Om ditt arbete är djupt integrerat i Microsofts ekosystem är To Do och OneNote förmodligen de mest populära verktygen för ditt dagliga arbetsflöde. När du använder OneNote för att planera ett projekt, kommer du att sluta med handlingsbara objekt som kommer att slutföra det du arbetar med.
Att använda OneNote och Microsoft To Do tillsammans innebär att du lägger tid på att växla, kopiera eller granska data från en app till en annan. Som ett resultat kan du tappa fokus, göra misstag, eller ännu värre, minska kvaliteten på ditt arbete. Vi visar dig metoder för att integrera OneNote och To Do sömlöst så att du lägger tid på att prioritera det arbete som är viktigt.
Lägga till en uppgift från OneNote till Microsoft To Do
Av alla Office-appar har OneNote 2019 den tätaste integrationen med Outlook. Det beror på att båda apparna delar liknande mål och funktioner. Du kan förvandla vilken anteckningstext som helst i OneNote till en automatisk uppgiftslista i Outlook. Men vänta, var passar Microsoft To Do in i det här systemet?
Vi kommer till den här diskussionen senare, men se först till att både OneNote 2019 och Outlook är installerade på din dator. Du måste också ha skapat en anteckningsbok och en sektion där dina handlingsbara föremål finns. Om du börjar, följ vår guide om hur du organiserar anteckningsböcker i OneNote.
Välj texten du vill förvandla till en Outlook-uppgift. Klicka på Hem fliken och sedan Outlook-uppgifter. Välj en tidsram för uppgiften i rullgardinsmenyn. En flagga markerar texten och OneNote lägger till anteckningstexten som en uppgift i Outlook. Du kan fortsätta att lägga till fler anteckningar som uppgifter om det behövs.
Växla till Outlook för att se uppgiften Mina uppgifter.
Nu, när du byter till “Microsoft To Do”-appen, ser du samma uppgift under Uppgifter med förifyllda förfallodatum och länk till OneNote-sidan för att veta var dina uppgifter finns.
På samma sätt kan du välja Beställnings och från det nya fönstret som visas anger du Förfallodatum, den Start datum, och vikten av uppgiften med hjälp av Prioritet fält. Du kan också kontrollera Påminna rutan för att få Outlook påminna dig om uppgiften och lägg till en kort anteckning.
Byt nu till “Microsoft To Do”-appen, men du kommer inte att se datumet när uppgiften startade eller prioritetsfältet här.
Bakgrundsmekanism för uppgiftssynkronisering
“Att göra”-appen förlitar sig på Exchange Online för att lagra och synkronisera uppgifter, oavsett om du använder ett personligt konto eller Microsoft 365. Båda kontona följer samma protokoll inklusive datakryptering, efterlevnad och datauppehåll. Om du slutför en uppgift i appen “Att göra” kommer den att uppdateras i Outlook Tasks och OneNote.
Notera: “Att göra”-appen har ingenting att göra med “Att göra”-taggen i OneNote, trots att du använder samma stora bokstäver. Detta är viktigt eftersom människor kan bli förvirrade av terminologin och förklara att den här funktionen inte verkar fungera korrekt.
En punkt att notera är att du bara kan ha ett förfallodatum, snarare än separata start- och slutdatum. Den stöder inte uppgiftsstatus som pågående eller procentsats slutförd, och inte heller vikten av uppgiften på olika prioritetsnivåer. Du kan inte återställa en raderad uppgift i “Att göra”, men du kan se dem i OneNote och Outlook.
Om du vet hur Microsoft To Do-appen fungerar, är det möjligt att skapa flera uppgiftslistor. Så det är vettigt att flytta en uppgift från Uppgifter till en lista som du väljer. Men när du flyttar en uppgift till en annan lista återspeglas ändringen i mappkolumnen för Outlook-uppgifter, men när du håller musen över flaggan ser du ett meddelande om att “uppgiften finns inte.”
Korssynkronisera dina uppgifter mellan To Do och OneNote
Det är möjligt att korssynkronisera dina uppgifter mellan OneNote och To Do med en enkel app som heter Pleexy. Det tar med dina uppgifter från dina e-postmeddelanden, anteckningar, projektledning och samarbetsverktyg till din uppgiftshanterare.
