Oavsett om du har ett litet företag eller ett stort multinationellt företag måste du förstå hur ditt företag växer. Du bör därför hålla koll på ditt företags ekonomi genom att granska olika bokslut.
Resultaträkningen visar till exempel hur organisationen tjänar och spenderar pengar. Alternativt låter kassaflödesanalysen dig se hur mycket pengar du har tillgängligt, vilket gör att du kan budgetera dina utgifter korrekt.
Slutligen finns balansräkningen, som också är en av de grundläggande boksluten. Här är en snabbguide som hjälper dig göra din egen i Microsoft Excel.
Vad är en balansräkning och varför behöver du en?
En balansräkning låter dig se fördelningen av ditt företags tillgångar, skulder och eget kapital. Med en blick ser du hur mycket av företaget som kom från balanserade vinstmedel, eget kapital och lån.
Med denna information till hands kan du beräkna dess avkastning på investeringen och dess olika finansiella nyckeltal. Du kan sedan jämföra dessa värden mot liknande företag i samma bransch. Detta kommer att ge dig en känsla av hur företaget presterar jämfört med sina kollegor i branschen.
1. Välj Time to Cover
Som med andra finansiella rapporter måste du välja en period att täcka. Vanligtvis börjar detta den 1 januari och slutar den 31 december.
Men du kan också välja en annan period för beräkning, kallad räkenskapsår, som börjar den 1 oktober och slutar den 30 september. Observera att vilken period du än använder här måste vara konsekvent i dina andra påståenden.
2. Förbered dina konton
För att slippa krånglet med att behöva gräva igenom dina register när du gör din balansräkning, bör du förbereda den i förväg. Se till att ha ditt kassaflödesutdrag, kontoutdrag, kontoutdrag för lån och kontokort tillgängliga för dig.
Innan du börjar måste du veta värdet på tillgångarna och inventariet. Glöm inte att inkludera det belopp du lägger ner för att starta ditt företag, såväl som investeringar gjorda av andra personer och enheter.
3. Skapa Excel-filen
När du vet vilken period du täcker och har de värden du behöver är det dags att skapa Excel-filen. Öppna en ny fil i Microsoft Excel. Införa [Company Name] Balansräkning i cell A1 för enkel identifiering.
Lämna lite utrymme för formatering och skriv sedan i den första kolumnen på den tredje raden Tillgångar. Det här är avsnittet där du lägger in värderingarna för allt ditt företag har. Skriv sedan i den tredje kolumnen i samma rad räkenskapsår du täcker.
Efter Tillgångar måste du skapa motsvarande Skulder och eget kapital sektion. Skulder avser det belopp som företaget är skyldigt till tredje part, inklusive banker, leverantörer, hyresvärdar och staten.
Owner’s Equity, å andra sidan, hänvisar till det belopp som ägarna samlat in för verksamheten, plus eventuella intäkter som den behåller i sina konton. Dessa värden i dessa två avsnitt bör motsvara det belopp som anges under tillgångar – därav termen Balansräkning.
Innan du skapar avsnittet Skulder och ägarkapital bör du först placera underkategorierna för tillgångar. På så sätt får du mindre problem med formateringen.
4. Infoga dina kategorier
Tillgångar
Varje företag och bransch kommer att ha sina egna unika tillgångsunderkategorier. Men det här är de typiska avsnitten som de flesta företag har: Nuvarande tillgångar, Fasta eller långfristiga tillgångar, och Andra tillgångar. Dessa delas sedan upp ytterligare i små kategorier.
Omsättningstillgångar är tillgångar som du snabbt kan likvidera. Dessa är vanligtvis kontanter, kundfordringar, lager och kortsiktiga investeringar. Å andra sidan är fasta eller långfristiga tillgångar svårare att konvertera till valuta. Dessa kan vara Riktiga egenskaper, Kontors material, Långsiktiga investeringar, och mer.
Andra tillgångar är vanligtvis mindre poster som inte enkelt kan definieras under omsättningstillgångar eller långsiktiga tillgångar. Dessa kan inkludera Förbetalda utgifter (som prenumerationer), Uppskjutna skattefordringar (som återbetalningar), och Anställda förskott.
Även om dessa kategorier gäller de flesta företag kan ditt företag ha en unik tillgångskategori, så du bör se över din verksamhet innan du betraktar detta som slutgiltigt.
Skulder och eget kapital
I likhet med tillgångar, skulder och eget kapital har tre stora underkategorier: Nuvarande åtaganden, Långsiktiga skulder, och Ägarens kapital. Som termen antyder är kortfristiga skulder förpliktelser som företaget måste uppfylla antingen på ett år eller i en driftscykel (där en driftscykel avser den tid det tar för varulager att omvandlas till försäljning).
Kortfristiga skulder kan inkludera leverantörsskulder och leasegivare, kortfristiga lån från banker och fordringsägare, inkomstskatter, betalbara löner, förutbetalda varor och tjänster och den aktuella delen av långfristiga skulder.
