Så du har tusentals rader med data i ett Excel-ark, och du vill skanna igenom raderna för att hitta ett mönster i datakolumnerna.
Du vet att du behöver ett Excel-filter för att hjälpa dig med det, men du vet inte hur du ska gå tillväga. Här kommer vi att diskutera alla de bästa sätten att filtrera ditt Excel-ark och visa de data du behöver.
Hur man filtrerar i Excel
Anta att du har ett Excel-ark med tre kolumner: åldersgrupp, region och antalet försäljningar. I så fall kan ett Excel-filter komma väl till pass när du vill se din försäljningsprestation i en utvald region, baserat på en viss åldersgrupp.
Excel-filter kan också vara användbara när du vill skapa en mindre grupp innan du ritar dina Excel-data på ett diagram.
Låt oss ta en titt på följande metoder för att filtrera data i Excel.
Hur man filtrerar baserat på kategorier
När du har öppnat ditt datablad, klicka på Excel-bandet Data.
Leta sedan upp Sortera & Filtrera grupp och klicka Filtrera. Detta sätter en rullgardinsknapp på varje kolumn i ditt datablad.
Om din data till exempel har en könskolumn, som är en kategorisk variabel, kan du bestämma dig för att filtrera din data för att bara se kvinnliga poster.
För att göra det, klicka på rullgardinsmenyn i din kategorikolumn (kön i det här fallet). I menyn som visas, avmarkera allt genom att klicka på Välj alla låda. Välj sedan de värden du vill filtrera din data efter och klicka OK.
Den operationen filtrerar data baserat på kvinnliga listor, eller vilken kategori du valde. Du kan sedan kontrollera det nedre vänstra hörnet av Excel-filen för att se antalet poster på det specifika filtret.
Även om det här alternativet fungerar för siffror också, är det vanligtvis ineffektivt och skrämmande. Det beror på att siffror kan ha ett bredare spektrum av värden. Som sådan tar det tid att gå igenom den långa listan.
Hur man använder nummerfilter i Excel
Ibland kanske du vill filtrera baserat på ett visst antal nummer.
För att använda nummerfiltret, klicka på Filtrera i bandet. Klicka sedan på rullgardinsknappen överst i kolumnen som innehåller siffrorna du vill filtrera.
I nästa meny, gå till Nummerfilter och välj ditt föredragna val bland alternativen som dyker upp.
Om du till exempel vill filtrera kolumnen baserat på alla tal som är mindre än eller lika med ett visst tal, från Nummerfilter alternativ, välj Mindre än.
Du kan också använda Och/Eller avsnitt för att lägga till ett andra filter för dina nummer.
Klick OK när du är klar.
Massor av nummerbaserade filteralternativ finns tillgängliga. Du kan leka med dem för att se hur de fungerar.
Hur man använder avancerade filter i Excel
Excels avancerade filtermetod erbjuder ett mer flexibelt sätt att filtrera data. Med det avancerade filtret kan du separera ditt filtrerade resultat från källdata genom att klistra in i samma ark eller i ett nytt Excel-ark.
Om du vill använda det avancerade filtret skapar du en ny kolumn på arkets högra kant. Den här nya kolumnen är där du ställer in dina filtreringskriterier. Du kan lämna ett mellanslag mellan den här kriteriekolumnen och den sista kolumnen i dina källdata för att separera dem om du vill.
I kriteriekolumnen skriver du det exakta namnet på källdatakolumnen som du vill filtrera; ett bättre alternativ är att kopiera och klistra in kolumnrubriken för att undvika misstag.
I nästa rad skriver du värdet som du vill filtrera dina data efter för den kolumnen. Om du till exempel vill se data för alla män i könskolumnen i källdata, skriv “man” under “kön” i kriterieavsnittet.
Du kan skapa flera kriteriekolumner att filtrera efter om du vill. För att göra det, kopiera kolumnnamnen du vill ha från huvuddatan och klistra in dem efter din första kriteriekolumn.
Under varje kolumnrubrik anger du det datavärde du vill filtrera efter.
Du kan använda Excel booleska funktioner som mindre än () som kriterier för att filtrera siffror.
När du har följt processen ovan väljer du Data i Excel-bandet. Inom Sortera & Filtrera grupp, klicka Avancerad.
I menyn som öppnas klickar du på uppåtpilen bredvid Listintervall och välj vilken del av din data du vill filtrera. Eller ignorera Listintervall om du vill tillämpa filtret på all din data.
Placera sedan markören inom Kriterieintervall och markera kriteriekolumnerna du skapade tidigare: rubriker och värden.
Klick OK för att applicera filtret.
Så här klistrar du in de filtrerade resultaten med den avancerade filtermetoden
Som vi nämnde tidigare kan du också använda det avancerade filtret för att separera ditt resultat och klistra in det någon annanstans i samma ark eller i ett nytt Excel-ark.
För att göra det, upprepa processen ovan för att filtrera data med den avancerade metoden. Men den här gången, i Avancerat filter menyn, välj Kopiera till en annan plats.
Placera sedan markören inom Kopia till och markera valfri cell i ditt Excel-ark och klicka sedan OK.
Denna operation kopierar det filtrerade resultatet och klistrar in det på den valda platsen i ditt Excel-ark.
Hur man visar det filtrerade resultatet med valda kolumner i Excel
Om du bara vill se valda kolumner i den filtrerade informationen, markera dessa kolumnrubriker och kopiera dem.
Klistra sedan in rubrikerna var som helst inom samma ark där du vill se ditt filtrerade resultat.
Upprepa processen ovan för att separera filtrerade resultat med den avancerade filtermetoden. Men den här gången, när du väl kommer till Kopia till markerar du rubrikerna du klistrade in.
Klicka sedan OK för att se det filtrerade resultatet under dessa rubriker.
Hur man använder avancerade filter för att klistra in det filtrerade resultatet i ett nytt Excel-ark
Om du vill klistra in den resulterande informationen i ett nytt ark, klicka på Lägg till (+)-knappen i det nedre vänstra hörnet av Excel-arket för att öppna ett nytt ark.
Klicka på valfri cell i det nya arket för att aktivera det.
Välj Data från menyfliksområdet och klicka sedan på Avancerad att göra Avancerat filter popup-menyn. Välj Kopiera till en annan plats alternativ.
Placera markören i Listintervall och hoppa in i arket som innehåller källdata. Markera sedan hela källdata.
Placera sedan markören i Kriterieintervall markerar du kriterierna du skapade tidigare i källdatabladet.
Välj Kopia till fält. Välj sedan valfri cell på det nya arket igen. Klick OK för att klistra in det filtrerade resultatet på det nya arket.
Notera: För att detta ska fungera, se till att du aktiverar målarket genom att först klicka på en cell i det.
Få ut det mesta av Excel-filter
Även om det finns andra alternativ för att filtrera data, är Excel ett av de mest mångsidiga produktivitetsverktygen som finns. Även om Excel-filter kan bli lite förvirrande, är det lätt när du behärskar dessa knep.
Vi har diskuterat de vanligaste sätten att filtrera data i Excel här, men det finns ännu mer avancerade alternativ tillgängliga om du leker med det avancerade filtret. När det gäller att analysera dina filtrerade data kan du behöva använda en Excel-formel också.
Om författaren
Idowu Omisola (127 publicerade artiklar)
Idowu brinner för allt smart teknik och produktivitet. I hans free tid, han leker med kodning och byter till schackbrädet när han har tråkigt, men han älskar också att bryta sig loss från rutinen då och då. Hans passion för att visa människor vägen runt modern teknik motiverar honom att skriva mer.
Mer från Idowu Omisola
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
