Använder du Numbers på din Mac för att spåra, logga, manipulera och analysera data? Oavsett om du vet det eller inte, erbjuder applikationen några inbyggda verktyg som hjälper dig att hantera din data bättre.
Du kan lägga undan räknaren och sluta lägga timmar på att göra saker manuellt. Vi är här för att visa dig hur du använder formler och funktioner i Numbers för att göra dina data lättare att arbeta med.
Använda formelredigeraren
Innan du börjar infoga formler och funktioner i Numbers är det viktigt att du bekantar dig med formelredigeraren.
För att göra detta enkelt, klicka på en cell där du vill lägga till en formel eller funktion och skriv in Likhetstecken. Detta är allt som krävs för att öppna editorn. Du kan också klicka Föra in > Ny formel från verktygsfältet som också öppnar Funktionswebbläsaren (som vi kommer att diskutera senare).
Du kan flytta formelredigeraren genom att dra vänster sida och ändra storlek på den genom att dra från en av kanterna med den dubbelsidiga pilen.
Du kan klicka på en cell eller dra genom ett intervall av celler som du vill ha i din formel och de kommer att visas i redigeraren. Du kan också använda aritmetiska operatorer för att addera, subtrahera, multiplicera och dividera. Och naturligtvis kan du skriva in siffror med eller utan decimaler.
Du kommer att klicka på bock i grönt när du är klar med editorn och vill använda din formel. Och om du ändrar dig, klicka på X i rött för att stänga den utan att spara några ändringar.
Innan du fortsätter bör du veta hur du tar bort dubbletter i Numbers för att säkerställa att din data är korrekt.
Snabba och enkla formler
Bekvämt erbjuder Numbers några grundläggande formler som du kan använda utan att behöva ange dem manuellt.
Välj en cell där du vill använda en formel. Klicka på Föra in knappen i verktygsfältet och välj från summa, genomsnitt, minimum, maximum, antal eller produkt.
Numbers kommer att göra en bra gissning baserat på data i ditt ark för vilka celler som ska användas och markera dem åt dig. Och ganska ofta har Numbers rätt, men inte alltid. Om cellerna du ser markerade är korrekta, tryck på din Lämna tillbaka för att tillämpa formeln.
Om de markerade cellerna inte är de du vill använda klickar du på cellen som innehåller formeln så öppnas formelredigeraren. Välj sedan rätt celler för att få dem att visas i redigeraren. För att slutföra formeln, klicka på bockmarkeringen för att tillämpa den.
Mer användbara formler och funktioner
Om de grundläggande formlerna eller funktionerna vi har nämnt hittills inte räcker till för det du vill göra, har vi några andra användbara sätt att arbeta med din data.
Jämför värden
Du kan använda jämförelseoperatorer för att se om värden i celler är lika, större än, mindre än eller inte lika. Resultaten av formeln visas som Sant eller Falskt. Detta är användbart om du vill jämföra försäljning, intäkter eller utgifter över månader eller år.
För vårt exempel vill vi se om vår försäljning från januari i år är större än eller lika med föregående år.
- Markera cellen där du vill att formeln ska visas och öppna formelredigeraren. Klicka på den första cellen för formeln. Skriv in jämförelseoperatorn. För större än eller lika med anger du Lämna tillbaka nyckel.
Du kan se i vårt exempel att vår försäljning för denna januari faktiskt är större än eller lika med förra året med resultatet “True” i formelns cell.
Dela text
Du kan dela upp textsträngar om du har mer information än du behöver eller vill ta ut specifik data med höger- och vänsterfunktionerna. Detta är användbart för att extrahera riktnummer från telefonnummer, delstater från städer eller postnummer från adresssträngar.
För det här exemplet har vi ett kalkylblad där data innehåller både en stad och två bokstäver förkortning för en kund, som i Chicago, IL. Vi vill dra ut staten för varje person till ett separat fält.
- Markera cellen där du vill att formeln ska visas och öppna formelredigeraren. Öppna Funktionswebbläsaren genom att klicka på Formatera knapp uppe till höger. Sök efter “Höger”, välj det i listan och klicka Infoga funktion. Klicka på “källa-sträng” i formelredigeraren och klicka sedan på cellen med data. Till höger i editorn, klicka på “stränglängd” och skriv siffran 2. Klicka på bockmarkeringen för att tillämpa formeln.
