Ett av de mest använda Microsoft-programmen, Excel är mycket användbart för datainsamling, bearbetning och analys. Men för att dra full nytta av Excels krafter måste du använda formler.
Excel-formler låter dig utföra beräkningar, analysera data och returnera resultat snabbt och korrekt. Användbarheten av formler är ännu större när du börjar arbeta med stora datamängder. Med rätt formel kan Excel bearbeta stora mängder information på några sekunder.
Vad är en formel i Excel?
En formel är ett uttryck som verkar på värden i en rad celler i Excel. Med hjälp av formler kan du utföra beräkningar och dataanalys av innehållet i celler. Formler kan vara så enkla som att lägga till en kolumn med tal eller lika komplexa som att returnera kurtosis av en datamängd. De kan vara otroligt användbara när du vill förvandla kalkylbladsdata till meningsfull information för att driva affärsbeslut.
Vad är en funktion i Excel?
En funktion är en formel inbyggd i Excel; i princip en genväg för att utföra en beräkning eller annan operation på celldata. Det finns nästan 500 Excel-funktioner och listan fortsätter att växa för varje år. Lyckligtvis kan de flesta av de åtgärder som en typisk företagsanvändare skulle vilja utföra utföras med bara en handfull funktioner.
I den här artikeln ska vi titta på fem användbara typer av formler och funktioner som hjälper dig att komma igång med att utföra dataanalys i Excel. Längs vägen lär du dig flera olika sätt att ange formler och funktioner i Excel.
Vi kommer att demonstrera med Excel för Windows med en Microsoft 365-prenumeration. Om du använder en annan version av Excel kanske den inte har exakt samma gränssnitt och alternativ, men formlerna och funktionerna fungerar på samma sätt.
1. Grundläggande matematiska formler och funktioner
Vi kommer att gruppera dessa formler eftersom de är väldigt enkla och har liknande syntax. Alla formler i Excel börjar med likhetstecknet (=) och bygger därifrån.
Addera, subtrahera, multiplicera och dividera
För att lägga till siffrorna i två celler, klicka först på målcellen där du vill att summan ska visas. Skriv sedan = i cellen för att starta formeln.
Klicka sedan på cellen som innehåller det första numret du vill lägga till och dess cellreferens (som A2) visas bredvid likhetstecknet i formeln.
Kille + bredvid den första cellreferensen. Klicka sedan på cellen som innehåller det andra numret du vill lägga till och dess cellreferens (som A3) visas bredvid +-tecknet. Den fullständiga syntaxen för formeln för att lägga till värdena i cellerna A2 och A3 är:
Observera att formeln förutom att visas i målcellen också visas i formelfältet direkt ovanför kalkylarket. När du har infogat det inledande =-tecknet i målcellen kan du skriva din formel i formelfältet. Ibland är det lättare att se och arbeta med hela formeln i formelfältet än på kalkylbladssidan.
Om du ville lägga till ytterligare siffror till din totalsumma skulle du skriva ett annat +-tecken, välja en annan cell och så vidare. När din formel är klar trycker du på så visas resultatet i målcellen.
Beräkningar av subtraktion, multiplikation och division fungerar på samma sätt. Ändra helt enkelt symbolen som talar om för Excel vilken matematisk operation du vill utföra, från + underteckna till – subtraktionstecken, den * multiplikationstecken, eller / division tecken.
Lägg till siffror med SUM-funktionen
Det finns ett snabbare sätt att lägga till en grupp med nummer. Det är här Excels inbyggda SUM-funktion kommer in i bilden.
Klicka först på målcellen där du vill att summan ska visas. Skriv sedan =SUMMA för att starta funktionen. En lista med alternativ visas. Klicka på det första alternativet, . Nu kommer du att se i destinationscellen.
Precis under cellen med SUM-funktionen finns ett verktygstips som visar SUM-syntaxen:
För att lägga till enskilda celler, markera en cell, skriv ett kommatecken, välj en annan cell, etc. (Alternativt kan du skriva en cellreferens, skriva ett kommatecken, skriva en annan cellreferens, etc.)
Om du vill lägga till på varandra följande celler (som i en rad eller kolumn), markera den första cellen, håll sedan ned Skift-tangenten och välj den sista cellen i gruppen. (Eller så kan du skriva cellreferenserna för den första och sista cellen separerade med ett kolon; t.ex. A2:A7 välj A2, A7 och alla celler däremellan).
När alla celler du vill lägga till är markerade trycker du på .
Du bör nu se det slutliga resultatet, vilket är summan av siffrorna du markerade. Om du markerar målcellen igen kommer du att se hela formeln i formelfältet; I vårt exempel är det:
En viktig sak att tänka på för alla Excel-formler är att de producerar värden. Detta betyder helt enkelt att om något av värdena i de valda cellerna ändras, kommer det slutliga numret att ändras för att återspegla det.
