Med Google Kalkylark kan du designa kalkylark med sofistikerade funktioner, och en av de mest användbara är rullgardinslistor. Du kan lägga till en rullgardinslista till en cell (eller ett cellintervall), och när du eller någon annan med åtkomst till ditt kalkylblad klickar på cellen öppnas en rullgardinsmeny som visar en lista med siffror eller ord som kan Välj. Det valda numret eller ordet visas i cellen.
Några exempel på användningsfall:
- Du behöver kollegor för att skriva in mycket specifika siffror eller ord i ditt kalkylblad. Att tillhandahålla rullgardinslistor gör detta bekvämare för dem och eliminerar risken för felstavade poster.
- Lägger till en rullgardinslista som innehåller numeriska förinställningar som omedelbart ändrar ett diagram som är inbäddat i ditt kalkylark.
- Skapa ett kalkylblad för att spåra ett projekt, där medarbetare väljer framstegsstatus för sitt arbete från en rullgardinslista.
Du kan skapa två typer av rullgardinslistor i Google Kalkylark: den första listar specifika siffror eller ord som du har angett som förinställda alternativ, medan den andra listar de data som för närvarande visas i ett antal celler i ditt kalkylark. Den här guiden leder dig genom de grundläggande stegen för att skapa båda typerna av rullgardinsmenyer och lägga till färg till dem.
Skapa en rullgardinsmeny som listar siffror eller ord
Välj cellen eller cellintervallet där du vill att rullgardinsmenyn ska finnas i kalkylarket. Klicka sedan på i verktygsfältet ovanför kalkylarket. Sidofältet “Datavalideringsregler” öppnas till höger.
Så här lägger du till objekt i din rullgardinsmeny: Inuti rutorna “Alternativ 1” och “Alternativ 2”, skriv numret eller ordalternativen du vill inkludera i din rullgardinslista. Klicka för att lägga till ett annat alternativ i rullgardinsmenyn.
Så här flyttar du ett objekt i rullgardinsmenyn: Klicka och håll ikonen med sex punkter till vänster om ett objekt, dra det uppåt eller nedåt och släpp det till en ny plats i rullgardinsmenyn.
Så här tilldelar du en färg till ett listobjekt: Klicka på den grå cirkeln till vänster om ett objekt. I panelen “Färger” som öppnas klickar du på färgen du vill ha för elementets bakgrund. Om du vill välja en färg som du inte ser eller ändra färgen på objektets text klickar du på .
När rullgardinsmenyn är markerad i ditt kalkylblad visar cellen och dess text sin tilldelade färg. Förutom att göra ditt kalkylblad mer visuellt intressant kan unika färger hjälpa till att skilja element eller indikera vikten av ett element.
Så här ändrar du rullgardinsmenyn: Klicka och rulla ner i sidofältet “Datavalideringsregler” tills du ser “Visningsstil”. Alternativen här låter dig styra hur rullgardinsmenyn visas i cellen du har valt i kalkylarket. Om du har markerat flera celler kommer varje cell att ha sin egen rullgardinsindikator.
- : Rullgardinsmenyn visas som en knapp med en nedåtpil till höger. Detta är standardalternativet. Användare klickar på knappen för att öppna rullgardinsmenyn.
- – Den här typen av rullgardinsmeny indikeras endast av en nedåtpil på cellens högra kant. Användare klickar på pilen eller dubbelklickar var som helst i cellen för att öppna rullgardinsmenyn.
- : Den här typen av rullgardinsmeny har ingen indikator. För att öppna rullgardinslistan dubbelklickar användarna på cellen eller skriver den första bokstaven eller siffran för ett objekt i rullgardinsmenyn.
Så här infogar du din rullgardinsmeny i kalkylarket: När du är klar med att skapa din nya rullgardinsmeny klickar du på knappen längst ned i sidofältet.
Nu, när en användare klickar (eller dubbelklickar) på en av cellerna de valde i det första steget, öppnas en rullgardinsmeny med siffrorna eller orden som de tidigare skrivit. När ett av dessa element är markerat visas det inuti cellen.
Om du tilldelade en färg till ett element och valde visning av chipstil, visas färgen på cellknappen efter att användaren har valt den. Om du väljer pilen eller vanlig textstil visar hela cellen den färgen.
Skapa en rullgardinsmeny som listar dina kalkylbladsdata
Välj cellen eller cellintervallet där du vill att rullgardinsmenyn ska finnas i kalkylarket. Klicka sedan i verktygsfältet ovanför ditt kalkylblad för att öppna sidofältet “Datavalideringsregler” till höger.
