Det kan vara svårt att söka efter specifika filer och mappar i Google Apps. Här är några tips för att göra det enklare.
Google försöker hjälpa sina användare att vara produktiva, och en funktion som du måste ägna tillräcklig uppmärksamhet åt är sökfunktionen. Att söka uppenbart i din Gmail eller Google Workspace och inte hitta något i gengäld kan vara extremt frustrerande.
Vissa Google Workspace-funktioner som Google Cloud Search, operatörer och avancerade sökalternativ kan hjälpa företag, småföretag, frilansare och till och med allmänheten att ta sig ur denna sökruta. Låt oss ta en närmare titt på dessa funktioner och tips.
Använd Google Cloud Search för avancerade sökfunktioner
Cloud Search är främst till för stora företag och småföretag. Tidigare kunde du ladda ner tillägg från Gmail Labs som gjorde det möjligt för dig att söka på plattformar som Google Dokument och Gmail samtidigt. Gmail Labs finns dock inte längre.
Med Google Cloud Search kan du söka efter din fråga på alla plattformar (Google Dokument, Kalkylark, Gmail, etc.) samtidigt.
A free testversion är möjlig, och Cloud Search är tillgängligt med Google Workspace eller som en betald fristående funktion. Den här funktionen är särskilt användbar för organisationer som arbetar på distans – människor kan komma åt filer och e-postmeddelanden med samma sökfält istället för att byta flik.
Du kan också integrera Cloud Search-verktygsfältet med Google Sites. På så sätt kan du ha en dedikerad webbplats för att söka efter ditt organisatoriska innehåll.
Google Drive-filter och avancerad sökning
Google Drive är ytterligare en enda lösning för att hitta dina dokument eller media. Sökfältet på Google Drive liknar sökrutan i Google Dokument och Kalkylark.
Detta innebär att sökoperatorerna som används här också fungerar i Google Dokument eller Kalkylark.
1. Använda filtren
För att filtrera din sökning på Google Drive, klicka bara på rullgardinsmenyn på höger sida av sökfältet, och sökfönstret dyker upp.
Använda Typ alternativ kan du filtrera PDF-filer, mappar, dokument, videor, ljud och så vidare. De Ägare alternativet används för att söka efter filen när du känner till dess ägares e-post. Plats används när du vill ange filens mapp. (T.ex. ‘Bin’, ‘Starred’ eller någon annan mapp.) In Datum ändrat, du kan ange det senaste redigeringsdatumet för filen. Föremålsnamn kommer att söka specifikt efter titeln på filen. Inkluderar orden kommer att söka efter en fil med specifika nyckelord. I Delad med, ange e-postadressen till den delade mottagaren.
Klicka på Sök knappen längst ned i gränssnittet om du godkänner filtren, eller klickar på Återställa för att ta bort eller återställa inställningarna.
2. Avancerad sökning
Använd dessa operatorer för att söka efter en specifik fil, ord, video och ljud.
Citat: Använd dem när du letar efter en exakt fras. (T.ex: “Uppgift 18”) Minustecken: Använd detta för att utesluta ett visst ord från söktermen. (T.ex. Om du vill söka efter ‘Uppdrag’ men inte ‘Uppdrag slutförd’, skriv helt enkelt ‘Uppdrag slutförd’). ägare: Hitta filer av en specifik ägare. (T.ex.: ägare:[email protected]) skapare: Hitta filer av skaparen. (T.ex. skapare:[email protected]ännamn.com) till: Hitta filer efter namnet på mottagaren. (T.ex.: to:[email protected]) från: Hitta filer som skickats till dig av någon. (T.ex.: from:[email protected]) är:stjärnmärkt: Hitta objekt som du har stjärnmärkt. är:binned: Hitta objekt i mappen “Bin”. typ: Hitta dokument efter deras typ. (T.ex: typ:kalkylblad, typ:dokument, typ:bild) före och efter: Hitta objekt efter senast redigerade. (T.ex.: före:04-05-2021) titel: Sök efter objekt efter deras titel. (T.ex: titel:OS)
“Google-sökningen” pågår fortfarande…
De avancerade sökfunktionerna och operatörerna kommer att göra det enklare att hitta filer och spara tid, men vi är fortfarande långt ifrån att hitta ett enda verktyg som kan söka i alla Google-appar utan att tappa bankerna.
Om författaren
Satyarth Shukla (31 artiklar publicerade)
Satyarth är en student och älskare av film. Han började skriva medan han studerade biomedicinska vetenskaper. Han delar nu sin blandade passion för teknik och produktivitet med världen genom att använda WordPress (Pun intended!)
Mer från Satyarth Shukla
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