Under Långfristiga skulder hittar du Långfristig skuld, Uppskjuten inkomstskatt, och Pensionsfondförmåner, om så krävs enligt lag.
Slutligen består det egna kapitalet av Ägarens kapital, vilket är det belopp du lägger in i verksamheten. Om du driver ett företag kallas både denna sektion och dess underavdelning Eget kapital istället.
Du hittar också Balanserad vinst under eget kapital, vilket är det belopp som verksamheten tjänat under perioden minus utbetalda utdelningar.
5. Lägga till dina värderingar
Under Tillgångar lägger du till värdena för varje underkategori för att veta hur mycket du har för varje avsnitt. Du måste sedan lägga till varje delsumma för att få det totala tillgångsvärdet för ditt företag.
På samma sätt bör du också lägga till värdena för varje underkategori för skuld och eget kapital för att ta reda på hur mycket av ditt företags tillgångar som kommer från borgenärer, ägare och intäkter.
Observera att de totala värdena för sektionen Tillgångar och sektionen Skulder och Eget kapital bör matcha. Annars kan det ha blivit fel i din bokföring.
6. Några användbara formler
Du kan använda de värden du hittar i balansräkningen för att titta på dess ekonomiska nyckeltal. Dessa formler bedömer ditt företags resultat och kan användas för jämförelse med andra liknande företag i samma bransch.
Skuldkvoten
Detta är andelen av företagets skulder mätt mot dess tillgångar. Formeln för detta är Totala skulder / Totala tillgångar. Om du får ett värde som är större än 100 % betyder det att dess skuld är större än alla dess tillgångar. Höga kvoter löper också en högre risk för fallissemang – men detta värde varierar mellan branscher.
Liksom fastigheter och allmännyttiga företag får kapitalintensiva företag vanligtvis högre genomsnittliga skuldkvotsvärden än tjänstesektorbaserade företag.
Nuvarande förhållandet
Detta värde visar ett företags förmåga att betala sina kortfristiga lån med sina likvida tillgångar. Detta beräknas av dividera omsättningstillgångar med kortfristiga skulder. Om värdet du får här är under noll, finns det en risk att ett företag inte kan betala sina kortfristiga lån på grund av bristande likviditet.
Rörelsekapital
När du subtrahera ett företags kortfristiga skulder från dess omsättningstillgångar, får du rörelsekapital. Detta belopp visar hur mycket kontanter och likvida medel ett företag har efter att ha betalat av sina nuvarande åtaganden.
Om det finns en betydande positiv skillnad mellan de två kan företaget enkelt växa och skala sin verksamhet. Men om det är nära noll, eller till och med negativt, kan det ha problem med att betala sina lån och skulder, eller ännu värre, kan gå i konkurs.
Förhållande mellan tillgångar och eget kapital
Förhållandet Asset-to-Equity (A/E) beräknas av dividera totalt eget kapital med totala tillgångar. Denna formel visar hur mycket företaget finansieras av ägarna kontra det belopp som finansieras genom lån.
Ett företag med ett högt A/E-tal kan indikera att det mesta av dess finansiering kom från ägarna, vilket innebär att det inte har många skyldigheter att betala. Tvärtom innebär ett lågt A/E-tal att de flesta av dess tillgångar kom i lån eller krediter.
Om företaget har ett konsekvent kassaflöde kommer ett lågt A/E-tal att ha en låg inverkan på den dagliga verksamheten. Det gör det dock sårbart för pris, intresse och drastiska förändringar, vilket ger dem mindre utrymme att reagera.
Var man hittar balansräkningsmallar
Även om du kanske vet nu hur man skapar en balansräkning, är det ibland bättre att hitta en mall att följa. Du kan göra det i Excel genom att klicka på Arkiv. Gå till fliken Ny och skriv sedan Balansräkning i sökfältet. Efter en snabb sökning kommer Excel att ge dig minst tre mallar som du kan använda.
Alternativt kan du också besöka Vertex42, FreshBooks eller Wise.com för att ladda ner en mall från deras webbplats.
Håll koll på ditt företag
Vilken verksamhet du än har bör du hålla koll på hur det går. På så sätt går du inte in i blindo och fattar beslut utan siffror som backar upp dig. När allt kommer omkring borde en bra entreprenör kunna sin verksamhet som sin egen bukbyte.
En balansräkning, resultaträkning och kassaflödesdokument är bara några av de viktiga dokument du behöver för att övervaka din ekonomi. Men när ditt företag växer och ekonomin blir komplicerad, anlita en professionell bokhållare för att säkerställa att du får alla dina siffror rätt.
Om författaren
Jowi Morales (180 publicerade artiklar)
Jowi är författare, karriärcoach och pilot. Han utvecklade en kärlek till allt PC ända sedan hans far köpte en stationär dator när han var 5 år gammal. Sedan dess har han använt och maximerat teknik i alla aspekter av sitt liv.
Mer från Jowi Morales
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
