Företag, både stora och små, måste spåra sina resultat. Det är därför finansiella rapporter, såsom balansräkning och resultaträkning, är användbara.
För att kontrollera ditt företags resultat behöver du inte ens en revisor eller bokföringsprogram. Excel kan hjälpa dig att göra dina egna påståenden om du följer instruktionerna.
För att hjälpa dig att förbereda dina uttalanden, här är en guide om hur du gör en resultaträkning.
Vad är en resultaträkning?
Detta dokument är ganska enkelt. Allt du behöver komma ihåg är denna formel:
Net Income = (Total Revenue + Gains) - (Total Expenses + Losses)
När du har skapat din resultaträkning ser du hur mycket du har tjänat (eller förlorat) under en period. Du kommer också att se det belopp du tjänar eller spenderar per kategori.
Denna information låter dig se din effektivitet. Uppgifterna kommer också att berätta vilka aspekter av ditt företag som behöver förbättras.
1. Välj din period
De flesta resultaträkningar upprättas årligen. På så sätt kan du se hur du gjorde ditt föregående år och vad du kan förbättra.
Du kan dock skapa kvartalsvisa (eller till och med månatliga) resultaträkningar. Detta är särskilt användbart om ditt företag är nytt eller om du byter strategi. Det beror på att det låter dig se den övergripande effekten av ändringarna du gör.
2. Ha din dagbok till hands
Noggrann journalföring är nödvändig för alla uttalanden du gör. Det är därför företag måste hålla reda på sina finansiella transaktioner i en journal.
Om du inte har startat en journal ännu kan du skapa din resultaträkning med dina kvitton, kontoutdrag och andra register. Så länge du har fullständiga uppgifter kan du göra en någorlunda korrekt resultaträkning.
3. Ordna din information
Innan du går vidare med att skapa resultaträkningen bör du ordna dem först. Detta dokument har fyra primära kategorier:
Intäkts-/vinstsektionen: hänvisar till pengar som tjänas in och spenderas under ditt företags primära syfte. Driftskostnader: avser ditt företags dagliga utgifter. Det här är dina utgifter som krävs för att driva ditt företag. Vinster (förluster) från kvarvarande verksamhet: hänvisar till dina räntekostnader, skatter och andra kontantrörelser som inte är relaterade till verksamheten. Ej återkommande händelser: avser betydande vinster och förluster av engångskaraktär. Dessa kan vara försäljning eller köp av betydande tillgångar, intäkter från avvecklade verksamheter, redovisningsöverväganden och andra poster.
Hitta vilken sektion varje transaktion faller i så blir det lättare att fylla i din Excel-fil senare.
4. Skapa Excel-filen
- För att göra din resultaträkning öppnar du först Microsoft Excel och sedan skapa en ny fil.
Skriv in i den första cellen [Company Name] Resultaträkning. Detta hjälper dig att organisera dina filer, särskilt om du behöver skriva ut det här dokumentet. Hoppa över en rad och skriv sedan Täckt period. Detta visar vilka datum som omfattas av denna resultaträkning.
5. Hitta dina underkategorier
De fyra kategorierna som tillhandahålls förblir desamma i de flesta företag. Avsnitten nedan kommer dock att ändras från verksamhet till verksamhet.
Här är några exempel för att hjälpa dig välja vilken sektion du ska placera:
1. Intäkter
Försäljning Bruttoförsäljning Dåliga varor Nettoomsättning Kostnad för sålda varor: detta hänvisar till ditt kapital för ditt lager. Detta är endast tillämpligt om ditt företag hanterar fysiska föremål. Om du är ett tjänstebaserat företag kan du hoppa över det här avsnittet. Börjande inventering Inköpta varor Råvaror Tillverkningsarbete Totalt tillgängliga varor Slutlager Total kostnad för sålda varor Bruttovinst (förlust)
2. Driftskostnader
Löner Hyra Verktyg Transporter Reklam Marknadsföring Övrigt Totala rörelsekostnader
3. Vinster (förluster) från fortsatt verksamhet
Övriga vinster Övriga kostnader Räntekostnader Totala vinster (förluster) från kvarvarande verksamhet Inkomst före skatt Intäkter (förlust) från kvarvarande verksamheter
4. Icke-återkommande händelser
Resultat från avvecklad verksamhet Förluster från avvecklad verksamhet Vinster från extraordinära poster Förluster från extraordinära poster Vinster från redovisningsförändringar Förluster från redovisningsförändringar Totala vinster (förluster) från icke-återkommande händelser
Dessa kategorier är vad de flesta företag använder för sin resultaträkning. Känn dock free att ändra detta som du tycker är lämpligt.