Vad den här formeln gör är att dra ut två tecken (steg 5) från höger sida av strängen (steg 3). Genom att tillämpa denna formel på vår kolumn kan vi nu bara se statens förkortning för varje kund.
Om uppgifterna i ditt kalkylblad kommer från en databas kanske det inte alltid är formaterat som du behöver det. Med vårt exempel på kundkalkylblad ovan kan du ha en kunds för- och efternamn med för många mellanslag mellan dem. Detta kan orsaka problem för automatiska e-postmeddelanden eller till och med sammanslagningar med dessa namn.
Med Trim funktion i siffror, kan vi automatiskt ta bort de extra mellanslagen i ett svep.
- Markera cellen där du vill ha formeln och öppna både formelredigeraren och funktionsbläddraren. Sök efter “Trim”, välj det i listan och klicka Infoga funktion. Klicka på “källa-sträng” i formelredigeraren och klicka sedan på cellen med data. Klicka på bockmarkeringen för att tillämpa formeln.
Nu har vi en snygg och ren lista över våra kundnamn utan extra mellanslag för att skapa förödelse med vår andra programvara.
Sammanfoga data
Kanske är din situation den omvända mot den ovan. Du kan ha data i två olika celler som du vill kombinera till en. Du kan göra detta med både siffror och text med hjälp av funktionen Sammanfoga.
Låt oss säga att informationen vi fick har en kunds för- och efternamn uppdelade i två olika celler. Vår e-postprogramvara behöver dessa namn för att stämma.
- Markera cellen där du vill ha formeln och öppna både formelredigeraren och funktionsbläddraren. Sök efter “Sammanfoga”, välj det i listan och klicka Infoga funktion. Klicka på “sträng” och klicka sedan på cellen med förnamnet och sätt in ett kommatecken. Lägg till inledande och avslutande citattecken med ett mellanslag i mitten (” “) och infoga ett kommatecken. Klicka på cellen som innehåller efternamnet. Klicka på bockmarkeringen för att tillämpa formeln.
Där går vi! Vi har en kolumn med våra kunders för- och efternamn tillsammans istället för att sprida dem över olika celler.
Konvertera till vanlig text
Ytterligare en funktion i Numbers som kan vara väldigt praktisk, speciellt när man hämtar data från olika källor, är funktionen Plaintext. Du kan ha text och siffror i ditt kalkylblad som är formaterade i rik text. Förekomster kan innehålla länkar som är klickbara och namn som är fetstil, kursiv eller understruken.
Med funktionen Plaintext kan du ta bort dina data till enkel, vanlig text.
- Markera cellen där du vill ha formeln och öppna både formelredigeraren och funktionsbläddraren. Sök efter “Plantext”, välj det i listan och klicka Infoga funktion. Klicka på “källa-sträng” och klicka sedan på cellen med data. Klicka på bockmarkeringen för att tillämpa formeln.
Du bör då se dina data utan den snygga rich text, HTML eller annan formatering.
Kopiera dina formler och funktioner
Med exemplen vi har visat dig här, kommer du troligen att vilja tillämpa formeln eller funktionen på mer än en enda cell. Så du kan enkelt dra för att kopiera din formel till intilliggande celler i rader eller kolumner, beroende på hur dina data är upplagda.
Välj en cell med formeln du vill kopiera. När du ser gul prick på cellgränsen, klicka på den och dra till de celler du vill kopiera den till och släppa.
Den formeln eller funktionen ska inte bara kopieras till dessa celler utan omedelbart tillämpas på motsvarande data.
Enklare sätt att analysera data i siffror
Att manipulera och analysera data i dina Numbers-kalkylblad kan göras mycket enklare med formler och funktioner. För att hantera både siffror och text, pröva dessa formler och utforska några av de andra inbyggda funktionerna som Numbers har att erbjuda. Du vet bara aldrig vilken som kan vara till stor hjälp förrän du testar det.
För mer hjälp med Numbers, ta en titt på hur du skapar interaktiva diagram eller använder villkorlig formatering.
Om författaren
Sandy Writtenhouse (443 artiklar publicerade)
Med sin kandidatexamen i informationsteknologi arbetade Sandy i många år i IT-branschen som projektledare, avdelningschef och PMO-ledare. Hon bestämde sig då för att följa sin dröm och skriver nu om teknik på heltid.
Mer från Sandy Writtenhouse
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
