Om du inte är bekant med termen catch-all brevlådadet är en e-postadress där du kan ta emot e-postmeddelanden som skickas till ogiltiga e-postadresser som har ditt domännamn.
För att göra det mer praktiskt, anta att din e-postadress är det [email protected]och av någon anledning skickar din klient ett e-postmeddelande till [email protected]. Ett sådant misstag skulle få e-postmeddelandet att studsa tillbaka till avsändaren. Men med en konfigurerad catch-all-brevlåda kan sådana meddelanden levereras till en dedikerad inkorg som du kan komma åt.
Låt oss titta på hur du kan skapa en catch-all-brevlåda i Office 365.
Office 365 och alternativet “Catch-All Mailbox”.
Bland många Office 365-kunder är Catch-All-brevlådan en viral funktion, främst för att den förhindrar förlust av affärsrelaterad information när stavfel görs på e-postadresser. Tyvärr stöds inte Microsoft direkt, förmodligen för att det kan orsaka kryphål för skräppost som överbelastas Office 365-postsystem.
Men det finns en väg runt denna varning, och vi tänker låta dig komma in på det. Du bör dock komma ihåg att catch-all-postlådor endast fungerar för e-postmeddelanden som skickas från externa domäner. Som sagt, här är steg-för-steg-instruktionerna för att skapa en catch-all-brevlåda.
Konfiguration av en Catch-All-brevlåda
För att implementera den samlade postlådekonfigurationen i Exchange Online-miljön, föreslår vi tre enkla funktioner:
Den dynamiska distributionsgruppen En delad brevlåda En Exchange Online-transportregel
Slutligen behöver du en ny transportregel för Exchange Online. Denna regel kommer att ansvara för att implementera villkor som catch-all-brevlådan fungerar på.
Steg 1: Skapa en dynamisk distributionsgrupp
Det första steget innebär att skapa en dynamisk distributionsgrupp. Denna distributionsgrupp listar alla din organisations Office 365-e-postadresser för att ta emot e-post från externa domäner. För att skapa en dynamisk distributionsgrupp, här är stegen att följa.
- Gå till Office 365-portal > Visa allt > Utbyta. Om du klickar på Exchange omdirigeras du till Exchange Administration Panel.
Välj på Exchange-panelen Mottagare > Grupper. När du har gjort detta, hitta en + skylt på a Ny Office 365-grupp rullgardinsmenyn och välj Dynamisk distributionsgrupp.
Gå sedan till Mottagare > Grupper > Dynamisk distributionsgrupp. Om du gör detta bör ett nytt fält öppnas som kräver att du matar in några detaljer. Den obligatoriska informationen är Visningsnamn och den Alias och Medlemmar. Du kan använda samma namn för de två första. För att lägga till medlemmar, välj Alla mottagartyper och klicka Spara.
Nu har du officiellt skapat din dynamiska distributionsgrupp; nu måste du konfigurera en delad postlåda.
Steg 2: Konfigurera en delad brevlåda
Det andra steget i installationen är en delad postlåda. Eftersom en organisation har många mottagare kräver det ett delat utrymme för dem att se e-postmeddelanden som kommer in genom den samlade brevlådan. Detta utrymme kallas en delad postlåda. Så här går du tillväga för att ställa in det:
- Gå till Office 365-portal > Grupper > Delade brevlådor > + för att skapa en ny delad brevlåda.
Gå sedan till Office 365-portal > Grupper > Delade brevlådor och lägg till en delad brevlåda. Här, lägg till din domän namn och Admins e-postadress och klicka Lägg till. Klicka på fliken som visas Nästa stegoch välj Lägg till medlemmar i den här brevlådan. Klicka på den och lägg till användare som kommer att finnas i den delade brevlådan. Använd dina dynamiska grupper här.
När du har lagt till alla medlemmar klickar du Spara, och där har du det. Din brevlåda är klar. Nu är det som finns kvar mellan dig och din catch-all-brevlåda Exchange Online Transport Regel.
Steg 3: Skapa Exchange Online-transportregeln
Nu har du din delade brevlåda med den dynamiska listan över personer du vill ha på den; det är dags att skapa regler för din catch-all genom att använda följande steg.
- Gå till navigeringsmenyn och välj Visa allt > Utbyta > Mailflöde > Godkända domäner. Hennes val Office 365-portal > Visa allt > Utbyta > Mailflöde > Godkänd domän > Interna reläer. Se till att välja Interna reläer under dina domäner. Detta är ett avgörande steg eftersom det är det som får din transportregel att fungera. Så var angelägen om att inte hoppa över detta steg.