Om du vill konvertera det till ett värde, ett tal som inte kommer att ändras även om cellerna som används för att beräkna det ändras, måste du högerklicka på cellen och välja från popup-menyn. Högerklicka sedan på cellen igen och under Klistra in alternativ, välj knappen (en urklippsikon med 123).
Nu, när du markerar den cellen, ser du bara det enkla numret, inte en formel, i formelfältet.
Råd: Excel ger genväg till SUM under vissa omständigheter. Om du har en serie siffror i en rad eller kolumn antar Excel att du vill lägga till dem. Så om du placerar markören i cellen till höger om en rad med siffror och klickar på knappen (Σ) mot den högra änden av fliken Hem på menyfliksområdet, väljer Excel automatiskt siffrorna i raden och lägger sedan till dem när du trycker på. På samma sätt, om du placerar markören i cellen under en kolumn med siffror, klicka och tryck på , Excel lägger till siffrorna i kolumnen.
Beräknar medelvärdet med MEDEL-funktionen
För att beräkna medelvärdet av en grupp med tal, upprepa samma steg men med hjälp av syntaxen =MEDEL och markera cellerna som innehåller siffrorna du vill använda i beräkningen.
Råd: Precis som med SUM finns det en genväg för att använda AVERAGE-funktionen om du har en serie siffror i en rad eller kolumn. Placera markören i cellen till höger om en rad med siffror eller i cellen under en kolumn med siffror. Klicka på den lilla nedåtpilen till höger om knappen, välj från menyn som visas och tryck på . Excel beräknar medelvärdet av värdena i den raden eller kolumnen.
Hitta mer information, exempel och bästa praxis för dessa funktioner hos Microsoft SUM-funktion och AVERAGE funktion supportsidor
2. IF-funktionen
Den här funktionen hjälper dig att automatisera beslutsprocessen genom att tillämpa om-då-logik på dina data. Med den här funktionen kan du låta Excel utföra en beräkning eller visa ett visst värde baserat på resultatet av ett logiskt test. Du kan till exempel skapa ett test som kontrollerar om värdet på en cell är större än eller lika med värdet 18 och ange “Ja” eller “Nej” i enlighet med detta.
Medan vi lär oss den här funktionen kommer vi att täcka ett annat sätt att ange funktioner i Excel: genom att använda fliken Formler på menyfliksområdet. Här hittar du knappar som ger snabb åtkomst till funktioner per kategori: Autosumma, Ekonomiskt, Logiskt, Text, Datum och tid, etc. Att kunna bläddra igenom funktioner efter kategori kan vara till hjälp om du inte kommer ihåg det exakta namnet på en funktion eller inte är säker på hur man stavar den.
För att gå in i IF-funktionen, välj målcellen och, på fliken Formler, klicka på knappen och välj sedan från listan med funktioner som visas.
Alternativt kan du klicka på knappen till vänster om fliken Formler. En panel “Infoga funktion” visas och visar en lista över de mest använda funktionerna.
Välj från listan och klicka på . (Om funktionen du vill ha inte finns i listan “Vanlig användning”, välj en annan kategori eller för att se alla tillgängliga funktioner.)
Panelen Funktionsargument visas och du kommer att se i destinationscellen.
Syntaxen för IF-funktionen är följande:
Du kommer att märka att panelen Funktionsargument för IF-funktionen har fält för Logic_Test, Value_If_True och Value_If_False. I vårt exempel “större än eller lika med 18” är det logiska testet om talet i den valda cellen är större än eller lika med 18, värdet om sant är “Ja” och värdet om falskt är “Nej”. Så vi skulle skriva in följande element i panelfälten så här:
Logisk test: B2>=18
Value_if_true: “Ja”
Value_if_false: “Nej”
eller skriv bara in hela formeln i målcellen:
Detta talar om för Excel att om värdet i cell B2 är större än eller lika med 18, ska det ange “Ja” i målcellen. Om värdet i cell B2 är mindre än 18 måste du ange “Nej.”
Råd: När du använder funktioner som denna, istället för att ange funktionen upprepade gånger för varje rad, kan du helt enkelt klicka och dra den lilla kvadraten längst ner till höger i cellen som innehåller funktionen. Om du gör det fylls varje rad automatiskt i med formeln och Excel kommer att ändra cellreferenserna så att de matchar. Till exempel, när formeln vi använder i cell C2 som refererar till cell B2 fylls i automatiskt i cell C3, växlar den automatiskt till referenscellen B3.
Hitta mer information hos Microsoft IF-funktion Supportsida.
Nästa sida: SUMIF, COUNTIF, CONCAT och VLOOKUP →
