Google Docs är en tjänst som har fördelen att den är tillgänglig för alla och är extremt enkel att använda. Men även om det ser grundläggande ut, erbjuder det en mängd användbara funktioner för produktivitet. Här är några tips som du kan hitta användbara för att spara tid varje dag.
Google Docs är en extremt populär plattform, eftersom den ger användare gratis efterfrågan på kontortjänster. Inget behov av att köpa (eller återställa på ett mer eller mindre lagligt sätt) en mjukvarupaket, Mountain View-företaget erbjuder oss allt detta på en tallrik, med dessutom en molnintegration och verktyg för samarbetsarbete.
Men vi måste erkänna att många av oss bara utnyttjar ytan av möjligheterna i Google Docs, vilket är mycket djupare än vad det verkar vad gäller funktionalitet. Det är därför vi tillsammans kommer att upptäcka flera tips för att optimera din användning av Google Docs och öka produktiviteten.
Läs också: Google Docs vet nu hur man räknar ord i realtid
Hur ger jag förslag i Google Dokument?
När du arbetar tillsammans på ett dokument kan du redigera eller ta bort innehåll direkt eller lägga till en kommentar när du märker något att korrigera. Men i den här situationen finns det en mycket praktisk funktion, men för lite känd: förslagsläget. För att aktivera det klickar du bara på pennikonen under den blå Dela-knappen längst upp till höger. Du har sedan valet mellan Redigera (standard), Förslag (det som intresserar oss här) och Visa (för att få en bättre överblick över hur dokumentet ser ut).
Med Förslag integreras alla ändringar som gjorts under en annan färg i texten och utan att det tidigare innehållet raderas. Anställda kan sedan validera eller inte ändra med ett klick på en knapp. Ett viktigt alternativ för samarbete. Och med kommandot Ctrl + Alt + O eller Ctrl + Alt + U eller genom att gå till Verktyg> Granska föreslagna ändringar, omdirigeras du till förslagen för att validera eller avvisa.
Hur identifierar jag en anställd?
En annan mycket praktisk funktion när det finns mer än ett dokument, möjligheten att “tagga” en eller flera personer i en kommentar för att locka hans uppmärksamhet (han får alltså ett meddelande). För att göra detta är allt du behöver göra att välja önskat område i dokumentet, trycka på knappen Lägg till kommentar och skriva: “@ + e-postadress för den eller de berörda personerna”. Mer praktiskt än att skicka ett e-postmeddelande eller mer tillförlitligt än att hoppas att vi ser hans kommentar.
Hur hittar jag en gammal version?
Google Dokument gör omfattande säkerhetskopior av dokument och underhåller flera versioner över tiden. Detta gör att du kan återställa dokumentet som det var för X timmar eller X dagar sedan eftersom du inte godkänner några ändringar som sedan har gjorts eller om innehållet har tagits bort. För att göra detta måste du gå till Fil
Starta röstinmatning
Med en liten Ctrl + Skift + S eller genom att gå till Verktyg
Var finns Google Docs-mallar?
Ångest på det tomma arket, brist på inspiration eller helt enkelt vill spara tid? Välj när du skapar ditt nya dokument Från en mall. Google Docs erbjuder dig ett antal mallar som kan användas som grund för att skriva ditt dokument. Det finns olika typer av innehåll: CV, nyhetsbrev, broschyr, matlagningsrecept, mötesanteckningar, projektförslag, affärsbrev etc.
Redigera bilder i Google Dokument
Google Docs låter dig också redigera bilder direkt från dess gränssnitt. Detta förblir grundläggande, men vi har rätt till mycket praktiska alternativ: ändra storlek, beskära, ändra storlek, lägga till kanter, ändra orientering … Genom att klicka på bilden och sedan på Bildalternativ i menyraden visas andra möjligheter. Du kan till exempel välja en ny färg eller justera transparens, kontrast och ljusstyrka. Inte tillräckligt för att ersätta ytterligare åtgärder på Photoshop, men lämpar sig för små touch-ups som annars skulle ha krävt att öppna Paint eller Windows-redigeraren.
Hur infogar jag bokmärken?
Det är möjligt att lägga till bokmärken i ett dokument för att snabbt hitta specifikt innehåll. För att göra detta, gå helt enkelt till menyn Införande och välj Bokmärke. En blå bokmärkesymbol visas då på önskad plats. Du kan också lägga till en länk för att hitta en del av ditt dokument på nolltid utan att behöva bläddra eller utföra en sökordsundersökning.
Lägg till ord i ordlistan
Google Docs stavnings- och grammatikkontroll kan ibland vara till hjälp för att upptäcka ett skrivfel. Men det är pinsamt när han understryker i rött ett helt korrekt ord som han inte förstår. Om du vet att du kommer att upprepa detta okända ord flera gånger för honom kan du lägga till det i ordlistan så att han slutar se det som felaktigt. Högerklicka efter att ha valt ordet i fråga och klicka sedan på Lägg till “X” i ordbokenoch voila.