Gå sedan tillbaka till navigeringspanelen och klicka på Mail Flöde > Regler > + > Skapa ny regel och namnge din nya regel Fånga alla. Nu måste du skapa ansökningskriterier. Gå till om avsändaren finnsoch välj Utanför organisationen.
Välj sedan äntligen Gör följande > Omdirigera meddelandet till och välj Fånga alla. Med detta har du officiellt lyckats skapa din catch-all-brevlåda.
Hur Exchange Online-miljön fungerar (auktoritativ kontra internt relä)
Närhelst ett offentligt domännamn är registrerat i Office 365, anses domänen vara en Godkänd domän. Exchange Online-servern uppfattar sig själv som den enda auktoriteten på det registrerade offentliga domännamnet.
Så om du försöker skicka ett e-postmeddelande från den registrerade offentliga domänen kommer Exchange Online-servern att gå igenom den globala adresslistan (GAL) och leta efter mottagarens adress. Om adressen finns kommer meddelandet att levereras till dess destination. Men skulle den upptäcka att adressen inte finns på GAL, kommer avsändaren att få ett meddelande som talar om att mottagaren inte finns.
För att lösa detta problem måste du ändra det registrerade domännamnet från standardinställningen Auktoritativ till Internrelä. I det här fallet, om din avsändare skickar ett e-postmeddelande till en icke-existerande mottagare, vet Exchange Online att vidarebefordra meddelandet till “annan e-postinfrastruktur” istället för att skicka ut ett felmeddelande till avsändaren. Om du har registrerat mer än ett offentligt domännamn för din organisation måste du ändra varje domäninställning från auktoritativ till intern relä separat.
Som vi nämnde tidigare har Exchange Online inte stöd för catch-all-postlådefunktionen som standard. Det betyder att du måste använda den metod vi har beskrivit för dig. Det finns också andra metoder, som kod. Men alla kan inte sina programmeringsspråk, så vi tror att det är lättare för dig att hålla dig till de mer enkla sakerna.
Finns det en nackdel med att använda en Catch-All-brevlåda?
Det kan finnas en risk eller två med att använda en catch-all-brevlåda på Office 365. Den mest uppenbara av dessa risker är att den här brevlådan kan tillåta potentiella nätfiskeattacker på e-postsystemet och de konton som är kopplade till det.
Externa källor kan till exempel rikta in sig på kända kontonamn inom en organisation och rikta e-postmeddelanden med uppsåt till dessa inkorgar. Eftersom e-postmeddelanden automatiskt dirigeras till dessa konton istället för att slängas, skulle detta utgöra en betydande säkerhetsrisk, vilket resulterar i att känslig information skickas utanför organisationen utan kontoägarens vetskap.
Missa inte dina e-postmeddelanden längre
Vi kan inte nog betona vikten av att ha en övergripande brevlåda konfigurerad för din organisation. Dessa brevlådor är livbåtar med felstavade eller felskrivna e-postadresser. Med tillstånd av dem kan du säga adjö till att gå miste om viktiga e-postmeddelanden på grund av mindre fel som gjorts på e-postadresser som är registrerade på din domän.
Liksom alla livbåtar som kan kantra från ett hål som släpper in för mycket vatten, kan uppsamlingspostlådor också gå söderut från de många skräppostmeddelanden de släpper in. Så överväg dina alternativ och gör dig redo innan du bestämmer dig för att skapa en uppsamlings- all postlåda för din organisation.
Om författaren
David Perry (47 artiklar publicerade)
David är din ivrige tekniker; Inget illa menat. Han sover, andas och äter teknik, specialiserad på produktivitet inom teknik, Windows, Mac, iOS och Android. En 4-årig krönt frilansskribent, Mr. Perry har hjälpt miljontals människor via sina publicerade artiklar på olika webbplatser. Han är skicklig på att analysera tekniska lösningar, felsöka problem, bryta ner om din digitala uppdatering, knäppa ihop, koka ner tekniskt kunnigt språkspråk till grundläggande barnvisor, och i slutändan ge dig intressanta tekniska bitar som kommer att låsa ditt intresse. Så, inte säker på varför de lärde dig så mycket om moln och ingenting om molnet? David är här för att på ett informativt sätt överbrygga den kunskapsklyftan.
Mer från David Perry
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