Du kan till och med ställa in en tvåvägssynkronisering mellan de verktyg du använder så att ändringar som görs på ena sidan omedelbart kommer att kopieras på den andra. Om ditt team använder Jira och OneNote för att hantera projekten kan Pleexy kanalisera alla relevanta uppgifter från dessa appar till “Att göra”. Och när du slutför en uppgift i “Att göra” kontrolleras den också i källprogrammet.
Komma igång med Pleexy
Registrera dig på Pleexy-webbplatsen med “Microsoft To Do” som din uppgiftshanterare. När du har autentiserat det med ditt Microsoft-konto blir du ombedd att välja en app som du vill ansluta till “Att göra”. Välj OneNote och auktorisera Pleexy att komma åt ditt OneNote-konto.
Ge din anslutning ett namn. Låt oss till exempel säga “Att göra med OneNote.”
Det första steget är att berätta för Pleexy vilka anteckningsböcker och sektioner den kommer att söka efter anteckningar. Du kan filtrera dina anteckningar efter typ som Att göra, Diskussion med person, Att göra Prioritet 1 och 2, Kundförfrågan och Schemalägg möte. Och ignorera äldre anteckningar i intervallet från 1 till 180 dagar. Pleexy kommer att söka efter anteckningar som uppfyller alla specifika kriterier och skapa dem i “Microsoft To Do”.
I nästa steg kommer vi att definiera titelmallen för dina uppgifter i “Microsoft Att göra.” Du kan följa ett mönster som “{sektion}: {page} – {todo}” där “{page}” är din OneNote-sida och “{todo}” är OneNotes todo-tagg.
Nu måste du ange listan där Pleexy kommer att skapa uppgifter. I det här exemplet väljer vi En lista, och destinationen är Arbete.
Äntligen väljer du vad som ska hända när du gör ändringar i Microsoft To Do- eller OneNote-uppgifter. För OneNote till Microsoft att göra, kan du styra vad du ska göra med en uppgift när den är klar eller raderad i OneNote. Och för Microsoft att göra till OneNote, välj vad du vill göra när du slutför en uppgift i appen “Att göra”.
Spara dina ändringar och aktivera din anslutning. I skärmdumpen nedan kontrollerar du integrationen, redigerar eller pausar anslutningen och tar bort dem.
Byt till “Microsoft To Do”-appen för att se ändringarna. När du slutför en uppgift här, kontrolleras den i OneNote också.
Skapa flera OneNote-anslutningar med att göra
I Pleexy kan du skapa flera anslutningar mellan dessa två appar. Här är anledningarna:
- Om du använder ett separat OneNote-konto för personliga och arbetsmässiga ändamål. Ställ in olika synkroniseringsregler för specifika projekt i OneNote.
Till exempel kanske du vill synkronisera uppgifterna för blogginlägg i båda apparna, men du kan lämna uppgiften omarkerad i OneNote, även om du har bockat av dem i “Att göra” för ett annat projekt. Vi kommer att skapa två olika anslutningar i Pleexy enligt proceduren som beskrivs ovan.
Ta med alla dina uppgifter till Microsoft To Do
Både OneNote och To Do är komplicerade appar, men fungerar sammantaget i olika arbetsflödesförhållanden och dina behov. I enkla fall kan du lägga till en uppgift från OneNote till att göra, men de är inte sömlösa och går sönder om du flyttar uppgiften till en annan lista.
Pleexy låter dig synkronisera uppgifter på båda sätten oavsett vad din uppgiftslista är och intuitiv att ställa in. Kolla in integrationssidan för en lista över appar som den stöder. När du börjar använda dem, följ våra tips och tricks för att använda Microsoft To Do effektivt.
Om författaren
Rahul Saigal (175 artiklar publicerade)
Med sin M.Optom Degree in Eye Care Speciality arbetade Rahul som föreläsare i många år på högskolan. Att skriva och lära andra är alltid hans passion. Han skriver nu om teknik och gör den lättsmält för läsare som inte förstår den så bra.
Mer från Rahul Saigal
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