Klicka på under “Kriterier”. Välj i listan som öppnas.
Så här anger du ett cellintervall manuellt: I inmatningsrutan under “Rullgardinsmeny (från ett intervall)” skriver du intervallet av celler som du vill ska visas som objekt i rullgardinsmenyn. Till exempel om du skriver A1:A10Data i cellerna A1 till A10 i ditt kalkylark visas som de 10 objekten i rullgardinsmenyn.
Så här väljer du ett cellintervall: Klicka på rutnätsikonen i inmatningsrutan under “Rullgardinsmeny (från ett intervall)”. Panelen “Välj ett dataintervall” öppnas ovanför ditt kalkylark. Med den här panelen öppen kan du bläddra igenom ditt kalkylblad. Välj ett cellintervall i kalkylarket; Deras bokstavs- och sifferbeteckningar (till exempel C4:G4) visas i panelinmatningsrutan.
Klicka på knappen. I sidofältet “Datavalideringsregler” visas ditt valda cellintervall i inmatningsrutan under “Rullgardinsmeny (från ett intervall)”, och data i dessa celler visas som objekt i din rullgardinslista.
Så här ändrar du utseendet på rullgardinsmenyn: Som med den första typen av rullgardinsmeny kan du ordna om listobjekt, tilldela färger till listobjekt och ändra utseendet på rullgardinsindikatorn. Se föregående avsnitt av berättelsen för fullständiga instruktioner.
Så här infogar du din rullgardinsmeny i kalkylarket: När du är klar med att skapa rullgardinsmenyn klickar du på knappen längst ned i sidofältet.
Nu, när en användare klickar (eller dubbelklickar) på en av cellerna du valde i det första steget, öppnas en rullgardinsmeny som listar aktuella data (siffror eller ord) för cellintervallet du valde. När ett av dessa element är markerat visas det inuti cellen.
Om cellintervallet du valde inkluderar formler, kommer det aktuella antalet som visas i en cell beräknat med en formel att visas som ett objekt i rullgardinsmenyn. Om cellintervallet du valde innehåller ord, kommer dessa ord att visas i rullgardinsmenyn. Du kan till och med välja ett cellområde som innehåller en kombination av formler, siffror och ord. Rullgardinsmenyn kommer att lista vad som för närvarande visas i varje cell i det cellintervall du valt.
Redigera eller ta bort en rullgardinsmeny
Klicka (eller dubbelklicka) på en cell som har en rullgardinsmeny. I rullgardinsmenyn som öppnas klickar du på pennikonen längst ner till höger. Detta öppnar sidofältet “Datavalideringsregler” och du kan göra ändringar i rullgardinsmenyn, som att ändra värdena eller färgerna på elementen.
För att ta bort rullgardinsmenyn från ditt kalkylark, klicka längst ned i sidofältet.
Om du har två eller flera rullgardinsmenyer i ditt kalkylark kan du se dem alla i sidofältet “Datavalideringsregler”. Välj i verktygsfältet ovanför kalkylarket. I sidofältet som öppnas klickar du på rullgardinsmenyn du vill redigera för att öppna det i sidofältet, eller klickar på papperskorgen bredvid den för att ta bort det från kalkylarket.
Använd villkorlig formatering på en rullgardinsmeny
Som nämnts ovan kan att tilldela olika färger till objekt i en rullgardinsmeny indikera deras relativa betydelse. Ett annat sätt att göra detta är att tilldela bakgrundsfärger med hjälp av regler för villkorlig formatering. Detta ger dig några ytterligare alternativ för att markera statusen för objekt i listan, inklusive triggerfärger baserade på formelberäkningar och visning av objekt längs en färgskala.
Att tillämpa villkorlig formatering på rullgardinsmenyer bör inte användas för att tilldela färger till objekt i en rullgardinsmeny enligt beskrivningen ovan, utan snarare som ett tillvägagångssätt. Dessutom fungerar det bäst med pil eller vanlig text rullgardinsstilar. Om du använder standardchipstilen kommer knappen att göra det mesta av cellens bakgrundsfärg mörkare.
Tilldela färgutlösare till objekt i en rullgardinsmeny
Du kan tilldela färger till siffror eller nummerintervall som kan visas när en formel i din rullgardinslista beräknar dem. Till exempel, om formeln för ett objekt i din rullgardinslista beräknar antalet 90 eller mer, kan cellens bakgrundsfärg bli grön när rullgardinslistan är markerad. Om värdet på ett objekt beräknas från 20 till 89, blir cellens bakgrundsfärg gul.