Skapa dina egna genvägar
Ett mycket praktiskt alternativ för att snabbt skriva ett tecken eller ett ord som du behöver använda regelbundet och som är svårt att skriva, särskilt av tangentbordets skäl. Ses om Verktyg och gå till avsnittet Automatisk byte. Som standard finns det redan förprogrammerade genvägar: typ (c) för att få © till exempel. I den vänstra kolumnen Byta ut, ange vad du vill skriva. I den till höger Förbi, fyll i vad du vill ha och vem som ersätter tecknen i den första kolumnen.
Hur lägger jag till teckensnitt?
Inga bekymmer, allt görs direkt i Google Docs, du behöver inte ladda ner och installera nya teckensnitt själv. Som standard på tjänsten är valet ganska begränsat för tydlighetens skull och inte att förlora användare med en mängd möjligheter. Men genom att klicka på teckensnittet som används öppnas en meny med alternativet Andra teckensnitt. Klicka och allt du behöver göra är att välja mellan dussintals teckensnitt. Tveka inte att använda filtren för att ordna saker och att programvaran bara erbjuder förslag som kan intressera dig.
Hitta och ersätta
Har du gjort samma misstag flera gånger (saknat en stor bokstav i ett ord, felstavat egennamn, etc.) och vill du inte gå igenom hela dokumentet och leta efter alla misstag? Var inte panik, det finns ett verktyg som sparar mycket tid på Google Docs. Gå till Redigering sedan Hitta och ersätta (eller använd direkt kommandot Ctrl + H). Ange rutan Sök den term du vill korrigera sedan i rutan Ersätta med den nya termen korrigerad. Du kan också bestämma om du ska vara skiftlägeskänslig eller inte. Programvaran hittar sedan alla villkor du vill ha och du kan ändra dem alla på en gång.
Ta bort formatering
Har du klistrat in innehåll som kopierats från en extern källa och det fläckar med resten av dokumentet? Välj det och gå till Format> Ta bort formatering. Texten får då samma form som resten av dokumentet. Observera också att när du klistrar in text kan du göra Ctrl + Skift + V. istället för Ctrl + V för att klistra in utan den ursprungliga formateringen.
Tillämpa ny formatering
Ett annat scenario och ett annat verktyg för formatering. Klicka på ett område av texten som du gillar och klicka sedan på färgvalsikonen i fältet under menyn, mellan stavningskontrollen och zoomen. Klicka sedan på en annan del av texten i ett annat format och denna del växlar automatiskt till formateringen av den första zonen.
Utnyttja Google Keep
GDocs erbjuder också en integration av Google Keep, Mountain View-företagets anteckningsapplikation. Utan att lämna ditt dokument kan du skriva lite text på Google Keep, till exempel klisterlappar, vilket kan vara bekvämare än att använda kommentarsektionen, skriva den direkt på dokumentet, på ett annat dokument eller till och med skicka ett e-postmeddelande till dig själv. För att öppna Keep, klicka på den gula glödlampaikonen i högra sidopanelen, strax under den i Google Kalender.
Starta en Google-sökning
En annan funktion som stöds av Google Docs, webbsökning. Du behöver inte öppna en flik i din webbläsare, välj en bit text och ange kommandot Ctrl + Alt + Skift + I eller högerklicka och välj Utforska “X”. En kolumn öppnas sedan till höger med Googles sökresultat med kategorierna Webb, Bilder och Drive. Lite tidsbesparing snarare än att kopiera och klistra in dokumentet i sökfältet på en annan flik.
Hur lagrar du dina filer i Google Docs?
Google Drive ser inte ut som något klart mycket snabbt när du börjar skapa många filer. Speciellt eftersom du också hittar på samma gränssnitt alla dokument som har delats via Drive, Docs eller till och med Gmail. Sammanfattningsvis blir det en allting och det är svårt att hitta vad vi behöver om det behövs. För att bli organiserad är det bättre att använda filsystemet. För att skapa en, klicka på knappen Ny på Drive home och välj Mapp. Du kan sedan namnge det och flytta in alla filer som rör detta tema. För att göra detta högerklickar du på filen och väljer Rör på sig. När dokumentet redan är öppet klickar du bara på mappikonen högst upp (till höger om titeln och stjärnan “Aktivera spårning”) och väljer rätt katalog.
Gå offline
Till skillnad från andra kontorslösningar som Microsoft Office kräver Google Docs en webbläsare för att fungera. Men inte nödvändigtvis att ha en anslutning! När du befinner dig i ett dokument, gå till Arkiv> Gör tillgängligt offline. Detta kan sedan öppnas och redigeras utan internetåtkomst, ändringarna sparas i molnet så snart en anslutning är tillgänglig igen. För att aktivera det som standard på alla dess dokument, gå till startsidan för Google Dokument. Klicka på menyikonen längst upp till vänster, symboliserad av tre horisontella staplar och gå till Inställningar. Du kan sedan välja att aktivera offline.
