Om du ofta har att göra med samma grupp människor i Outlook behöver du förmodligen också skicka ett e-postmeddelande som är gemensamt för dem alla.
Istället för att manuellt skriva in varje individs e-postadress kan du använda en användbar funktion i Outlook som heter “distributionslista.” Den här funktionen låter dig skicka ett e-postmeddelande till alla gruppmedlemmar samtidigt.
Hur skapar man en distributionslista i Outlook?
När du har skapat distributionslistan (även känd som kontaktgruppslistan), ange bara gruppnamnet medan du skriver det nya meddelandet. Senare kan du lägga till/ta bort medlemmar i gruppen som du vill från Outlook-inställningarna.
på skrivbordet
- Öppna Outlook-applikationen.
- Välj människor ikonen i det nedre vänstra hörnet.
- Klicka på fliken Hem Ny kontaktgrupp.
- Ange ett föredraget namn för kontaktgruppen.
- Klick Lägg till medlemmar och välj Från Outlook-kontakter. Alternativt kan du välja ett av de andra alternativen för att inkludera kontakter från din adressbok eller skapa en ny.
- Vid uppmaningen Välj medlemskontakter dubbelklickar du på kontakten du vill lägga till. För att lägga till flera kontakter, tryck och håll ned Kontrollera medan du väljer dem.
- Klicka nu på medlemmar knapp.
- Klicka på när du är klar Spara nära i det övre vänstra hörnet.
På Outlooks hemsida
- Starta en webbläsarapplikation och logga in på din perspektiv konto.
- Klicka på människor sidofältsikonen.
- Klicka sedan på nedåtpilen bredvid Ny kontakt och välj Ny kontaktlista.
- Ange gruppnamnet under Kontaktlistans namn.
- Under Lägg till e-postadresser anger du e-postadresserna till de personer du vill lägga till i gruppen och trycker på Retur. För att ta bort tillägget av personen klickar du på kryssikonen bredvid motsvarande e-postadress.
- Ge en beskrivning av gruppen om du vill.
- Klicka på Skapa knapp.
På Mac
- Öppna Outlook och välj ikonen Personer.
- Välj sedan på fliken Hem Ny kontaktgrupp antingen ny kontaktlista, beroende på versionen av Outlook.
- I nästa fönster, ge kontaktgruppen ett namn.
- Klicka på Lägg till och ange namnet/e-postadressen för att lägga till en person i gruppen.
- Klick Spara nära.
Hur redigerar man kontaktgruppslistan?
Efter att ha skapat kontaktgruppen, om du tror att någon saknas eller vill utesluta någon, kan du redigera den när som helst.
På Outlooks hemsida
- När du har loggat in på ditt Outlook-konto klickar du på ikonen Personer och väljer Alla kontaktlistor.
- I den högra panelen väljer du kontaktlistan du vill redigera.
- Klick Redigera i den översta raden.
- Ange e-postadressen du vill lägga till och klicka Lägg till.
- Klicka på kors ikonen bredvid e-postadressen till den person du vill ha utesluta från gruppen.
- Dessutom kan du även byta namn på kontaktlistan och redigera beskrivningsavsnittet också.
- Klick Spara för att tillämpa de nya ändringarna.
på skrivbordet
- Klicka på människor och öppna kontaktgruppen du vill redigera.
- På fliken Kontaktgrupp väljer du de medlemmar du vill lägga till/ta bort och klickar på Lägg till medlemmar eller Ta bort medlem i fältet överst.
- Klick Spara nära.
Notera:
Om du har kontakter sparade i en Excel-fil (CSV-format) kan du importera dem och lägga till dem i kontaktgruppslistan i Outlook med någon av metoderna ovan.
Hur skickar man e-postmeddelanden med kontaktlista?
När du väl har skapat kontaktgruppen synkroniseras den även på en annan plattform (webbapplikation). Så du kan komma åt den för att skicka e-postmeddelanden till alla gruppmedlemmar. Processen liknar hur du brukade skicka e-postmeddelanden till en enskild e-postadress.
- Välj inkorgsikonen och klicka Ny E-post för att skriva ett nytt meddelande. På Outlook-webben klickar du på Nytt meddelande.
- Skriv nu namnet på gruppen bredvid TILL fält. När du skriver kommer Outlook att föreslå enskilda kontakter tillsammans med kontaktlistans namn.
- Välj kontaktgruppen från den rekommenderade listan.
- Fyll i andra nödvändiga fält och klicka på Skicka knapp.
Notera:
Om du skickar e-post till en grupp kontakter kan alla medlemmar se varandras e-postadresser, vilket kan vara ett integritetsproblem. För att undvika detta anger du namnet på kontaktgruppslistan bredvid BCC istället för fältet Till.
Alternativet för kontaktlistan är nedtonat på Mac
Om du inte verkar komma åt kontaktlistan från Arkiv-menyn, måste du aktivera den i inställningarna.
- Starta Outlook och klicka på dess ikon.
- Välj sedan preferenser alternativ.
- Klicka på under Personliga inställningar Allmän.
- Avmarkera sedan Göm i mappen Den här datorn kryssrutan under sidofältet.
Notera:
Alternativet ovan är inte tillgängligt i nyare Outlook för Mac eftersom Microsoft uppdaterar det. Istället kan du gå tillbaka till den tidigare versionen av Outlook för att lösa problemet. Du kan göra detta genom att välja Hjälp > Återgå till äldre Outlook.
