Google Dokument ändrade nyligen sin inställning för delningsbehörigheter. Här är några tips för att ställa in dina behörigheter rätt, så det är enkelt och effektivt!
Google Dokument är tänkta att samarbeta. Men “samarbete” kan betyda olika saker för olika människor och för olika människor. Lyckligtvis låter Google Dokument dig hålla saker ganska bra för dig själv om du vill, eller dela dokument i olika grad med olika människor.
Den här artikeln kommer att beskriva de olika sätten som du kan dela dina Google-dokument med andra, och de verktyg som de gör och inte har tillgång till när du använder olika delningsalternativ.
En guide för att dela Google Dokument
Effekten av ett dokument begränsas av dess räckvidd. Du kan använda Google Dokument utan att någonsin dela dina ord med någon. Den här typen av slutna ekosystem hjälper dock inte ditt arbete, och det gör ingen nytta för någon annan heller. Den verkliga kraften i Google Dokument ligger i att dela ditt arbete med andra.
Ibland behöver du hjälp med redigering, eller så vill du helt enkelt lämna över ett dokument till någon annan. Andra gånger kanske du vill lägga in förslag, men du vill inte att någon annan faktiskt ska göra ändringar i det du har skapat. Sedan finns det situationer där användaren bara kan se innehållet. Du kan hantera alla dessa situationer med lätthet med hjälp av Google Dokument.
Hur man delar Google Dokument
Huvudgränssnittet för att dela Google Dokument och inställningskontroller är delningsmenyn. Du kan komma åt den här menyn på två sätt:
- Med dokumentet stängt, i din Google Drive, högerklicka på miniatyrbilden av dokumentet och välj Dela med sig.
Alternativt, när dokumentet är öppet, klicka på den blå Dela med sig knappen nära det övre högra hörnet. För att lägga till någon som redan finns i dina kontakter, börja skriva in deras namn eller e-postadress i textrutan.
Om du vill lägga till någon annan väljer du Förändra från den nedre rutan under Få länk. Detta låter dig dela dokumentet med ditt nätverk, om du har ett, eller generera en länk att dela med vem som helst. När inställningarna är som du gillar väljer du Kopiera länk.
Sedan är det bara att dela länken i e-postmeddelanden, textmeddelanden, andra dokument, vad som helst. Eller ställ in Dokument på Begränsad.
Hur du styr vad du delar
När bidragsgivare har lagts till visas deras namn under textrutan. Välj pilen till höger om ett namn för att komma åt en rullgardinsmeny. Här kan du styra om de bara kan se dokumentet (Visare), kommentera endast dokumentet (Kommentator), eller gör ändringar själva (Redaktör).
Du kan också överföra äganderätten eller bevilja tidsbegränsad åtkomst via den här menyn. Om du vill göra ändringar i någon annans åtkomstbehörigheter kan du när som helst, förutsatt att du inte gjorde dem till ägare först. Öppna den här menyn igen och ändra inställningarna.
Genom att välja kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av den övre rutan kan du även justera om personerna du delar med kan dela dokumentet med andra, ladda ner, skriva ut eller kopiera.
Hur man hindrar andra från att dela med dig
Du har för övrigt också viss kontroll över personer som kan och inte kan dela dokument med dig. Från din Google Drive, högerklicka på ett dokument som har delats med dig.
Från den här menyn kan du rapportera missbruk eller blockera avsändaren från att skicka fler dokument till dig, allt utan att egentligen öppna dokumentet som de skickade till dig.
Med Google Dokument kan du dela på flera sätt. Från tidsbegränsade visningsbara sessioner till att ge någon annan äganderätt till ditt arbete. Hur du använder dessa verktyg är upp till dig, vi är bara glada att de fungerar.
Om författaren
Johnathan Jaehnig (108 artiklar publicerade)
Jon Jaehnig är en frilansskribent/redaktör som är intresserad av exponentiell teknologi. Jon har en kandidatexamen i vetenskaplig och teknisk kommunikation med en biämne i journalistik från Michigan Technological University.
Mer från Johnathan Jaehnig
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