Välj cellen eller cellintervallet som innehåller rullgardinsmenyn som du vill använda färgutlösare på. Klicka sedan på i verktygsfältet ovanför kalkylarket. Sidofältet Regler för villkorlig formatering öppnas till höger.
Klicka på i sidofältet under rubriken “Formatregler”. Välj från den långa listan som öppnas.
En inmatningsruta visas med orden “Värde eller formel.” Ange ett värde; I det här exemplet skriver du 90.
Därefter, under fältet märkt “Standard”, klicka på ikonen, en färgburk. En färgvalspanel öppnas. För vårt exempel, välj ljusgrönt.
Klicka på längst ned i sidofältet.
I inmatningsrutan under “Större än eller lika med”, denna typ av tid tjugo. Klicka sedan på färgburkikonen och välj den gula färgen.
Klicka slutligen på knappen.
Om nu en formel i ditt valda cellintervall för denna rullgardinsmeny beräknar 90 eller mer och siffran väljs från rullgardinsmenyn, blir cellens bakgrundsfärg grön. Om formeln beräknar 20 eller fler (upp till 89) och siffran väljs från rullgardinsmenyn, blir cellens bakgrundsfärg gul.
Naturligtvis är du inte begränsad till “större än eller lika med” regler eller ens numeriska värden. När du klickar på innehåller listan som öppnas flera andra regler som du kan tillämpa för att utlösa en ändring av bakgrundsfärgen, baserat på texten, datumet eller numeriskt värde för data i cellen.
Tilldela en färgskala till objekt i en rullgardinsmeny
Du kan tilldela en rad bakgrundsfärger till objekten i din rullgardinslista. Du kan till exempel ställa in det så att om användaren väljer från din rullgardinslista så blir cellens bakgrundsfärg grön. För , blir cellbakgrunden gul. För , cellbakgrunden blir röd. Och för alla nummer i din rullgardinslista som hamnar mellan två av dessa tre kommer bakgrunden att visas som en mellanton mellan de två färgerna. Detta ger en visuell indikator på värdena för objekten i en rullgardinslista.
För att illustrera detta, låt oss skapa en rullgardinslista som innehåller tio siffror (10, 20, 30, etc.) som kan väljas.
Markera cellen eller cellintervallet som innehåller rullgardinsmenyn och klicka sedan för att öppna sidofältet Regler för villkorlig formatering. Klicka på fliken uppe till höger i sidofältet. Sidofältet ändras till panelen “Färgskala”.
Därefter, under rubriken “Formatregler”, klicka på “Minpoint” för att öppna rullgardinsmenyn. För vårt exempel, välj . Kille 10 i inmatningsrutan till höger.
Klicka på färgburkikonen till höger. Välj den röda färgen från färgvalspanelen som öppnas.
Välj också från rullgardinslistorna under “Midpunkt” och “Maximumpunkt” och skriv 60 och 100, respektive. Klicka på dina färgburkikoner och välj färgen gul för Midpoint och grön för Maxpoint. När du ställer in dessa punkter och färger ser du en förhandsvisning av hela färgomfånget precis ovanför.
Klicka på knappen.
Nu när numret väljs från rullgardinsmenyn blir cellbakgrundsfärgen gul. När du väljer blir bakgrundsfärgen gul med en nyans av grönt blandat in. När du väljer kommer cellens bakgrundsfärg att vara helt grön.
Hantera villkorlig formateringsfärger
Om du vill ändra bakgrundsfärgerna som du har tilldelat objekt i en rullgardinslista, klicka för att markera cellen som innehåller rullgardinslistan och klicka sedan för att öppna sidofältet Regler för villkorlig formatering. I sidofältet ser du en lista över de färgtilldelningar du har gjort för rullgardinsmenyn, var och en med sin egen färgprov.
Så här tar du bort en färg: Flytta pekaren över färgrutan och klicka på papperskorgsikonen som visas till höger om färgrutan.
Så här ändrar du en färg: Klicka på färgprovet. Om det är en enda färg kommer sidofältet att ändras till panelen “Enfärgad”. Om det är ett färgområde kommer sidofältet att ändras till panelen “Färgskala”. Klicka på färgburkikonerna på någon av panelerna för att ändra färgerna.
Så här lägger du till en ny färg: Klicka på . Sidofältet ändras till panelen “En färg”. Om du vill tilldela en rad färger till objekten i din rullgardinslista, klicka i det övre högra hörnet för att växla till den här panelen.
