkt gäller främst för centrala inköpskontor som har möjlighet att blockera utvecklingen av förhandlade priser för sina köpare.
Betala online: Betalning underlättas genom onlinebetalning. Det är inte nödvändigt att göra en förfrågan till inköpsavdelningen och därför måste du vänta på dess validering för att lägga en beställning om den tilldelade budgeten uppenbarligen tillåter det.
Omedelbar och tillgänglig fakturering: Varje faktura kan nås på plattformen så snart den länkade produkten har skickats. Det är inte längre fråga om att förlora fakturor bland de många e-postmeddelanden som tas emot eftersom de alla listas direkt i verktyget.
Som du kan se kan en e-upphandlingsplattform tillföra mycket till din verksamhet, särskilt när det gäller att förbättra processer. Men inte bara. Implementeringen av en sådan plattform kommer också att ha en direkt positiv inverkan på produktivitet och kostnader.
Fördelar med en elektronisk avtalsplattform
Oavsett vilken verksamhetssektor du verkar inom kommer lanseringen av en elektronisk upphandlingsplattform nödvändigtvis att vara fördelaktigt.
1) Alla köp- och säljaktiviteter genomförs och lagras i ett enda verktyg, vilket säkerställer fullständig insyn i informationen för alla intressenter. Denna information är också tillgänglig när som helst på dygnet, för att säkerställa bättre kontinuitet i aktiviteterna.
2) Allt detta resulterar i en ökning av produktiviteten. Varje anställd kommer att kunna agera ensam utan att vänta på närvaron eller valideringen av en andra person. Detsamma gäller för informationssökning eftersom, som sagt, all information är tillgänglig 7 dagar i veckan och 24 timmar om dygnet. Det är också viktigt att nämna att produkterna på plattformen redan hänvisar till de produkter som är nödvändiga för företaget. Därför är forskning enklare och slöseri med tid kring handelskostnader undviks.
3) Inköpsavdelningen ansvarar för att göra produkter tillgängliga till bästa priser så att alla kan dra nytta av fördelarna med nämnda digitala verktyg. Produktivitetsvinster och kontroll över de anställdas utgifter säkerställer att implementering av en e-rekryteringsplattform resulterar i kostnadsminskning.
Att etablera en e-upphandlingsplattform kan bara vara fördelaktigt för ditt företag. Du har många val när det gäller att välja lösning.
Vilken lösning för att skapa min elektroniska inköpsplattform?
Det finns många lösningar på marknaden. Det bästa sättet att få en överblick är att göra lite research på Google.
Beroende på din verksamhet och dina behov kan en lösning vara mer relevant än en annan. Det är upp till dig att se och be leverantörerna av dessa lösningar direkt att samla in rätt information!
Och sedan är det upp till dig!