Lägg alltid till mellanslag mellan kategorier och underkategorisektioner. Detta säkerställer att du inte blir förvirrad med tätt packad information.
Gör indrag i varje underavsnitt för att skilja det från andra avsnitt. I den Hem bandkan du hitta Indrag knappen under Inriktning.
Du kan också ändra storlek på kolumnerna för att säkerställa att allt innehåll passar. Gör det genom att dubbelklicka på linjen mellan kolumn A och B.
6. Förbered dina formler
Formlerna i din resultaträkning är enkla. Det är trots allt bara att lägga till eller subtrahera värden.
Alla värden hänger dock ihop, så du bör vara försiktig när du skriver dina formler. Förbered först formeln för nettoomsättning. Allt du behöver är att hitta summan av bidragen här.
För att göra det, skriv =SUMMA( och välj sedan alla poster under Försäljning underavsnitt. Glöm inte att hålla i Skift-tangenten för att markera flera celler.
De Kostnad för sålda varor sektionen har två delsummor. Den första är Totalt tillgängliga varor. Detta är summan av allt ditt nuvarande lager. För att hitta detta värde, upprepa formeln ovan och välj alla poster ovan Totalt tillgängliga varor.
Den totala kostnaden för sålda varor är summan av totalt tillgängliga varor och minus: Slutligt lager. Dess formel är =SUMMA([Total Goods Available]:[Less:Ending Inventory])
När du har det värdet, beräkna din bruttovinst med den här formeln: =[Net Sales]-[Total Cost of Goods Sold]
Formeln för totala driftskostnader är som den som används vid nettoomsättning. Använda sig av =SUMMA( välj sedan alla celler under denna underkategori.
För att beräkna din rörelseintäkt (förlust), använd formeln =[Gross Profit (Loss)]-[Total Operating Expenses].
Beräkna dina totala vinster (förluster) från fortsatt verksamhet med hjälp av summafunktionen. Sedan när du har det beloppet, hitta din inkomst före skatt med denna formel: =[Operating Income (Loss)]+[Total Gains (Losses)].
För att få din inkomst från fortsatt verksamhet, Lägg till din inkomst före skatt, minus: skattekostnadsvärde och rörelseintäkter.
Du måste sedan hitta de totala vinsterna/förlusterna från engångshändelser. Använd BELOPP funktion för att göra detta.
För att beräkna nettovinsten, Lägg till intäkter från kvarvarande verksamhet och engångsvinster eller förluster.
7. Formatera ditt dokument
För att göra ditt dokument lättare att läsa, formatera det så att negativa tal visas röda. Gör detta så att du snabbt kan analysera ditt uttalande med bara en blick.
För att göra det, välj alla dina data. Leta sedan efter rullgardinsmenyn i siffra avsnitt vid Hem band.
- Välja Fler nummerformat… Du kommer att se ett nytt fönster med titeln Formatera celler. Leta efter siffra fliken i den översta raden. Klicka på den och sedan under Kategori underfönster, välj Valuta. Hitta rätt Symbol som representerar din valuta korrekt. Efteråt, under Negativa tal: underfönster, välj -$1234,10 med en röd teckenfärg alternativ.
Du bör då se alla negativa värden i din data, vilket gör det lättare att hitta och se.
Välj också varje kategori, delsumma och totalrad och tilldela olika färger. Detta gör det lättare att läsa och ger din resultaträkning ett professionellt utseende.
8. Placera dina värderingar
När du har förberett allt, placera alla faktiska värden som du har förberett. Alla belopp du anger ska vara positiv såvida det inte är för en rad som är markerad Mindre:
Du kan komma åt och spara en kopia av detta resultaträkningsexempel här.
Se hur ditt företag presterade
Nu när du vet var du tjänar pengar och var dina utgifter finns kan du se om du når dina mål. Med det här dokumentet kan du se hur effektivt du driver ditt företag.
Du kan också jämföra detta dokument mellan två perioder. Det är särskilt användbart om du gör strategiska förändringar. Du kommer att se om ändringarna du gjort är effektiva eller inte.
Om författaren
Jowi Morales (181 artiklar publicerade)
Jowi är författare, karriärcoach och pilot. Han utvecklade en kärlek till allt PC ända sedan hans far köpte en stationär dator när han var 5 år gammal. Sedan dess har han använt och maximerat teknik i alla aspekter av sitt liv.
Mer från Jowi Morales
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
